Personentoetsingen Caribisch Nederland

DNB houdt toezicht op financiële instellingen en ziet erop toe dat zij solide en integer zijn en hun verplichtingen nakomen. Het toetsingsproces levert daar een belangrijke bijdrage aan. De betrouwbaarheid en de geschiktheid van kandidaten zijn namelijk essentieel voor de strategie en bedrijfscultuur en daarmee voor de soliditeit en toekomstige levensvatbaarheid van een onderneming.

Contact

Bij vragen over personentoetsingen kunt u contact opnemen met uw toezichthouder of met het Expertisecentrum toetsingen via telefoonnummer +31 20 524 9111 of rechtstreeks via toetsing.expertisecentrum@DNB.nl).

Samenloop toetsingen DNB en Centrale Bank van Curaçao en Sint-Maarten (CBCS)

Voor bijkantoren en grensoverschrijdende dienstverlening van kredietinstellingen, elektronischgeldinstellingen en geldtransactiekantoren met een zetel op Curaçao of Sint-Maarten geldt dat bestuurders en commissarissen zowel door CBCS als door DNB worden getoetst. Bij de toetsing door DNB ligt de nadruk op de integriteitsaspecten. De CBCS is verantwoordelijk voor het prudentieel toezicht.Beide toezichthouders dienen tot een positief toetsingsoordeel te komen voordat de kandidaat bestuurder of commissaris kan worden benoemd. De toetsingen door de CBCS en DNB worden gelijktijdig uitgevoerd.

Meer informatie over de rol van DNB als toezichthouder in Caribisch Nederland vindt u hier.

Wie worden getoetst?

De volgende personen worden op geschiktheid en/of betrouwbaarheid getoetst (toetsbare functies):

• Dagelijks en medebeleidsbepalers, waaronder in ieder geval de bestuurders, van een financiële onderneming met zetel dan wel een bijkantoor in Bonaire, Sint Eustatius of Saba.

• Leden van een toezichthoudend orgaan, zoals een raad van commissarissen, raad van supervisie of raad van toezicht van een financiële onderneming met zetel dan wel een bijkantoor in de openbare lichamen;

• Dagelijks en medebeleidsbepalers van een houder van een gekwalificeerde deelneming in een financiële onderneming met zetel in de openbare lichamen; en

• Branchemanagers van een financiële onderneming met een bijkantoor in de openbare lichamen.

Wanneer wordt getoetst?

Aanvangstoetsing

DNB voert een aanvangstoetsing uit bij een vergunningaanvraag of registratie en bij de voorgenomen benoeming van een nieuwe kandidaat in een toetsbare functie bij een onder toezicht staande onderneming.

Ook vindt toetsing plaats bij een functieverzwaring. Dit betreft dan in de regel alleen een geschiktheidstoetsing.

Een persoon kan pas worden benoemd na ontvangst van een het positief besluit van DNB. Indien de persoon eveneens door de CBCS wordt getoetst, dan kan de benoeming pas plaatsvinden na ontvangst van een positief besluit van zowel de CBCS als DNB. Bovengenoemde personen kunnen niet worden benoemd zonder voorafgaande toestemming van de toezichthouder(s).

Hertoetsing

Een wijziging in relevante feiten of omstandigheden kan een redelijke aanleiding geven de geschiktheid en/of betrouwbaarheid van een reeds getoetste kandidaat opnieuw te beoordelen. DNB voert dan een hertoetsing uit.

Leges

 Aan de behandeling van een toetsingsaanvraag zijn kosten verbonden. DNB brengt leges in rekening vanaf het moment dat de toetsing wordt aangevraagd. Deze leges zijn ook verschuldigd als een toetsing tussentijds wordt ingetrokken of als de aanvraag onvolledig is en niet binnen de gestelde termijn wordt gecompleteerd. De kosten voor het in behandeling nemen van een toetsingsaanvraag zijn vastgesteld in de Regeling financiële markten BES 2012.

Beslistermijn

Binnen acht weken na ontvangst van een toetsingsaanvraag, dient DNB een besluit te nemen. Deze termijn kan worden opgeschort indien nog niet alle informatie is ontvangen. Ook toetsingsgesprekken schorten de termijnen op. In onderling overleg met de onderneming en de kandidaat kan de beslistermijn voor langere tijd worden opgeschort. Een dergelijke afspraak wordt door DNB schriftelijk aan de onderneming bevestigd.

Betrouwbaarheid

DNB stelt vast of de betrouwbaarheid van een kandidaat buiten twijfel staat. Daarbij beoordeelt DNB of voornemens, handelingen of antecedenten van de kandidaat aan het vervullen van de beoogde functie in de weg staan.

De betrouwbaarheid wordt in beginsel eenmalig vastgesteld. Een kandidaat over wie DNB eerder een positief betrouwbaarheidsbesluit heeft genomen, wordt daarom in beginsel niet opnieuw op betrouwbaarheid getoetst. Dit is anders wanneer nieuwe relevante feiten of omstandigheden een redelijke aanleiding geven om de betrouwbaarheid opnieuw te beoordelen.

De beoordeling van de betrouwbaarheid heeft betrekking op de kandidaat zelf. Anders dan de beoordeling van de geschiktheid, is deze beoordeling niet afhankelijk van de samenstelling van het bestuur, het soort onderneming waarop de voorgenomen benoeming betrekking heeft, of de specifieke functie die de kandidaat gaat vervullen.

DNB baseert de beoordeling op de informatie die de onderneming en de kandidaat aanleveren en op het eigen vooronderzoek. Daarbij betrekt DNB relevante voornemens, handelingen — zowel doen als nalaten — en antecedenten. De toepasselijke criteria zijn nader uitgewerkt in de Regeling Pensioenwet BES voor pensioenfondsen en het Besluit financiële markten BES voor overige financiële ondernemingen. DNB beoordeelt ook of sprake is of kan zijn van conflicterende belangen, bijvoorbeeld wanneer de kandidaat een lokale politiek prominente persoon (PEP) is.

Betrouwbaarheid is een doorlopende eis. Doen zich na de toetsing nieuwe feiten of omstandigheden voor die de betrouwbaarheid kunnen raken, dan moeten zowel de kandidaat als de onderneming deze onmiddellijk aan DNB melden. DNB beoordeelt vervolgens of er aanleiding is, het eerdere besluit te heroverwegen en een hertoetsing uit te voeren.

Het niet of niet onmiddellijk melden van relevante feiten of omstandigheden kan op zichzelf als toezichtantecedent worden aangemerkt en zwaar meewegen bij de beoordeling van de betrouwbaarheid. Bij twijfel geldt als vuistregel: meld relevante gebeurtenissen liever te veel dan te weinig. Openheid van zaken kan als verzachtende omstandigheid worden meegewogen. Bij vragen kunt u contact opnemen met uw toezichthouder of met het Expertisecentrum toetsingen via toetsing.expertisecentrum@dnb.nl.

Geschiktheid

Bij een beoordeling van geschiktheid stelt DNB vast of de kandidaat beschikt over voldoende relevante kennis, vaardigheden en professioneel gedrag om de functie te vervullen. Dit blijkt in ieder geval uit de opleiding, werkervaring en competenties.

Een beoordeling van geschiktheid is gekoppeld aan de functie. Daarom wordt bij de beoordeling rekening gehouden met i) de specifieke functie, met ii) het soort, de omvang, de complexiteit en het risicoprofiel van de onderneming en -indien sprake is van een collectief- met iii) de samenstelling en het functioneren van het collectief. De kandidaat dient op het moment van toetsen te beschikken over kennis van de relevante wet- en regelgeving zoals de Wwft BES, Wfm BES en de Sanctiewet 1977. Zie hiervoor de toelichting bij het kopje ‘Kennis van de relevante wet- en regelgeving’.

De kandidaat dient per datum benoeming geschikt te zijn. Dit betekent dat de kandidaat zich voorafgaand aan de toetsing dient te hebben verdiept in de producten, de inrichting/bedrijfsvoering en de cultuur van de onderneming. Dit kan door openbare stukken en interne stukken te lezen en gesprekken te voeren met leden van de RvB, de directie, de RvC, de RvS en/of de RvT. Zo krijgt de kandidaat inzicht in relevante (markt)ontwikkelingen en regelgeving, de belangrijkste uitdagingen en knelpunten voor de onderneming en mogelijke issues. Indien nodig kan de onderneming de kandidaat een geheimhoudingsverklaring laten ondertekenen, zodat de kandidaat zich voldoende kan voorbereiden op de beoogde functie.

Een geschiktheidstoetsing omvat de volgende onderwerpen:

• Bestuur, organisatie en communicatie

• Producten, diensten en markten waarop de onderneming actief is

• Beheerste en integere bedrijfsvoering

• Evenwichtige en consistente besluitvorming

• Voldoende tijd

Voor iedere kandidaat geldt dat ook getoetst wordt op competenties. In de Beleidsregel Geschiktheid 2012 worden achttien competenties opgesomd, waaronder onafhankelijkheid, overtuigingskracht, samenwerkingsvermogen, besluitvaardigheid en helikopterzicht en oordeelsvorming. Voor elke functie zijn andere competenties van belang. Daarom hoeft een kandidaat niet over alle competenties te beschikken. De opsomming in de Beleidsregel is niet limitatief.

Indienen van een toetsingsaanvraag

Aanvragen voor personentoetsingen dienen digitaal via het portaal MijnDNB ingediend te worden. Instellingen kunnen hiermee op een efficiënte en gebruiksvriendelijke manier hun aanvragen indienen. Alle benodigde informatie en documentatie kan eenvoudig worden geüpload via het digitale aanvraagformulier in MijnDNB. Informatieverzoeken en beschikkingen worden digitaal via MijnDNB verzonden naar de instelling.

Toegang tot MijnDNB

Voor elke onder toezicht staande instelling wordt een vertegenwoordiger geautoriseerd voor toegang tot MijnDNB. Deze vertegenwoordiger ontvangt van DNB inloggegevens, bestaande uit een gebruikersnaam en wachtwoord. Via de verstrekte link kunnen geautoriseerde vertegenwoordigers vervolgens inloggen op MijnDNB en toegang verkrijgen tot het aanvraagformulier voor personentoetsingen. 

In te dienen stukken

Een goede voorbereiding is het halve werk. Lever de gevraagde informatie en bijlagen volledig aan, zodat DNB de aanvraag zo snel mogelijk in behandeling kan nemen. Gebruik daarbij steeds de meest actuele formulieren en formats van DNB. Ontbreken er bijlagen, dan kan dit leiden tot verlenging van de behandeltermijn.

Kopie paspoort of identiteitskaart (geen rijbewijs)

Voeg bij de aanvraag een goed leesbare kopie toe van een geldig paspoort of een geldige identiteitskaart van de kandidaat. Bij een identiteitskaart moeten beide zijden worden aangeleverd. Een kopie van een rijbewijs wordt niet geaccepteerd. DNB gebruikt de kopie om de persoonsgegevens te verifiëren die nodig zijn voor het raadplegen van justitiële informatie. Het identiteitsbewijs moet op de startdatum van de nieuwe functie nog geldig zijn.

Actueel CV

Het cv van de kandidaat moet volledig en actueel zijn. Vermeld in ieder geval opleidingen en relevante cursussen, werkervaring, taken en verantwoordelijkheden, het aantal medewerkers voor wie de kandidaat verantwoordelijk is of was, alle nevenfuncties met de gemiddelde wekelijkse of maandelijkse tijdsbesteding en de relevante competenties. U kunt hiervoor het meest actuele standaardformat van DNB gebruiken. Download het format, vul het volledig in en upload het als bijlage bij de toetsingsaanvraag in Mijn DNB.

Functieprofiel

In het functieprofiel wordt in ieder geval aandacht besteed aan:

• De aandachtsgebieden

• De taken en verantwoordelijkheden

• De te verwachten tijdsbesteding

• De benodigde competenties

• De functievereisten in termen van opleiding en ervaring

Werving- en selectieprocedure

DNB verzoekt om een omschrijving van de procedure die is doorlopen om de kandidaat te werven en te selecteren. Dus niet om de standaardprocedure, maar om de procedure die daadwerkelijk is doorlopen.

Besluitvorming en overwegingen bij benoeming

In dit onderdeel wordt de besluitvorming over de selectie van de kandidaat toegelicht, waaronder de motivatie waaruit blijkt waarom de kandidaat voldoet aan het functieprofiel. Indien relevant kan hier worden omschreven welke maatregelen zijn genomen om belangenverstrengeling en de schijn van belangenverstrengeling tegen te gaan. 

Geschiktheidsmatrix

De geschiktheidsmatrix en de toelichting hierop geven inzicht in de kennis en vaardigheden van de kandidaat én van de andere leden van het collectief. Bij de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat speelt namelijk ook de samenstelling van het collectief een rol.

Gebruik de geschiktheidsmatrix die past bij de sector en het betreffende orgaan. De meest actuele formats zijn beschikbaar op de pagina ‘Formulieren en formats’. Download het juiste format, vul de matrix volledig in en upload deze, inclusief de bijbehorende toelichting, als bijlage bij de toetsingsaanvraag in Mijn DNB.

Om de matrix goed te kunnen beoordelen, is het volgende nodig:

• Een omschrijving waaruit blijkt hoe de matrix tot stand is gekomen.
  Denk aan: hoe zijn de scores tot stand gekomen, wie heeft de scores ingevuld, zijn de scores in het collectief besproken, heeft de kandidaat kennisgenomen van de volledig ingevulde matrix.

• Een antwoord op de volgende vragen:

  1. Op welk onderdeel scoort het collectief naar uw mening het best en het minst en waar ligt dat volgens u aan?

  2. Hoe zullen de minder sterke punten binnen het collectief worden gecompenseerd?

  3. Wat is de meerwaarde van de kandidaat voor het collectief?

Tijdsbesteding

DNB wil graag inzicht in de daadwerkelijke tijdsbesteding van de kandidaat. Geef hiervoor in het cv aan wat de gemiddelde wekelijkse of maandelijkse tijdsbesteding per nevenfunctie is. Er kan hiervoor ook een apart document worden opgesteld.

Toelichting voorbereiding functie

Een toelichting hoe de kandidaat zich heeft voorbereid op de functie zorgt ervoor dat DNB een vollediger beeld krijgt van de geschiktheid van de kandidaat. Denk hierbij aan het doornemen van stukken, het bijpraten of het houden van discussiesessies binnen de organisatie, het bijwonen van vergaderingen als toehoorder, interne of externe opleidingen.

Kennis van relevante wet- en regelgeving

Om een volledig beeld te krijgen van de kennis van de kandidaat ten aanzien van de Wwft BES, WFM BES, Sanctiewet 1977 ontvangt DNB graag de certificaten van gevolgde opleidingen, trainingen en seminars of andere documentatie waaruit blijkt dat de kandidaat ten minste kennis heeft van de volgende onderwerpen:  

Wwft BES

• Cliëntenonderzoek: cliëntacceptatie, waaronder identificatie en verificatie van de cliënt; inzicht in de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van de cliënt en de UBO; de begrippen CDD, KYC, PEP en UBO; de verschillende vormen van cliëntenonderzoek, waaronder vereenvoudigd en verscherpt cliëntenonderzoek; risk appetite; en de risicoclassificatie van de cliënt.

• Transactiemonitoring: pre- en post-transactiemonitoring; het begrip voorgenomen transactie; het transactieprofiel; objectieve en subjectieve indicatoren; en de meldplicht bij de FIU.

• Cliëntreview: de periodiciteit van de actualisatie van het cliëntdossier, de onderdelen van de review en de opvolging van de uitkomsten daarvan.

Sanctiewetgeving

• De Sanctiewet 1977 en de Nationale sanctielijst terrorisme.

• Sanctiescreening op namen en transacties.

• De meldplicht

Algemeen

• De poortwachtersrol van de financiële instelling.

• Het verschil tussen het toezicht door CBCS en DNB.

• De SIRA: de systematische integriteitsrisicoanalyse, zoals bedoeld in artikel 3:7, eerste lid, van het Besluit financiële markten BES.

Verklaring tekenbevoegde

Upload voor de rechtsgeldige ondertekening van het aanvraagformulier een volledig ingevulde Verklaring tekenbevoegde. Gebruik daarvoor het meest actuele format van DNB en voeg de verklaring als bijlage toe aan de aanvraag in Mijn DNB.

Referentie-informatie

Geef in het aanvraagformulier ten minste twee referenten op en vermeld per referent de naam, functie en contactgegevens. Informeer de referenten vooraf dat DNB mogelijk contact met hen opneemt. DNB benadert referenten niet in alle gevallen.

Extra bijlagen

U kunt meer bijlagen toevoegen als u vindt dat DNB door het lezen daarvan een beter beeld krijgt van de kandidaat of van de functie. Denk aan: het opleidingsplan of inwerkprogramma, de uitkomst van een assessment of management development-beoordelingen.

Toetsingsproces in stappen

Ontvangst aanvraag

Het toetsingsproces start zodra DNB een volledige aanvraag heeft ontvangen. Er wordt een ontvangstbevestiging verstuurd via het portaal MijnDNB. Indien de aanvraag niet volledig is, vragen wij u om de ontbrekende informatie alsnog te uploaden via het portaal MijnDNB. De beslistermijn wordt dan opgeschort totdat DNB de gevraagde informatie heeft ontvangen.

 Vooronderzoek

Nadat het toetsingsdossier compleet is, voert het Expertisecentrum Toetsingen een vooronderzoek uit. Hierbij raadpleegt DNB openbare en ook niet-openbare bronnen, waaronder de Belastingdienst, de FIOD, het Openbaar Ministerie en de Kamer van Koophandel. Daarnaast kan informatie worden ingewonnen bij (buitenlandse) financiële toezichthouders, strafrechtelijke autoriteiten en bij referenten. Het opvragen van informatie bij referenten gebeurt niet standaard. Het is verstandig om van tevoren aan de referenten aan te geven dat de kans aanwezig is dat er geen contact wordt opgenomen. Verder betrekt DNB in het vooronderzoek relevante informatie uit het reguliere toezicht, bijvoorbeeld over de omstandigheden en uitdagingen waarvoor de onderneming zich geplaatst ziet.

Toetsingsgesprek

Als op basis van het vooronderzoek een duidelijk beeld bestaat, kan DNB een positief besluit nemen zonder dat een toetsingsgesprek plaatsvindt. Als DNB nog geen volledig beeld heeft en/of behoefte heeft aan meer informatie, wordt de kandidaat uitgenodigd voor een gesprek. Ook kan DNB een kandidaat uitnodigen vanwege het belang van de functie of de situatie bij de onderneming.

Indien het (eerste) gesprek nog geen duidelijk en volledig beeld oplevert, kan een tweede gesprek worden gepland. De kandidaat wordt dan voorafgaand het tweede gesprek geïnformeerd over de aanleiding.

Besluitvorming

Op basis van het onderzoek en een of meerdere gesprekken komt DNB zo snel mogelijk tot een oordeel over de geschiktheid en/of betrouwbaarheid van de kandidaat. Bij ondernemingen die zowel onder toezicht van DNB als van de CBCS staan, voeren beide toezichthouders ieder hun eigen toetsing uit.

De kandidaat mag uitsluitend worden benoemd en beleidsbepalende activiteiten gaan verrichten nadat DNB en de CBCS ieder afzonderlijk een positief besluit hebben genomen en met de voorgenomen benoeming hebben ingestemd. 

Procedure bij (een voornemen tot) een negatief besluit

Als DNB het voornemen heeft om een negatief besluit te nemen, wordt de kandidaat van dit voornemen schriftelijk op de hoogte gesteld en maakt DNB een belafspraak om een nadere toelichting te geven. De kandidaat en de instelling hebben de mogelijkheid om een zienswijze te geven op het voorgenomen besluit. In het geval van een daaropvolgend negatief besluit staat vervolgens bezwaar en/of beroep open.

Zienswijze

Een zienswijze is een mondelinge of schriftelijke reactie op het voornemen tot besluit. Zowel de instelling als de kandidaat kan een zienswijze geven. DNB betrekt de aangevoerde argumenten bij het nemen van het definitieve besluit (beschikking). De beschikking wordt opgesteld door de betrokkenen die ook de toetsing hebben uitgevoerd. Indien de beschikking nog steeds negatief is, bestaat de mogelijkheid om bezwaar en/of beroep in te dienen.

Bezwaar en/of beroep

Tegen de beschikking kan door iedere belanghebbende binnen zes weken na de dag van bekendmaking beroep worden ingesteld bij het Gerecht in eerste aanleg van Bonaire. Voorafgaand aan een beroepsprocedure bij het Gerecht in eerste aanleg kan een belanghebbende -eveneens binnen zes weken na de dag van bekendmaking- tegen de beschikking een bezwaarschrift indienen bij DNB.