TRANSITIENIEUWS – DNB om de tafel met interne toezichthouders

Tijdens de bijeenkomst stonden de volgende vragen centraal: Hoe dragen interne toezichthouders bij aan evenwichtige besluitvorming? Wat zijn hierbij de uitdagingen en risico’s? Hoe werken fondsorganen samen in tijden van transitie? En hoe verhouden extern en intern toezicht zich tot elkaar?

De inhoudelijke discussie tijdens de rondetafelbijeenkomst werd gevoerd langs verschillende aandachtspunten voor fondsorganen gedurende de transitie. Deelnemers konden hierop reflecteren.

De volgende vier onderwerpen zijn van (extra) belang voor fondsorganen tijdens de transitie:

• Expertise: binnen alle bepalende, controlerende en adviserende fondsorganen is het van belang dat er voldoende expertise in huis is voor/tijdens de transitie.
• Continuïteit: de fondsorganen zijn zo samengesteld dat er altijd relevante expertise geboden kan worden tijdens de geldende besluitvormingsprocessen van de transitie.
• Diversiteit: diversiteit in de fondsorganen bevordert de (strategische) besluitvorming in o.a. evenwichtigheid en challenge, ook tijdens de besluiten in de transitie.
• Connectie: alle fondsorganen hebben hun eigen rollen, taken en verantwoordelijkheden, maar zij weten elkaar te vinden om het strategisch besluitvormingsproces te versterken.

De bijgevoegde slides bevatten concrete voorbeelden voor hoe intern toezichthouders en besturen dit kunnen bereiken tijdens de transitie.

Interne toezichthouders gaven aan dat de volgende risico’s bij hen ‘top of mind’ zijn:

• Tijdsdruk rondom besluitvorming: sommige pensioenfondsen willen (te) snel, andere pensioenfondsen zitten nog niet in actiemodus.
• Toename afhankelijkheid en schaarste van externe adviseurs en uitvoerders nu iedereen richting zelfde tijdvak beweegt.
• Publiek draagvlak voor de pensioentransitie, aangezien deze over een lange periode plaatsvindt.

De belangrijkste opgedane inzichten uit de rondetafelbijeenkomst over de rol van intern toezicht tijdens de transitie worden hieronder benoemd.

• Aantoonbaarheid besluitvorming staat hoog op prioriteitenlijst bij interne toezichthouders: naast formele vergaderingen worden kennissessies en informele overleggen vaker genotuleerd.
• De balans vinden tussen zittingstermijnen in fondsorganen en het waarborgen van kennis en continuïteit met oog op de transitie is een aandachtspunt.
• De rol van de sleutelfunctie risicobeheer vinden de participanten duidelijk. De deelnemers vinden de rollen van de sleutelfuncties interne audit en actuarieel nog minder duidelijk afgebakend. Sleutelfunctiehouders interne audit lijken zich daarbij in toenemende mate te richten op tussentijdse reviews/audits op verschillende onderdelen van de transitie (i.p.v. één grote audit achteraf).
• Relaties tussen fondsorganen zijn nu over het algemeen goed, maar interne toezichthouders voorzien intensieve discussies tussen fondsorganen over de kwaliteit en voortgang van implementatie van de transitie. Er zal tijd en aandacht moeten worden ingeruimd voor doorlopende constructieve dialoog tijdens de transitie.

De interactieve discussie tijdens de rondetafelbijeenkomst werd door alle deelnemers (en ook door DNB) als nuttig ervaren. DNB wil in een dergelijke setting met vertegenwoordigers van pensioenfondsen in gesprek blijven gaan.