Maatregelen treffen conform sanctieregelgeving
Het toezicht op de naleving van de Sanctiewet (Sw) is belegd bij de AFM en DNB. Daartoe hebben de beide toezichthouders gezamenlijk de Regeling Toezicht Sanctiewet 1977 (Rtsw) vastgesteld. Deze Regeling schrijft voor dat uw instelling maatregelen treft om te controleren of relaties van uw instelling voorkomen op één of meerdere sanctielijsten. Dat kunnen EU-besluiten of -Verordeningen zijn, maar ook besluiten van de minister van Buitenlandse Zaken op basis van de Sanctieregeling Terrorisme 2007-II – ook wel de ‘Nationale sanctielijst terrorisme’ genaamd - of VN Veiligheidsraad Resoluties.
In de verschillende verordeningen en regelingen zijn verschillende financiële sancties te onderscheiden:
- een gebod om tegoeden en activa van aangewezen personen of organisaties te bevriezen
- een verbod om rechtstreeks dan wel niet-rechtstreeks middelen ter beschikking te stellen aan deze personen of organisaties
- een verbod of restricties om financiële diensten te verlenen of goederen te leveren aan personen of entiteiten
Als financiële instelling moet u continu kunnen detecteren of uw relaties voorkomen in sanctieregelingen, of dat uw diensten en transacties betrekking hebben op de sanctieregelingen. Ook moet uw instelling DNB daarover onverwijld (kunnen) informeren op grond van artikel 3 Regeling toezicht Sanctiewet 1977.
Deze eis kan niet risicogebaseerd worden ingevuld; u kunt dus niet kiezen óf de sanctieregelingen nageleefd worden en afzien van het continue screenen van relaties.
De rol van DNB
DNB beoordeelt en handhaaft als toezichthouder de effectiviteit van de procedures en maatregelen die een instelling treft, die zijn gericht op de naleving van de sanctiewetgeving. Praktisch gezien kan een instelling voor het treffen van maatregelen aansluiting zoeken bij bestaande administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) voorschriften, die voortvloeien uit andere regelgeving zoals de Wft of de Wwft. Bij het vormgeven van de AO/IC is het uitgangspunt dat u als financiële instelling handelt in lijn met de doelstellingen van de sanctieregelgeving.
Kort gezegd, instellingen zijn in staat hun administratie zodanig te controleren dat gesanctioneerde relaties, goederen en transacties kunnen worden opgemerkt. De financiële middelen moeten direct bevroren kunnen worden en/of u moet voorkomen dat financiële middelen en/of diensten ter beschikking worden gesteld. Er mag geen afscheid worden genomen van een bestaande klant en in sommige gevallen kan een ontheffing bij het ministerie van Financiën aangevraagd worden.
Het begrip ‘relatie’
De Regeling geeft een ruime definitie van het begrip ‘relatie’, namelijk een ieder die betrokken is bij een financiële dienst of een financiële transactie. Hieronder vallen onder andere:
- cliënten
- vertegenwoordigers of gemachtigden
- UBO’s van de cliënten
- begunstigden van een product, bijvoorbeeld bij een uitkering op een levensverzekering, of overboeking van gelden binnen de landsgrenzen of internationaal
- wederpartij bij een financiële transactie of product, bijvoorbeeld bij uitkering van een schadeverzekering
- betrokkene(n) bij een financiële transactie waarbij een doelvennootschap van een trustkantoorpartij is
- bestuurders van cliënten en aan cliënten gerelateerde partijen
Let op dit is geen uitputtende lijst. Het begrip ‘relatie’ is zo ruim gedefinieerd omdat zowel het direct als het indirect ter beschikking stellen van financiële middelen of diensten onder de sanctiemaatregelen valt.
Melden bij DNB
Als de instelling constateert dat de identiteit van een relatie overeenkomt met een (rechts)persoon of entiteit als bedoeld in de sanctieregelgeving en dus een zogenaamde ‘hit’ vindt, dan moet u dit direct melden aan DNB . U gebruikt hiervoor een voorgeschreven meldformulier, dat u mailt naar sancties@dnb.nl. Het meldformulier kunt u downloaden via deze pagina.
Indien uw instelling twijfelt of een ‘hit’- melding een daadwerkelijke ‘hit’ oplevert, doet u nader onderzoek om vast te stellen of uit te sluiten dat er sprake is van overeenkomst met de sanctielijsten. Bij controle tegen de sanctielijsten kunt u namelijk vele mogelijke hits tegenkomen. Deze moet u, voordat ze gemeld worden aan DNB, allemaal controleren op overeenkomst met de diverse lijsten. Alleen daadwerkelijke hits meldt u. Zogenaamde ‘false positives’ worden niet gemeld.
DNB beoordeelt de meldingen die we binnenkrijgen op compleetheid. DNB kan als toezichthouder geen advies of oordeel geven of een ‘hit’-melding een daadwerkelijk hit is of niet.
Tegoeden bevriezen en FIU-meldingen
Wanneer uw instelling op basis van een ‘hit’ op de sanctielijsten tegoeden bevriest, verwacht DNB dat u ook naar het transactieverleden kijkt. Aan de hand van dat transactieverleden kunt u beoordelen of er mogelijk transacties hebben plaatsgevonden waarbij er aanleiding is om te veronderstellen dat die transacties verband kunnen houden met witwassen of financiering van terrorisme.
Bij een vermoeden van witwassen of terrorismefinanciering meldt u dat vervolgens aan de FIU op grond van artikel 16 Wwft. Tegoeden moeten bevroren blijven totdat de desbetreffende sanctieregeling gewijzigd wordt en de verplichting om te bevriezen ophoudt te bestaan, ontheffing wordt verleend of anderszins tegenbericht van de minister van Financiën of DNB wordt ontvangen. Indien uw instelling niets verneemt, moet u ervan uitgaan dat het tegoed als een daadwerkelijke ‘hit’ moet worden beschouwd en dat het bevroren dient te blijven tot nader bericht.
Alle gegevens die u meldt, moeten bewaard worden tot 5 jaar nadat de betreffende sanctieregeling niet meer van kracht is of buiten werking is gesteld.
