Wijzigingen procedurehandboek worden niet langer direct beoordeeld

Nieuwsbericht
Datum 3 december 2012

Met ingang van 1 december 2012 verandert de meldingsprocedure voor wijzigingen in het procedurehandboek. Trustkantoren dienen wijzigingen in het procedurehandboek schriftelijk aan DNB te melden, maar de gewijzigde procedures zullen niet meer direct door DNB worden beoordeeld.

Parrallel Run

DNB gaat er vanuit dat het trustkantoor wijzigingen, zoals onlangs de wetswijziging per 1 juli 2012, doorvoert in zijn bedrijfsvoering en dienovereenkomstig verwerkt in het procedurehandboek. Op grond van artikel 5, derde lid Wtt dienen trustkantoren wijzigingen in de voorziene bedrijfsvoering, het procedurehandboek, onverwijld schriftelijk te melden aan de toezichthouder.

 
In de praktijk betekende dit dat het trustkantoor een wijziging van het procedurehandboek aan DNB ter beoordeling verstrekte. DNB zal vanaf 1 december 2012 het procedurehandboek niet langer direct beoordelen. De  meldingsplicht blijft wel bestaan en bij gelegenheid zal DNB het procedurehandboek betrekken bij een onderzoek. 
 
Hoe moet het trustkantoor een wijziging in het procedurehandboek doorgeven? 
Het trustkantoor dient DNB slechts via een email aan infotrust@dnb.nl op de hoogte te stellen van de gewijzigde bedrijfsvoering. Hierbij volstaat een melding naar onderstaand format met een korte omschrijving. 
 
Voorbeeld melding wijziging procedurehandboek
“Hierbij delen wij u mee dat [naam trustkantoor] haar bedrijfsvoering per [xx-xx-2012] heeft aangepast. Het procedurehandboek is in overeenstemming daarmee op de volgende onderdelen aangepast:
- Onderwerp 1 (pagina x van het procedurehandboek)
- Onderwerp 2 (pagina x van het procedurehandboek)
- etc.
Het laatst procedurehandboek betreft versie [X.X] d.d. [xx-xx-2012].”
 
Denk hierbij bijvoorbeeld aan de wijzigingen met betrekking tot de gewijzigde UBO definitie per 1 juli 2012 en de nieuwe dienstverlening middels doorstroomvennootschappen per 1 juli 2012. 
 
Uitzonderingen
Bovenstaande gewijzigde procedure geldt niet voor vergunninghoudende trustkantoren waarmee DNB separate afspraken gemaakt heeft om het procedurehandboek binnen een bepaalde termijn aan DNB te verstrekken, bijvoorbeeld naar aanleiding van een uitgevoerd toezichtbezoek. De procedure geldt tevens niet voor trustkantoren, die betrokken zijn bij een vergunningaanvraag (en dus nog geen vergunning hebben).