Melding uitbesteding door onder toezicht staande instellingen

Financiële ondernemingen en pensioenfondsen moeten de uitbesteding van hun kritieke of belangrijke werkzaamheden wettelijk gezien melden bij DNB. Zie voor nadere informatie de algemene beleidspagina over uitbesteding op Open Boek Toezicht Governance Uitbesteding waar verwijzingen zijn te vinden naar sectorspecifieke pagina’s.

Uitbesteding melden via Digitaal Loket Toezicht (DLT)

Voor het melden van een uitbesteding maakt u gebruik van het DLT. Het DLT begeleidt onder toezicht staande instellingen bij het indienen van een melding uitbesteding. Daarbij zijn de verwachtingen van DNB duidelijk weergegeven, zodat voor u helder is welke informatie u aan dient te leveren. Dit bevordert de efficiëntie van het beoordelingsproces.

Indien de derde partij aan wie werk wordt uitbesteed, deze werkzaamheden zelf (deels) uitbesteedt, is sprake van onderuitbesteding. Als dit meerdere malen voorkomt, is sprake van een keten van uitbesteding. Per uitbestedingscontract vult u een meldingsformulier in. Onderuitbestedingen door de (hoofd)dienstverlener aan wie u uitbesteedt, vallen onder dezelfde melding als de melding van de uitbesteding aan de hoofddienstverlener.

Een toelichting op het meldingsformulier uitbesteding vindt u hier.  De toelichtende teksten zijn ook opgenomen in het meldingsformulier bij de desbetreffende vragen onder ?. In het formulier is verder een link opgenomen naar de door u in te vullen DNB risicoanalyse template. U kunt de template ook via onderstaande link downloaden.

Wat meldt u?

Uitbesteding van kritieke of belangrijke werkzaamheden (activiteiten, functies) met betrekking tot IT, cloud en overige werkzaamheden voordat de uitbesteding in gebruik is genomen. Voor pensioenfondsen en PPI’s zijn er afzonderlijke formulieren voor de uitbesteding van werkzaamheden van sleutelfuncties en vermogensbeheer.  

Meldingen die al eerder bij DNB zijn gedaan hoeven in principe niet opnieuw gemeld te worden, tenzij er sprake is van een belangrijke wijziging in de (onder)uitbesteding of situatie. Als dit het geval is of als een nieuwe melding betrekking heeft op een eerdere melding, dan verzoeken wij u bij het invullen van het formulier het zaaknummer van de eerste melding bij de toelichting te vermelden.

Wie vult het formulier in?

Het formulier kan ingevuld worden door een bevoegd functionaris van uw instelling. Om in te loggen op het DLT maakt u gebruik van eHerkenning en dient u geautoriseerd te zijn voor de webdienst ‘Toezicht aanvragen’ van DNB. Dit is één van de diensten die DNB aanbiedt onder eHerkenning. Meer informatie hierover vindt u op de website van eHerkenning.

De melding wordt gekoppeld aan de functionaris die de melding indient. Deze functionaris heeft toegang tot (de communicatie over) de melding binnen het DLT.

Wijziging van omstandigheden

Zodra er iets verandert in de omstandigheden op basis waarvan u vragen in het meldingsformulier anders zou beantwoorden, moet u dat uit eigen beweging en onverwijld aan DNB meedelen. 
Indien u besluit om de voorgestelde uitbesteding niet in gebruik te nemen, informeert u DNB over dit besluit. De functionaliteit ‘melding uitbesteding stopzetten”, is op termijn beschikbaar in het DLT. Tot die tijd kunt u DNB informeren door een e-mail te sturen naar uw contactpersoon bij DNB.

Hoe verloopt uw melding?

Nadat u het formulier op het Digitaal Loket Toezicht (DLT) heeft ingediend, krijgt u een notificatie via het DLT dat DNB de melding in goede orde heeft ontvangen. De uitbesteding vereist geen voorafgaande goedkeuring door DNB. Dat betekent dat DNB nadat een melding is ontvangen, deze melding zal betrekken in het doorlopende risicogebaseerde toezicht. Als er vragen zijn over de melding zelf, dan ontvangt u via het Digitaal Loket Toezicht (DLT) hiervoor een verzoek om aanvullende informatie. Als er geen verdere vragen zijn, cq alle vragen zijn beantwoord, dan ontvangt u een afsluitende notificatie via het DLT. Voor meer informatie over het DLT verwijzen wij u graag naar de website van DNB over DLT.

Meer informatie

Voor technische vragen kunt u contact opnemen met de Servicedesk van DNB.
Mail: ict-servicedesk@dnb.nl 
Tel: 020-524 6111 op werkdagen van 8.00 – 18.00 uur.

Voor alle andere, niet-technische, vragen kunt u terecht bij uw contactpersoon bij DNB of de Informatiedesk van DNB.
Mail:
info@dnb.nl
Tel: 0800 020 1068 op werkdagen van 9.00 – 17.00 uur.