TRANSITIENIEUWS – Terugkoppeling uitkomsten DNB uitvraag operationeel transitierisico

Uit de uitvraag blijkt dat pensioenfondsen goed van start zijn gegaan maar dat nog stappen gezet moeten worden om de operationele werkzaamheden en datakwaliteit gedetailleerder uit te werken, deze te  operationaliseren en om daarbij de sleutelfunctiehouders proactief te betrekken.

Zeven waarnemingen zijn volgens DNB van belang voor pensioenfondsbesturen, drie voor operationele wendbaarheid, drie voor datakwaliteit, en een over de koppeling tussen pensioenadministratie en vermogensbeheer:

Operationele wendbaarheid

1. Meer dan driekwart van de onderzochte pensioenfondsen heeft de benodigde kennis en competenties (specifiek voor deze transitie) nog niet in kaart gebracht.
2. Plannen van aanpak en voortgangsrapportages ten aanzien van het transitieproces missen in de meeste gevallen voldoende indicatoren om te sturen op voortgang en resultaat.
3. De risico- en impactanalyses van pensioenfondsen met betrekking tot de transitie zijn vaak onvoldoende specifiek geschreven voor de karakteristieken van het fonds.

Datakwaliteit[1]

1. Pensioenfondsen lopen achter op het gebied van datakwaliteit, namelijk bij veel pensioenfondsen ontbreekt het vaststellen van de risicobereidheid, het uitvoeren van risico-analyse en het uitvoeren van data-analyses op deelnemersgroepen.
2. Merendeel van de pensioenfondsen mist belangrijke onderdelen in hun datakwaliteitsdocumenten ten behoeve van invaren en dataschoning.
3. Veel pensioenfondsen missen nog een risico-analyse met betrekking tot datakwaliteit, wat een belangrijk startpunt kan zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.

Koppeling tussen pensioenadministratie en vermogensbeheer

1. DNB ziet nog amper een overkoepelende en integrale aanpak in de PB/VB-keten.

Tot slot merkt DNB op dat wanneer (een deel van) de werkzaamheden is uitbesteed aan een pensioenuitvoeringsorganisatie, het fondsbestuur eindverantwoordelijk blijft.

Hieronder gaan we uitgebreider in op bovenstaande uitkomsten.

1. Meer dan driekwart van de onderzochte pensioenfondsen heeft de benodigde kennis en competenties (specifiek voor deze transitie) nog niet in kaart gebracht

Het is van belang dat pensioenfondsen een integraal zicht hebben op de transitie, zodat ook werkzaamheden bij uitbestedingspartners passen bij de scope en reikwijdte van de transitie-inrichting. Sectorbreed zien we dat pensioenfondsen enerzijds een goed overzicht hebben van interne stakeholders waarbij de rollen en verantwoordelijkheden doorgaans goed gedefinieerd zijn. Daarbij zijn bij meer dan driekwart van de pensioenfondsen aparte stuur- of regiegroepen en themawerkstromen ingericht voor de verschillende fasen en kernonderdelen van de transitie.

Anderzijds zien we dat meer dan driekwart van de onderzochte pensioenfondsen de benodigde kennis en competenties (specifiek voor deze transitie) nog niet in kaart hebben gebracht. We zien dat een aantal pensioenfondsen een Gap-analyse en een kennis- en competentiematrix gebruiken als instrumenten die hierbij kunnen helpen. Ook zijn de werkzaamheden bij uitbestedingspartners op bijvoorbeeld het vlak van IT en datakwaliteit bij de helft van de pensioenfondsen alleen op hoofdlijnen uitgewerkt. Door hier gedetailleerder invulling aan te geven, krijgen pensioenfondsen een beter beeld van de eventuele knelpunten en de benodigde kennis om dit op te lossen, wat helpt in de besluitvorming door het fondsbestuur.

2. Plannen van aanpak en voortgangsrapportages ten aanzien van het transitieproces missen in de meeste gevallen voldoende indicatoren om te sturen op voortgang en resultaat

Over het algemeen zien wij dat pensioenfondsen alomvattende, strategische plannen van aanpak hebben gemaakt. Dat is een goed vertrekpunt om richting te geven aan de transitie. Tegelijkertijd zien wij nog niet bij alle pensioenfondsen onderliggende detailplanningen voor afzonderlijke werkstromen. Consequent inzicht verschaffen in de gedetailleerde voortgang van het project zorgt ervoor dat de integrale impact van een eventueel knelpunt snel zichtbaar wordt.

Uit de uitvraag bleek dat pensioenfondsen hier bij hun rapportagestructuur invulling aan geven door bijvoorbeeld het concreet opnemen van onderlinge afhankelijkheden in een integrale rapportage, het opstellen van een RASCI-matrix[2], opnemen van verwachte doorlooptijden, een geüpdatete status per deelstap met overzicht of update van de belangrijkste risico’s en korte toelichtingen, en de rapportages periodiek in het fondsbestuur te bespreken.

3. De risico- en impactanalyses van pensioenfondsen met betrekking tot de transitie zijn vaak onvoldoende specifiek geschreven voor de karakteristieken van het fonds

Door de risico- en impactanalyse specifieker op te schrijven, meetbaarder te maken en periodiek bij te werken, is het een nuttig instrument voor een beheerste transitie. Het proactief betrekken van de sleutelfunctiehouder risicobeheer en het formeel opnemen van een opinie op de periodieke risicoanalyse kan daarbij helpen.

Bijna alle pensioenfondsen hebben een overzicht gemaakt van de risico’s die zij zien voor en tijdens de transitie. Sommige pensioenfondsen hebben vervolgens nagedacht over verschillende concrete scenario’s met hoge impact en de realistische fallbackscenario’s die daarbij horen. Wij zien echter ook dat bij 40% van de pensioenfondsen de risicoanalyses, inclusief de beheersmaatregelen, niet specifiek op het fonds betrekking hebben maar zich richten op (veelal) externe risico’s, of zeer generiek zijn opgeschreven.

Tot slot constateren wij dat een derde van de pensioenfondsen al actief invulling geeft aan de sleutelfunctiehouder interne audit, door bijvoorbeeld de transitieaanpak (opzet, bestaan en werking) expliciet in te bedden in het werkterrein van de interne audit functie.

4. Pensioenfondsen lopen achter op het gebied van datakwaliteit[3], namelijk bij veel pensioenfondsen ontbreekt het vaststellen van de risicobereidheid, het uitvoeren van risico-analyses en het uitvoeren van data-analyses op deelnemersgroepen 

DNB constateert dat 30% van de uitgevraagde pensioenfondsen geen van de gevraagde stukken voor datakwaliteit heeft opgestuurd, terwijl bij een gedegen voorbereiding het datakwaliteitsbeleid in dit stadium aanwezig zou moeten zijn. Van de pensioenfondsen die wel stukken hebben ingestuurd, heeft het merendeel datakwaliteitsbeleid opgesteld. Dit datakwaliteitsbeleid is in de meeste gevallen recent vastgesteld en is daardoor nog niet geïmplementeerd en verankerd in de operatie in haar eigen organisatie en uitbestedingspartners zoals de pensioenuitvoeringsorganisatie. Een gevolg hiervan is dat de meeste pensioenfondsen nog geen passende datakwaliteitsrapportages ontvangen van de pensioenuitvoeringsorganisatie, waardoor pensioenfondsen onvoldoende inzicht hebben in de dienstverlening op het gebied van datakwaliteit. Ook heeft vaak nog geen afstemming plaatsgevonden met een externe accountant of externe IT-auditor over de scope en reikwijdte van de werkzaamheden die zij uitvoeren en gericht zijn op het feitelijk verifiëren van de uitgevoerde werkzaamheden en rapporteren van de uitkomsten hiervan.

5. Merendeel van de pensioenfondsen mist belangrijke onderdelen[4] in hun datakwaliteitsdocumenten ten behoeve van invaren en dataschoning

In de komende periode zullen pensioenfondsen, ten behoeve van het invaren, data gaan schonen en/of gaan corrigeren. Deze correcties kunnen leiden tot een wijziging van de aanspraken of (lopende) uitkeringen. Het is van belang dat de pensioenfondsen vooraf de spelregels voor het doorvoeren van correctie- en herstelwerkzaamheden vaststellen en die communiceren met de deelnemer.

DNB constateert dat:

• Bijna 90% van de pensioenfondsen die hebben deelgenomen aan de uitvraag geen correctie- en herstelbeleid (of terugvorderingsbeleid) heeft opgestuurd.
• Bij een merendeel van de pensioenfondsen het datakwaliteitsbeleid onvoldoende concreet is waardoor een nadere uitwerking nodig is voordat dit kan worden geïmplementeerd en geoperationaliseerd.
• Het datakwaliteitsbeleid niet altijd het invaarperspectief heeft waardoor zaken missen, zoals het bepalen van de KDE’s nodig voor invaren, het opstellen van een risico-analyse op KDE-niveau, en het bepalen van de kwantitatieve risicobereidheid zoals een MTA. 

6. Veel pensioenfondsen missen nog een risico-analyse met betrekking tot datakwaliteit, wat een belangrijk startpunt kan zijn voor de uit te voeren werkzaamheden[5]

Het maken van een risico-analyse, waarbij de belangrijkste deelnemers- en pensioenuitvoerdersrisico’s worden geïdentificeerd en beoordeeld, is voor pensioenfondsen het startpunt voor de vaststelling van de uit te voeren werkzaamheden (zie bijvoorbeeld het Conceptbesluit Toekomst Pensioenen). Die risico-analyse levert namelijk belangrijke gegevens op:

• De kwantitatieve risicobereidheid (denk bijvoorbeeld aan de maximaal toelaatbare afwijking van een aanspraak);
• De risicogroepen;
• De aanvullende werkzaamheden die nodig zijn om de datakwaliteit te toetsen en te corrigeren;
• De in te regelen beheersmaatregelen om problemen in de periode tot invaren te voorkomen.

DNB constateert dat geen enkel fonds een risico-analyse heeft ingestuurd waaruit de voorgaande onderdelen aantoonbaar voortvloeien. 

7. Overkoepelende en verdiepende aanpak in de PB/VB-keten noodzakelijk

DNB constateert dat pensioenfondsen onderzoeken welke uitdagingen er zijn rondom de koppeling van pensioenbeheer en vermogensbeheer (PB/VB) onder de WTP. Vanwege de benodigde informatie-uitwisseling in het nieuwe pensioencontract is het van belang dat de systemen van de partijen in de PB/VB-keten goed op elkaar aangesloten zijn. Pensioenfondsen doen dit door hierover in gesprek te gaan met ketenpartners zoals PUO, vermogensbeheerder(s) en custodian.

Veel pensioenfondsen hebben de koppeling tussen pensioenbeheer en vermogensbeheer geïdentificeerd als belangrijk risico, maar DNB ziet op basis van het onderzoek tegelijkertijd weinig concretisering van benodigde aanpassingen in systemen, processen en datamodellen bij de verschillende ketenpartners. De aard en omvang van de aanpassingen hangen af van de invulling van de nieuwe regeling. Bij wezenlijke aanpassingen is de vraag of de ketenpartner(s) dit tijdig kan en wil leveren.

DNB ziet in de ontvangen stukken nog niet dat pensioenfondsen hier een actieve regierol pakken, afspraken maken met de ketenpartners en  proactief monitoren op de nakoming van gemaakte afspraken. Ook is het van belang dat ook datakwaliteitsmaatregelen bij vermogensbeheerders adequaat zijn ingericht, hierop ziet DNB nog weinig initiatief vanuit het fondsbestuur deze actief te bespreken.

Wilt u het laatste nieuws van DNB direct in uw mail ontvangen? Dat kan met de DNB nieuwsservice (meld u hier aan).  

De AFM houdt actief toezicht op pensioenfondsen tijdens de transitie. Via het Transitiebulletin blijft u op de hoogte (meld u hier aan).

Noten

[1] DNB verwijst naar de nog uit te brengen definitieve versie van de DNB Good Practice borging van datakwaliteit door pensioenfondsen

[2] Responsible, Accountable, Supporting, Consulted, Informed.

[3] Zie voetnoot 1.

[4] Zie voetnoot 1.

[5] Zie voetnoot 1.