Brede opvolging Good Practice volmachten

Nieuwsbericht
Datum 12 mei 2020

De Good Practice Beheersing volmachten is goed opgepakt. De voorbeelden uit de Good Practice worden grotendeels al toegepast door de sector. Tegelijkertijd ziet DNB ruimte voor enige verbetering.

De uitkomsten van de self assessment in het najaar van 2019 hebben aangetoond dat een groot deel van de goede voorbeelden uit de Good Practice reeds door de meerderheid van de vijftien ondervraagde verzekeraars wordt toegepast. Daarentegen hebben we ook gezien op welke onderdelen de verzekeraars het volmachtproces kunnen verbeteren. DNB vindt het algemene beeld positief en heeft de verwachting dat het aantal voorbeelden dat wordt toegepast uit de Good Practice volmacht dit jaar zal stijgen.

Datagebruik vastleggen in overeenkomst

Een voorbeeld van verwachte verbetering betreft het maken van afspraken over datagebruik in de uitbestedingsovereenkomst. DNB acht het opvallend dat slechts 53% van de ondervraagde verzekeraars bepalingen heeft opgenomen in de uitbestedingsovereenkomst met Gevolmachtigd Agenten (GA’s) over het gebruik van data bij beëindiging van de overeenkomst. In de self assessment verwijst een aantal verzekeraars in de toelichting naar de discussie tussen NVGA en Verbond van Verzekeraars over datagebruik en datadeling met andere partijen. Deze verzekeraars hebben aangegeven de uitbestedingsovereenkomst op dit onderdeel te zullen aanpassen zodra een nieuwe Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht (VSV) is gepubliceerd door het Verbond.

De Good Practice stelt dat de data die de GA in bezit krijgt niet mag worden gebruikt door de GA, tenzij hier afspraken over worden gemaakt. Hoe het data-eigenaarschap moet worden toegewezen is onderdeel van de contractuele verhouding tussen de verzekeraar en de GA. DNB vindt het belangrijk dat u hierover als verzekeraar bilateraal afspraken maakt en deze vastlegt in de uitbestedingsovereenkomst.

Controle op naleving Sanctiewet (SW)

DNB acht het ook van belang dat u als verzekeraar met de GA afspraken maakt over naleving de SW en deze vastlegt. De Good Practice spreekt de verwachting uit dat u als verzekeraar vervolgens bij de GA ter plaatse steekproefsgewijs controles uitvoert. Aan de hand van dossiers kunt u als verzekeraar tijdens deze zogenaamde volmachtaudit nagaan of de GA zich aan de afspraken houdt ten aanzien van naleving SW.

Aan de hand van de ontvangen self assessments constateert DNB dat tenminste 20% van de deelnemende verzekeraars onvoldoende waarborgt dat de GA de SW voldoende naleeft. Zo hebben deze verzekeraars in hun beleid geen eisen aan de naleving van de SW door GA opgenomen. Bovendien worden er geen schriftelijke afspraken gemaakt tussen de GA en de verzekeraar over wie verantwoordelijk is voor de screening van de polishouders aan de sanctielijsten en het melden van eventuele sanctielijsthits aan DNB. Vaak voeren deze verzekeraars ook geen controle uit naar naleving tijdens de volmachtaudits.

DNB zal deze uitkomsten meenemen in een onderzoek naar de naleving SW door verzekeraars.

Voldoende capaciteit?

Het valt DNB op dat bij de verzekeraars slechts een beperkt aantal fte beschikbaar is om volmachtaudits uit te voeren. Over het algemeen zijn er slechts 2-3 fte beschikbaar om in een periode van 2 tot 3 jaar de meer dan 100 GA’s ter plaatse te controleren. DNB verwacht dat u als verzekeraar voldoende capaciteit beschikbaar stelt om op dossierniveau controles uit te voeren vanuit de eerste lijn bij de GA ter plaatse. De Good Practice stelt dat deze controle gewenst is om de betrouwbaarheid van de data en IT in voldoende mate vast te kunnen stellen, maar ook om de compliance met de toepasselijke wet- en regelgeving (zoals AVG en SW) adequaat te kunnen monitoren.

Duidelijke betrokkenheid tweede lijn

DNB vindt het positief dat bij een ruime meerderheid van de respondenten de drie sleutelfunctiehouders actief worden betrokken bij het proces ter beheersing van volmachten. De Good Practice biedt verzekeraars handvatten om de betrokkenheid van de tweede lijn te vergroten bij het volmachtproces. Voor elke sleutelfunctiehouder bevat de Good Practice voorbeelden op welke manier zij gestructureerd betrokken kunnen zijn.

Door zeven van de vijftien verzekeraars werd in de self assessment aangegeven dat de risk managementfunctie niet betrokken is bij strategische besluitvorming rondom volmachten. Dit sluit niet aan bij de verwachting van DNB dat verzekeraars waarborgen dat de riskmanagementfunctie altijd (aantoonbaar) adviseert over strategische aangelegenheden en dat alleen gemotiveerd wordt afgeweken van het advies van de riskmanagementfunctie. DNB wijst in dit kader op een andere good practice uit 2018.

Melden uitbestedingen

Indien nieuwe volmachten als kritieke of belangrijke uitbesteding worden gezien, dienen deze aan DNB gemeld te worden via Digitaal Loket Toezicht. Bestaande volmachten hoeven niet te worden gemeld, tenzij er sprake is van significante veranderingen in de overeenkomst of de opzet van de uitbesteding.

De Good Practice verwijst naar een aantal wettelijk verplichte bepalingen die opgenomen moeten worden in de uitbestedingsovereenkomst met de GA. Deze bepalingen waarborgen onder meer dat de uitbesteding geen belemmering vormt voor goed toezicht door DNB.

Meer informatie over het al dan niet moeten melden bij DNB vindt u in het document Toelichting bij meldingsformulier uitbestedingen.

Periodieke evaluatie

De Good Practice is een ‘levend’ document. Over goede voorbeelden uit de praktijk die andere verzekeraars kunnen helpen, kunt u DNB blijven informeren. Periodiek zal DNB de Good Practice evalueren op actualiteit en deze aanpassen waar gewenst. Zodoende blijft de Good Practice bijdragen aan de versterking van de beheersing van risico’s verbonden aan het volmachtkanaal.

> Terug naar de Nieuwbrief