Betrokkenheid projectplan
De sleutelfuncties risicobeheer, actuarieel en interne audit zijn in veel gevallen betrokken geweest bij de vormgeving van het projectplan voor de transitie. Sommige pensioenfondsen hebben de rollen van de sleutelfuncties ook specifiek geconcretiseerd rondom de verschillende mijlpalen in de transitie. DNB vindt dit een good practice, zie hier, omdat sleutelfuncties een belangrijke bijdrage leveren aan evenwichtige en beheerste besluitvorming voor de transitie.
Zichtbaarheid opinies bij transitiebesluiten
De sleutelfuncties werden niet in alle gevallen gevraagd of in gelegenheid gesteld om hun opinie over belangrijke transitie-gerelateerde besluiten te geven. Indien wel opinies werden verstrekt, is de manier waarop deze het bestuur bereiken, bespreking door bestuur en opvolging van opinies vaak niet duidelijk en niet eenduidig vastgelegd in beleid of notulen. Dit zorgt ervoor dat het niet zichtbaar is hoe de opinies door het bestuur tijdens het besluitvormingsproces worden meegewogen. Door het beleid voor het geven en opvolgen van opinies door sleutelfuncties specifiek te maken voor de pensioentransitie wordt de besluitvorming en weging beter navolgbaar.
De zichtbaarheid van de sleutelfunctiehouder actuarieel bij het bestuur kan, zowel qua opinies op de agenda als de aanwezigheid, nog verbeterd worden. DNB vraagt gericht opinies van de sleutelfunctie actuarieel uit in het invaarsjabloon over bijvoorbeeld de toetsing van de plausibiliteit van de resultaten van de omrekenmethoden. Het is daarom van belang dat opinies van de sleutelfunctiehouder actuarieel het bestuur bereiken en worden besproken.
Goede vastlegging en goede motivering van de wijze waarop met opinies wordt omgegaan is onderdeel van een adequate besluitvorming in het licht van de transitie en een beheerste en integere bedrijfsvoering.
Scope interne auditfunctie
Tijdelijke processen voor de transitie vallen niet bij alle onderzochte pensioenfondsen in de scope van mogelijke audits door de interne auditfunctie. Door alle processen voor de transitie in scope te laten vallen van mogelijke audits is de kans groter dat transitieonderwerpen waar de risico’s groot zijn ook onderdeel worden van het auditplan.
Verbetering informatievoorziening
Tot slot is verbetering van de informatievoorziening, door tijdige en bredere toegang tot relevante stukken van het fonds, belangrijk om sleutelfunctiehouders beter in staat te stellen om het bestuur - ongevraagde of gevraagd - van opinies te voorzien. Daarbij kan door intensievere samenwerking tijdens de transitie tussen sleutelfuncties dubbel werk vermeden worden, elkaars expertise meer worden gebruikt, en risico-opinies en -inschattingen verbeteren.
