Zelfevaluatie: van verplichting naar overtuiging

Nieuwsbericht
Datum 31 mei 2017

DNB heeft eind 2016, begin 2017 onderzoek gedaan naar de kwaliteit van zelfevaluaties bij 50 middelgrote pensioenfondsen.

De Nederlandsche Bank

Toezichthouders Maja Maric en Guurtje Wolters vertellen over het onderzoek.

Waarom heeft DNB onderzoek gedaan naar de kwaliteit van zelfevaluaties? 
Een belangrijke spil binnen ons toezicht is het goed functioneren van besturen. Wij zien een effectief bestuur als een belangrijke voorwaarde voor een goede aansturing en daarmee voor de soliditeit en integriteit van pensioenfondsen. De verantwoordelijkheid voor het goede functioneren van een bestuur ligt bij het bestuur zelf. Het bestuur heeft verschillende middelen om op het eigen functioneren te reflecteren en om dit te kunnen verbeteren. Zelfevaluatie is één van die middelen. Vanuit het toezicht hebben we gezien dat de sector het belang van zelfevaluatie als middel om het eigen functioneren te verbeteren, onderkent. Maar we hoorden ook dat veel bestuurders worstelen met de vraag hoe dit middel effectief in te zetten.  

Dit heeft ons gemotiveerd om onderzoek te doen naar de kwaliteit van de zelfevaluaties. Centrale vragen aan de bestuurders waren: welke ervaringen met zelfevaluatie willen zij met hun collega bestuurders delen? Hoe kan de inzet van het instrument zelfevaluatie bijdragen aan een beter bestuur? Wanneer wordt een zelfevaluatie niet meer als verplichting beschouwd, maar als overtuiging dat het bestuur daadwerkelijk beter kan worden?  

De goede ervaringen uit het onderzoek hebben we verzameld in de bijgevoegde brochure: “Zelfevaluatie: samen werken aan een beter bestuur.”  

Maja Maric

Zijn er opvallende uitkomsten waar de sector mee aan de slag moet?
De betrokkenheid van bestuurders bij zelfevaluatie is zeer groot. Maar liefst 98% van de respondenten uit de enquête geeft aan dat de voorzitter op dezelfde wijze als de andere bestuursleden deel uitmaakt van de zelfevaluatie. Dat is een erg mooie uitkomst. Bijna 40% van de ondervraagde bestuurders geeft tegelijkertijd ook aan dat voorafgaand aan de zelfevaluatie niet de resultaten of doelstellingen zijn benoemd. Dit vinden wij opvallend. Als je niet een duidelijk doel voor ogen hebt, dan is het lastig om effectief te werken aan de verbetering van je bestuur. En is het eigenlijk onmogelijk om te weten te komen wat je collega bestuurders belangrijk vinden. Zoals één van de geïnterviewde bestuurders tegen ons zei: “De essentie is wel dat je met elkaar beter wil worden”. Daar hoort bij dat je goed van te voren nadenkt en met elkaar bespreekt wat je uit de zelfevaluatie wilt halen.  

Dat een goede voorbereiding zo belangrijk is voor het slagen van de zelfevaluatie, blijkt ook uit de reacties op de vraag of enige verbetering met de zelfevaluatie is bereikt: slechts de helft van de respondenten geeft aan dat enige verbetering door zelfevaluatie is bereikt. Bijna een derde staat hier neutraal in.  

We realiseren ons dat het soms wat langer kan duren voordat de positieve effecten van een zelfevaluatie zichtbaar worden. Maar we vermoeden dat bestuurders positiever op deze vraag zouden hebben gereageerd, indien in de voorbereiding veel concreter was gemaakt wat het doel van de zelfevaluatie was.  

 

Guurtje Wolters

Rapporteren bestuurders ook over het eigen functioneren? Wat hebben jullie hiervan gezien in het onderzoek?
Uit de enquête blijkt dat veel bestuurders worstelen met de vraag hoe daar verslag van te doen. Op de vraag of het jaarverslag helder en ondubbelzinnig de uitkomsten van de zelfevaluatie weergeeft, antwoordt 45% met een ‘nee’. Veel van de respondenten neemt zelfs helemaal niets op in het jaarverslag.  

Als argument wordt vaak opgegeven dat de uitkomsten van de zelfevaluatie niet deelbaar zijn met de achterban vanwege de persoonlijke of gevoelige informatie. Maar dat vinden wij iets te kort door de bocht. Er zijn pensioenfondsen die wel verslag doen van de zelfevaluatie, en hun achterban informeren over bijvoorbeeld de voorbereiding, de aanpak, het proces en de opvolging van de uitkomsten. Andere bestuurders laten weten dat zij in onderling overleg met de collega bestuursleden keuzes maken over wat ze wel vermelden in het jaarverslag en wat niet. Fondsen doen er goed aan juist na te gaan wat je wél kunt en wilt vertellen.  

Overigens blijkt ook uit de enquête dat de uitkomsten van de zelfevaluatie nagenoeg door alle ondervraagde bestuurders worden gedeeld met de overige organen zoals het verantwoordingsorgaan en het intern toezicht. Dat is zeer positief.  

En wat is jullie conclusie? Een verplichting of een overtuiging?
We hebben heel wat goede ervaringen op kunnen halen in ons onderzoek. Maar we zien helaas nog bij veel fondsen te weinig commitment tot echte verbetering van het eigen functioneren. Die fondsen zien zelfevaluatie als een verplichte exercitie die uit de Code volgt. Hun jaarlijkse zelfevaluaties leveren weinig op, zeggen zij in de enquête. Deze fondsen gaan daarbij echter voorbij aan het doel van de Code. Wij onderstrepen graag dat doel: het streven naar verdere optimalisering van de kwaliteit van het pensioenfondsbestuur, en het inzichtelijk maken daarvan is belangrijk. Zoals de Code zelf treffend verwoordt: het gaat er om hoe pensioenfondsen met de intenties van de Code omgaan, en niet de mate waarin ze die naar de letter naleven.  

Over het naleven van die letter gesproken: er is nog een kleine minderheid die niet voldoet aan de norm van zelfevaluatie uit de Code. Volgens het ‘pas-toe-of-leg-uit’ beginsel dienen die fondsen in het jaarverslag goed te motiveren waarom een bepaalde norm niet (volledig) wordt toegepast. De redenen die pensioenfondsen aan ons hebben opgegeven, zijn vaak echter van onvoldoende gewicht. En soms wordt helemaal geen verantwoording afgelegd in het jaarverslag.   

Zo geeft 20% van de ondervraagde bestuurders aan dat zij tweejaarlijkse of driejaarlijkse evaluaties uitvoeren, zonder enige onderbouwing waarom hiervoor gekozen is. Anderen stellen dat ze na elke bestuursvergadering kort evalueren hoe het is gegaan. Dat is echter niet de diepgaande zelfevaluatie die de Code voor ogen heeft.  

30% van de ondervraagde bestuurders betrekt niet tweejaarlijks een derde partij in de zelfevaluatie. Zij stellen dat daar geen behoefte aan is, dat de toegevoegde waarde er niet van wordt ingezien, of dat er om praktische redenen geen derde partij bij is betrokken. Ook dit soort redenen zijn onvoldoende argument om hiervan af te zien.                                  

De deelnemers van deze fondsen verdienen een betere uitleg dan dat ze op dit moment krijgen. Hier ligt een grote opdracht voor die kleine minderheid. Voor de grote meerderheid hopen we van harte dat de goede ervaringen uit de brochure inspireren – in die zin dat pensioenfondsen ze toepassen, met inachtneming van de eigen omstandigheden - en overtuigen dat er meer uit een zelfevaluatie gehaald kan worden. Vrij naar Berthold Brecht: zelfevaluatie is even stil staan, om daarna een hele vooruitgang te boeken.

> Terug naar de Nieuwsbrief