Besluitvormingsproces opdrachtaanvaarding premieovereenkomst door pensioenfonds

Antwoord:

Er dient in elk geval sprake te zijn van een adequaat besluitvormingsproces om te besluiten of een opdracht tot het uitvoeren van pensioenregeling in de vorm van een premieovereenkomst, overeengekomen door vertegenwoordigers van werkgevers of werkgeversverenigingen en werknemers of werknemersverenigingen, aanvaard kan worden. Dit geldt op grond van artikel 102a en 143 Pensioenwet (Pw) en met het oog op artikel 52 en 52a Pw¹.

Hierbij is onder meer van belang dat het pensioenfonds zich ervan overtuigt dat er sprake is van een premieovereenkomst waarvan de uitvoering aansluit op de doelstellingen en uitgangspunten van het pensioenfonds. Hieronder valt uiteraard ook dat de premieovereenkomst zodanig dient te zijn vormgegeven dat bij de uitvoering een beheerste en integere bedrijfsvoering (en daarmee risico-identificatie en risicobeheersing) gewaarborgd blijft. Tevens dient het pensioenfonds zich, in het kader van het deelnemersbelang en de algemene zorgplicht², ervan te vergewissen dat er sprake is van een passende premieovereenkomst voor de doelgroep. De doelgroep is in dit kader de groep (toekomstige) deelnemers, gewezen deelnemers, pensioengerechtigden en hun nabestaanden in de premieovereenkomst. Dit vereist een adequaat besluitvormingsproces.

Besluitvormingsproces

In elk geval verwacht DNB dat de volgende aspecten vanuit governance perspectief worden opgenomen in het besluitvormingsproces tot opdrachtaanvaarding³:

• Besluitvorming vindt plaats op basis van adequate informatie waaronder een gedetailleerde omschrijving van de premieovereenkomst.
• Vóóraf vastgestelde en vastgelegde, heldere rol- en taakverdeling in het besluitvormingsproces.
• De rol- en taakverdeling is passend. Dit betekent bijvoorbeeld:
  • Bij elke rol en taak wordt de juiste persoon of afdeling/het juiste gremium betrokken.
  • Er wordt afdoende gebruik gemaakt van verschillende disciplines en controle functies relevant bij de beoordeling van het ontwerp en de uitvoering van de premieovereen­komst. Denk bijvoorbeeld aan kennis op het gebied van IT processen en systemen, beleggingskennis, juridische- en actuariële kennis, risk management, expertise op het gebied van communicatie en klantcontact en kennis op het gebied van visie en strategie van het pensioenfonds.
• Verantwoordelijkheden worden op voldoende hoog niveau belegd.
• Vóóraf vastgestelde en vastgelegde, heldere interne toetsingskaders toegesneden op de premieovereenkomst, het pensioenfonds en de doelgroep. De toetsingskaders zijn bedoeld om keuzes te kunnen maken in het besluitvormingsproces.
• Het opstellen van een toetsingskader vereist het uitvoeren van een risicoanalyse gericht op de vormgeving van de premieovereenkomst, pensioenfonds en doelgroep. Risico’s om mee te nemen in een risicoanalyse zijn bijvoorbeeld:
  • Het risico dat de premieovereenkomst niet voldoet aan de eisen die de Wet verbeterde premieregeling stelt. Bijvoorbeeld ten aanzien van de variabele pensioenuitkering legt deze wet niet een specifieke definitie op voor de wijze waarop een variabele pensioenuitkering wordt vormgegeven. Verschillende contractvormen zijn denkbaar. Dat neemt niet weg dat de Wet verbeterde premieregeling en lagere wet- en regelgeving wel een aantal randvoorwaarden definiëren. Het moet gaan om een pensioenproduct. Uitgangspunt is en blijft dat pensioen een zekere mate van inkomenszekerheid moet bieden. En dientengevolge is ook verklaarbaar dat het niet wenselijk is dat de hoogte van het pensioen grote schommelingen kent. Zo is toegelicht in het wetgevingsproces⁴.
  • Het risico dat de uitvoering van de premieovereenkomst niet past bij de visie en strategie van het pensioenfonds (denk hierbij bijvoorbeeld ook aan de impact van het shoprecht).
  • Het risico dat de uitvoering van de premieovereenkomst niet past bij de doelstellingen en uitgangspunten, waaronder de risicohouding, van het pensioenfonds. Uiteraard is het mogelijk dat vóór de opdrachtaanvaarding de doelstellingen en uitgangspunten worden geëvalueerd en dat de uitkomsten van de evaluatie leiden tot veranderingen in de doelstellingen en uitgangspunten.
  • Het risico dat de premieovereenkomst in de uitvoering te complex is om in de pensioenadministratie verwerkt te worden.
    Het risico dat het fonds de betekenis en gevolgen van keuzes uit hoofde van de premieovereenkomst niet goed kan uitleggen aan de deelnemer bijvoorbeeld vanwege de complexiteit.
  • Het risico dat de premieovereenkomst in de uitvoering een beleggingsbeleid vereist waartoe het pensioenfonds niet in staat is. Denk in dit kader bijvoorbeeld aan het hanteren van verschillende beleggingsprofielen en toepassen van het life-cycle beginsel (of een alternatieve methode).
  • Het risico dat het pensioenfonds niet in staat is om een risicohouding vast te stellen die past bij de beoogde groep deelnemers (of gepensioneerden in geval van een variabele uitkering).

DNB wijst in dit verband ook op de eisen die aan verzekeraars en premiepensioen­instellingen (PPI) worden gesteld uit hoofde van gedragstoezicht, meer specifiek artikel 32 Besluit gedragstoezicht financiële ondernemingen (Bgfo) als uitwerking van artikel 4:14 en 4:15 Wet op het financieel toezicht. Deze vereisten zijn vooral geschreven vanuit het perspectief van consumentenbescherming. Zie de leidraad Wet verbeterde premieregeling die de AFM heeft gepubliceerd: https://www.afm.nl/nl-nl/professionals/nieuws/2016/dec/verbeterde-premieregeling.

Deze eisen zijn niet rechtstreeks van toepassing op pensioenfondsen, maar zij kunnen er bij het opstellen van toetsingskaders met het oog op het deelnemersbelang hun voordeel mee doen.

Iteratief proces, eigenstandig besluit fonds

Het kan zijn dat het pensioenfonds ook betrokken is bij de vormgeving van de premieovereenkomst, bijvoorbeeld in de situatie dat sociale partners in eerste instantie een premieovereenkomst meer op hoofdlijnen overeenkomen en het pensioenfonds behulpzaam is bij het meer in detail vorm geven van de uiteindelijke premieovereenkomst. Ook dan geldt bovenstaande voor het besluitvormingsproces bij het pensioenfonds om tot daadwerkelijke aanvaarding en vervolgens ook uitvoering over te gaan. Bij de betrokkenheid bij de vormgeving kan het van belang zijn dat binnen het besluitvormingsproces van het pensioenfonds voldoende ruimte is om opties te verkennen. Anderzijds dienen ook voldoende checks and balances en controle-momenten in het besluitvormingsproces van het fonds te worden ingebouwd. Na of bij de aanvaarding van de regeling door het fonds, zal het fonds het pensioenreglement vaststellen waarin de rechten van de deelnemers in detail worden vastgelegd.

In onderstaande figuur is de rolverdeling tussen werkgever, pensioenuitvoerder en werknemer/deelnemer grafisch weergegeven.