Antwoord
Dit is in beginsel mogelijk. Het uitbesteden van (het houderschap van) een sleutelfunctie door een pensioenfonds of premiepensioeninstelling (ppi) wordt evenwel begrensd door de wettelijke voorwaarden die gesteld zijn aan uitbesteding en de inrichting van sleutelfuncties.
Hierdoor is het volgens de wetgever in de memorie van toelichting veelal niet mogelijk bevonden het houderschap van de risicobeheerfunctie en de interne auditfunctie buiten de organisatie te beleggen.
Een pensioenfonds mag het houderschap van de actuariële functie volgens de wet in principe wel uitbesteden. Uitbesteding van het houderschap van de actuariële functie aan de waarmerkend actuaris werd door wetgever niet bezwaarlijk geacht en is wettelijk mogelijk gemaakt.
Toelichting:
Inrichting sleutelfuncties
Sleutelfuncties zijn belangrijke controlefuncties voor pensioenfondsen en premiepensioeninstellingen (ppi’s). In het licht van de beheerste en integere bedrijfsvoering dient een pensioenfonds of ppi te beschikken over een duidelijke governance structuur met heldere taken, rollen en verantwoordelijkheden. Het is in die context van belang dat de sleutelfuncties adequaat zijn ingebed binnen de governance van pensioenfonds of ppi met rapportagelijnen van en naar de sleutelfunctiehouder en met toegang tot alle relevante informatie.
Een pensioenfonds of ppi mag bij de inrichting van de sleutelfuncties rekening houden met de omvang en interne organisatie, en met de omvang, aard, schaal en complexiteit van de werkzaamheden (proportionaliteitsprincipe). Proportionaliteit kan bijvoorbeeld een rol spelen bij de wijze van inbedding van de sleutelfuncties binnen de organisatie van pensioenfonds of ppi. DNB vindt het van belang dat de sleutelfunctiehouder zodanig gepositioneerd wordt dat de sleutelfunctie effectief kan opereren.
Indien de sleutelfunctiehouder in het bestuur van het pensioenfonds of de ppi wordt geplaatst, is naar het oordeel van DNB in het algemeen sprake van voldoende inbedding van deze functie binnen de organisatie van pensioenfonds of ppi.
Indien de sleutelfunctiehouder niet in het bestuur wordt geplaatst, zal een fonds of ppi naar de mening van DNB specifiek moeten beoordelen of sprake is van voldoende inbedding in de organisatie. Daarbij kan naar het oordeel van DNB bijvoorbeeld worden gedacht aan:
- Een langdurige arbeidsovereenkomst met een medewerker van pensioenfonds of ppi die in de functie van sleutelfunctiehouder werkzaam is.
- Een langdurige overeenkomst met een natuurlijk persoon, bijvoorbeeld een ZZP-er die:
- als expert-lid is toegevoegd aan een bestuurscommissie, of;
- op andere wijze structureel betrokken is bij een pensioenfonds (door de sleutelfunctiewerkzaamheden periodiek in de bestuursvergadering te bespreken), in combinatie met de mogelijkheid om bij alle vergaderingen van bestuur en commissies aanwezig te zijn vanuit zijn of haar rol als sleutelfunctiehouder (facultatieve betrokkenheid).
Een fonds beschikt bij wet over procedures en maatregelen die belangenverstrengeling tegengaan. Als de sleutelfunctiehouder voor deze rol als natuurlijk persoon aan het pensioenfonds verbonden is en tevens is verbonden aan een andere organisatie niet zijnde de werkgever, ontstaat er naar mening van DNB (de schijn van) belangenverstrengeling indien ook de vervullers bij die organisatie werkzaam zijn. DNB is van mening dat de meest effectieve maatregel om (de schijn van) belangenverstrengeling in deze situatie tegen te gaan, is om de ondersteuning door externe vervullers niet vanuit diezelfde andere organisatie in te vullen. Indien een fonds niet voor deze maatregel kiest, dan blijft het bij wet gehouden aan het treffen van andere maatregelen die (de schijn van) belangenverstrengeling tegengaan.
Een fonds of ppi moet volgens de regelgeving de houder van een sleutelfunctie in staat stellen deze functie op een objectieve, eerlijke en onafhankelijke manier te vervullen. DNB is van mening dat deze inbedding van de sleutelfuncties ook adequaat behoort te zijn vastgelegd in de besluitvormings- en rapportageprocessen.
Wettelijk kader uitbesteding
De Pensioenwet verbiedt uitbesteding van sleutelfuncties niet, mits dit past binnen de voor uitbesteding geldende beperkingen. De vraag of een pensioenfonds of ppi in een specifiek geval mag overgaan tot uitbesteding van werkzaamheden of houderschap van een sleutelfunctie dient dan ook steeds te worden beoordeeld aan de hand van het voor uitbestedingen geldende wettelijk kader.
Op grond van artikel 34 Pensioenwet en de uitwerking daarvan in lagere regelgeving mag uitbesteding bijvoorbeeld de verantwoordelijkheid van de pensioenuitvoerder voor de organisatie en beheersing van de bedrijfsprocessen of het toezicht hierop niet ondermijnen. Uitbesteding is ook niet mogelijk als dit een belemmering zou kunnen vormen voor een adequaat toezicht op de naleving van de pensioenwetgeving. Daarnaast mag een pensioenuitvoerder niet tot uitbesteding overgaan, indien het operationele risico hierdoor onnodig toeneemt of als dit afbreuk doet aan de continuïteit en de toereikendheid van de dienstverlening aan deelnemers, gewezen deelnemers, andere aanspraakgerechtigden en pensioengerechtigden.
Voor alle sleutelfuncties geldt dat het uitbesteden van werkzaamheden, d.w.z. het ‘vervullen’ van de sleutelfunctie, in het algemeen mogelijk is binnen de wettelijke eisen voor uitbesteding van werkzaamheden, inrichting van sleutelfuncties en de beheerste en integere bedrijfsvoering, ook als het daarbij gaat om uitbesteding aan de eigen uitvoerder.
In uitzonderlijke gevallen kan het om redenen van proportionaliteit aangewezen zijn om het houderschap van de sleutelfunctie risicobeheer of interne audit uit te besteden. DNB verwacht dat een pensioenfonds of ppi dan aantoont dat:
- de uitbesteding in dit geval passend is, rekening houdend met de omvang en interne organisatie en met de omvang, aard en complexiteit van de werkzaamheden,
- de uitbesteding past binnen het wettelijk kader voor uitbesteding én dat
- de sleutelfunctiehouder dusdanig is gepositioneerd binnen de besluitvormings- en rapportageprocessen (met toegang tot relevante informatiebronnen) dat de sleutelfunctie effectief kan opereren.
Uit de regelgeving volgt dat uitbesteding van (werkzaamheden of houderschap van) sleutelfuncties moet worden gemeld aan DNB voordat de overeenkomst tot uitbesteding in werking treedt, zie de Q&A Melding uitbesteding van werkzaamheden.
Uitbesteding houderschap risicobeheerfunctie veelal niet mogelijk
Gelet op de voor uitbesteding geldende wettelijke kaders, is het veelal niet mogelijk personen buiten de pensioenuitvoerder aan te wijzen als houder van de risicobeheerfunctie. Uitbesteding van het houderschap van de risicobeheerfunctie leidt volgens de wetgever tot bezwaren omdat dit de verantwoordelijkheid van de pensioenuitvoerder voor de organisatie en beheersing van bedrijfsprocessen en het toezicht daarop kan aantasten.
Het risicobeheer is een kerntaak van een pensioenuitvoerder die op grond van de vereisten ten aanzien van beheerste en integere bedrijfsvoering, doeltreffend moet zijn en goed moet zijn geïntegreerd in de organisatiestructuur en besluitvormingsprocessen van de pensioenuitvoerder. De houder van de risicobeheerfunctie moet in staat zijn om alle relevante risico’s en beheersmaatregelen voor de pensioenuitvoerder integraal te overzien, en het bestuur hierover op totaalniveau te informeren. Dit vergt een doorlopende en nauwe betrokkenheid van de houder van de risicobeheerfunctie bij de pensioenuitvoerder. De risicobeheerfunctie heeft een initiërende en adviserende rol bij het vormgeven van het risicobeheer. Voorts beoordeelt, monitort en rapporteert de risicobeheerfunctie over het risicobeheersysteem.
Voor een beschrijving van de taken en verantwoordelijkheden van de houder van de sleutelfunctie risicobeheerfunctie, zie de Q&A Geschiktheidseisen sleutelfunctiehouder risicobeheerfunctie.
Uitbesteding houderschap interne auditfunctie veelal niet mogelijk
Ook voor de interne auditfunctie geldt dat het uitbesteden van het houderschap de verantwoordelijkheid van het pensioenfonds of ppi voor de organisatie en beheersing van bedrijfsprocessen gericht op het risicobeheer van het pensioenfonds of ppi en het toezicht daarop kan aantasten.
In het kader van de interne auditfunctie wordt onder meer geëvalueerd of de interne controlemechanismen en andere procedures en maatregelen ter waarborging van de beheerste en integere bedrijfsvoering, met inbegrip van de uitbestede werkzaamheden, adequaat en doeltreffend zijn. De evaluatie draagt ertoe bij dat inefficiënties of “blinde vlekken” zoveel mogelijk worden onderkend en opgelost en dat de organisatie zo goed mogelijk wordt ingericht. De houder van de interne auditfunctie moet in staat zijn om alle relevante risico’s en beheersmaatregelen voor de pensioenuitvoerder integraal te overzien, en het bestuur hierover op totaalniveau te informeren.
Uitbesteding verdraagt zich in het algemeen slecht tot dit uitgangspunt. Uitbesteding van het houderschap van de interne auditfunctie leidt volgens de wetgever veelal tot bezwaren omdat uitbesteding geen afbreuk mag doen aan de kwaliteit van de onafhankelijke interne toetsing bij de pensioenuitvoerder.
Voor een beschrijving van de taken en verantwoordelijkheden van de houder van de sleutelfunctie interne audit, zie de Q&A Geschiktheidseisen sleutelfunctiehouder interne auditfunctie.
Uitbesteding houderschap actuariële functie
Uitbesteding van de actuariële functie aan de waarmerkend actuaris wordt door de wetgever niet bezwaarlijk geacht, aangezien de waarmerkend actuaris de meeste werkzaamheden van de actuariële functie reeds verrichtte vóór 13 januari 2019. Bovendien zijn de bij deze functie behorende werkzaamheden controlerend van aard en moet de waarmerkend actuaris zich op grond van de Pensioenwet al onafhankelijk opstellen voor een verklaring bij de staten.
De wijze waarop de onafhankelijkheid van de actuariële functie gewaarborgd wordt, dient ook onderdeel te zijn van het beleid van het pensioenfonds met betrekking tot de actuariële activiteiten. Daarnaast zal in de praktijk de onafhankelijke positie van de waarmerkende actuaris die de actuariële functie vervult ook tot uiting komen in de periodieke opdrachtverstrekking aan en opdrachtaanvaarding door de waarmerkend actuaris. Een aandachtspunt hierbij zijn de werkzaamheden die in het kader van het risicobeheer worden verricht, voor zover deze aanvullend zijn op de overige werkzaamheden van de actuariële functie.
Voor de volledigheid wordt opgemerkt dat pensioenfondsen niet verplicht zijn de actuariële functie bij de waarmerkend actuaris te beleggen. Het staat een pensioenfonds vrij deze functie –binnen de daarvoor geldende kaders– op een andere manier in te richten.
Voor een beschrijving van de taken en verantwoordelijkheden van de houder van de actuariële sleutelfunctie, zie de Q&A Geschiktheidseisen sleutelfunctiehouder actuariële functie.
