Compliance Corner: compliancerapportages

Nieuwsbericht
Datum 25 oktober 2012

Rapportages zijn meer dan een verplicht nummer. Deel twee van de rubriek Compliance Corner.

Compliance

Banken zijn wettelijk verplicht om minstens één keer per jaar intern te rapporteren over aangelegenheden met betrekking tot de naleving van wettelijke regels en interne regels.
Deze compliancerapportage is bedoeld voor:

  • de beleidsbepalers van de bank
  • eventueel, indien aanwezig: het interne orgaan dat toezicht houdt op de naleving van wettelijke regels en interne regels – in beleid en praktijk van de bank

Het is aan de compliance-officer(s) om dit rapport te maken. In het geval van gesignaleerde tekortkomingen, moet zij duidelijk maken welke maatregelen genomen zijn. Met een volledige verantwoording kunnen beleidsbepalers zich goed op de hoogte stellen en daardoor effectiever opereren.

Het belang van de compliancefunctie is niet te onderschatten. Als deze functie niet naar behoren is ingevuld, loopt een bank risico’s: interne misstanden kunnen tot problemen en reputatieschade leiden.

Wat zegt de wet?
De wettelijke verplichting volgt uit  artikel 21, tweede lid onderdeel d van het Besluit prudentiële regels Wft. Zie hieronder de relevante passage:

Artikel 21 Besluit prudentiële regels Wft:

  1. Een betaalinstelling, clearinginstelling, elektronischgeldinstelling, entiteit voor risico-acceptatie, bank, premiepensioeninstelling, verzekeraar of bijkantoor als bedoeld in artikel 17 beschikt over een organisatieonderdeel dat op onafhankelijke en effectieve wijze een compliancefunctie uitoefent. Het organisatieonderdeel heeft als taak het controleren van de naleving van wettelijke regels en van interne regels die de financiële onderneming of bijkantoor zelf heeft opgesteld.
  2. Het organisatieonderdeel, bedoeld in het eerste lid, van een bank als bedoeld in artikel 3:17, eerste lid, of 3:23, tweede lid, van de wet die in Nederland beleggingsdiensten mag verlenen of beleggingsactiviteiten mag verrichten, heeft voorts als taak:
    a. het adviseren van de personen die verantwoordelijk zijn voor het verlenen van beleggingsdiensten of het verrichten van beleggingsactiviteiten bij de naleving van wettelijke regels en interne regels;
    b. het toezien op de deugdelijkheid en effectiviteit van de interne regels en procedures;
    c. het beoordelen van de effectiviteit van de procedures die zijn opgesteld en maatregelen die zijn genomen om gesignaleerde onvolkomenheden bij de naleving van wettelijke regels en interne regels op te heffen; en
    d. het ten minste jaarlijks rapporteren aan de personen die het dagelijks beleid van de bank bepalen en aan het orgaan, indien aanwezig, dat is belast met toezicht op het beleid en de algemene gang van zaken van de bank inzake aangelegenheden met betrekking tot de naleving van wettelijke regels en interne regels. In de jaarlijkse rapportage wordt met name vermeld of maatregelen zijn genomen in het geval van gesignaleerde tekortkomingen.
  3. Het organisatieonderdeel van een bank als bedoeld in het tweede lid beschikt over de nodige autoriteit, middelen, deskundigheid en toegang tot alle noodzakelijke informatie om haar taken onafhankelijk en effectief te kunnen uitoefenen.