Borging datakwaliteit tijdens en na transitie

Een fonds moet kunnen aantonen dat de datakwaliteit voor, tijdens en na de transitie geborgd is. Een onderdeel daarvan is dat alle berekeningen in het transitieproces juist en volledig worden uitgevoerd. Met ‘juist’ wordt volgens DNB bedoeld dat:

• het (actuarieel) omrekenformularium voor de berekeningen vooraf door het pensioenfondsbestuur is vastgesteld; 
• het (actuarieel) omrekenformularium voldoet aan de wettelijke eisen en randvoorwaarden; en
• de berekeningen zijn uitgevoerd volgens het formularium.

Met ‘volledig’ wordt volgens DNB bedoeld dat het (actuarieel) omrekenformularium alle in de transitie te maken berekeningen omvat en dat voor alle omstandigheden is bepaald hoe de transitie zal worden uitgevoerd. Daarbij kan eventueel vooraf zijn afgesproken dat in bepaalde (extreme) omstandigheden wordt teruggegaan naar de sociale partners.

In deze good practice worden werkzaamheden beschreven die een pensioenfonds kan uitvoeren (of laten uitvoeren door een pensioenuitvoeringsorganisatie (PUO)) om de juistheid en volledigheid van de in de transitie uitgevoerde berekeningen te borgen. In de transitie wordt dit ‘toetsmoment 2 (TM2)’ genoemd.

De uit te voeren werkzaamheden ter borging van de juistheid en volledigheid van de transitie kunnen worden ingedeeld in 2 fasen namelijk de voorbereidingsfase en de uitvoeringsfase. In beide fasen kunnen verschillende werkzaamheden worden onderscheiden:

Werkzaamheden in de voorbereidingsfase kunnen zijn (zie hierna 3.1):

1. Tijdig bepalen betrokkenheid externe accountant en certificerend actuaris
2. Ontwikkelen van het nieuwe pensioenbeheersysteem¹ (de rekenkern en de daaraan verbonden applicaties) 
3. Formuleren, valideren en vaststellen omrekenformularium
4. Implementeren omrekenformularium
5. Bepalen maatmensen t.b.v. controle omzetting
6. Uitvoeren integrale controle o.b.v. schaduwberekening
7. Inrichten en testen van het conversieprogramma
8. Borgen van betrouwbare waardering bij tussentijds invaren 

Werkzaamheden in de uitvoeringsfase zijn (zie hierna paragraaf 3.2):

0. Vaststellen FTK-eindbalans(hier stap 0 genoemd omdat de volgende stappen aansluiten bij de 3 stappen uit de standaardmethode).
1. Beschikbaar vermogen bepalen voor toepassen van de standaardregel (stap 1 uit de standaardmethode)
2. Toepassen van de standaardregel (stap 2 uit de standaardmethode)
3. Het onder voorwaarden eventueel afwijken van de uitkomsten van de standaardregel (stap 3 uit de standaardmethode)

Zie voor verdere guidance van DNB over toepassing van de standaardregel: Omrekenmethoden en aanwenden vermogen pensioenfonds bij invaren.

DNB vindt het een good practice als bovenstaande voorbereidende werkzaamheden en stappen worden doorlopen omdat deze de juistheid en volledigheid van de transitie borgen. Onderstaand gaan wij nader in op de verschillende onderdelen.

3.1 Voorbereiding

3.1.1    Tijdig bepalen betrokkenheid externe accountant en/of certificerend actuaris
Het pensioenfonds bepaalt tijdig samen met de onafhankelijke accountant en de certificerend actuaris waar betrokkenheid van de accountant en/of certificerend actuaris in de voorbereidingsfase gewenst is en welke documentatie daarvoor beschikbaar moet zijn. Na tijdige afstemming volgt het verstrekken van de opdracht aan de externe accountant en/of certificerend actuaris (zie voor de verschillende opdrachten § 3.2).

Met het toepassen van deze stap, schakelt het pensioenfonds vroegtijdig een externe accountant en certificerend actuaris in ter controle van de werkzaamheden bij de uitvoering van de transitie.

3.1.2    Ontwikkelen van het nieuwe pensioenbeheersysteem 
Het pensioenfonds voert risicoanalyses uit op de nieuwe en/of gewijzigde processen binnen het pensioenbeheersysteem. Deze risicoanalyse wordt uitgevoerd vanuit het perspectief van de nieuwe regeling. Op basis van de wijzigingen bepaalt het fonds of aanpassingen in de beheersingsomgeving nodig zijn. 
Het pensioenfonds verkrijgt waar nodig een Type I verklaring (opzet en bestaan) voor de live-gang van de nieuwe pensioenregeling. Naast de nieuwe en/of gewijzigde processen zijn er nog andere aandachtspunten die worden meegenomen in de voorbereiding van het nieuwe beheerssysteem (of het changeproces als er geen sprake is van een nieuw systeem). Gedacht kan worden aan:

• assurance over de invaarstraat;
• assurance over het nieuwe pensioenbeheersysteem;
• opdracht voor toetsing van onderdelen van het pensioenbeheersysteem aan een register IT-auditor;
• beschikbaarheid van de uitkomsten van de assurance voorafgaand aan de finale Go/No-go over beheerst kunnen invaren; en indien van toepassing, een gezamenlijke opdrachtverstrekking bij multi-client PUO.

Andere aandachtspunten die het fonds meeneemt in de voorbereiding van het nieuwe systeem zijn onder andere:

• Vertrouwelijkheid van data bij verwerking in IT-systemen en databases
• Beveiligingsaspecten (wijzigingsbeheer en autorisatiemanagement)
• Reproduceerbaarheid van stappen en processen
• Testwerkzaamheden (gebruikers-acceptatieaspecten en ketentesten)

Het bestuur weegt af of aanvullende (quality) assurance passend is, gegeven de specifieke situatie van het fonds, bespreekt de mogelijkheden en uitvoerbaarheid hiervan met de reeds betrokken/ingehuurde IT-auditor en onderbouwt dit in het implementatieplan.

3.1.3    Formuleren, valideren en vaststellen omrekenformularium
De toe te passen rekenregels worden geformuleerd, gevalideerd en vastgelegd in het (actuarieel) omrekenformularium. Het is van belang om dit formularium uit te werken vanuit het implementatieplan naar een gedetailleerde uitwerking om te komen tot de “bouwspecificaties” voor de pensioenadministratie. De sleutelfunctiehouder Actuarieel en/of de certificerend actuaris kunnen aan de voorkant andere sleutelfunctiehouder(s) betrekken om de bouwspecificatie te valideren. Vervolgens worden de rekenregels door het pensioenfondsbestuur vastgesteld.

Bij het vaststellen van de rekenregels door het pensioenfondsbestuur geldt dat:

• De vastgestelde rekenregels zijn opgenomen in het implementatieplan.
• De rekenregels volledig zijn; alle (soorten) verplichtingen zijn meegenomen, voor alle waarderingselementen zijn complete rekenregels bepaald.
• De rekenregels zowel de standaardregel als de afwijkingen daarop o.b.v. artikel 150n, vijfde lid Pw (t.b.v. gelijke aanpassingen pensioenuitkeringen) en artikel 150n, zesde lid Pw (t.b.v. evenwichtigheid) omvatten.
• De rekenregels bepalen wat ‘juist’ is in de context van artikel 46, vierde lid, sub b, BuPw.

3.1.4 Implementeren omrekenformularium
Het (actuarieel) omrekenformularium wordt vervolgens juist en volledig geïmplementeerd en getest. Belangrijk hierbij is de aantoonbaarheid van de uitgevoerde werkzaamheden in dit proces. Voorgaande vereist een goede vastlegging van de uitgevoerde werkzaamheden om te komen tot een ‘audit trail’. 

Een pensioenfonds doorloopt verschillende stappen om te komen tot een ‘audit trail’. Daartoe legt het pensioenfonds de volgende stappen vast:

• Formuleren en valideren rekenregels conversieprogramma. 
• Bepalen maatmensen t.b.v. controle van de juistheid en volledigheid van de omzetting. 
• Uitvoeren van een schaduwberekening t.b.v. controle omzetting. 
• Inrichten en testen van het conversieprogramma t.b.v. omzetting. 

3.1.5 Bepalen maatmensen t.b.v. controle omzetting
Als onderdeel van TM1 heeft het pensioenfonds risicogroepen bepaald. Op basis van deze risicogroepen en de waarderingsregels identificeert het pensioenfonds risicogroepen m.b.t. TM2. De risicogroepen vormen de basis voor een set maatmensen. Deze maatmensen gebruikt het pensioenfonds om steekproeven of deelwaarnemingen uit te voeren. Onder andere ter mitigatie van het risico dat bestaat bij conversie naar het persoonlijk pensioenvermogen (PPV). Het risico van de conversie naar het PPV is dat deelnemers een onjuist PPV krijgen door het toepassen van onjuiste rekenregels. Het pensioenfonds beoordeelt hoe het dit risico kan mitigeren met beheersmaatregelen. Het pensioenfonds kijkt hoe het (geautomatiseerd) kan controleren dat de conversie juist en volledig heeft plaatsgevonden. 

Bij het bepalen van de maatmensen doorloopt een pensioenfonds de volgende stappen:

• Op basis van het profiel van het pensioenfonds, events, klachten en/of incidenten stelt het fonds vast welke maatmensen relevant zijn voor de omrekening/ omzetting/ conversie. Beoordeel vanuit het omrekenformularium de aandachtspunten.
• Het fonds gaat na of er maatmensen zijn die door combinatiefactoren (DRI-en) tot een verhoogde complexiteit leiden. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan deelnemers die een dienstverband hebben bij een werkgever, maar ook deels arbeidsongeschikt zijn. Vervolgens gaat het fonds na of deze hogere complexiteit bij het toepassen van het omrekenformularium leidt tot meer kans op fouten. 
• Het fonds bepaalt of er op basis van de pensioenregeling aanvullende maatmensen zijn te identificeren en of deze bij het toepassen van het omrekenformularium leiden tot een extra waarderingsmoment. Hierbij kan worden gedacht aan wijzigingen in de pensioenregeling, zoals een gewijzigde leeftijd voor wezenpensioen van maximaal 21 jaar in de huidige regeling naar 25 jaar in de nieuwe regeling, of aan voorwaardelijke onderdelen in de huidige regeling, zoals ANW Compensatiepensioen tot aan AOW-leeftijd. Het fonds beoordeelt of dit bij het toepassen van het omrekenformularium leidt tot (aanvullende) aandachtspunten bij de conversie naar het PPV. 
• Tot slot toetst het fonds op basis van een risico-inventarisatie of er nog aanvullende risico’s zijn die tot extra maatmensen leiden. 

Deze analyse leidt tot een set maatmensen. Het pensioenfonds volgt de maatmensen tijdens de omzetting. Het pensioenfonds voert voor deze maatmensen een handmatige narekening uit op basis van het omrekenformularium. Zo toont het pensioenfonds aan dat het omrekenformularium juist en volledig is toegepast. 

3.1.6    Uitvoeren integrale controle o.b.v. schaduwberekening
Een pensioenfonds kan een integrale controleberekening uitvoeren op basis van een schaduwberekening in een aparte omgeving. Het doel is vervolgens om de uitkomsten vanuit de conversie (en toepassen van stap 1 tot en met 3 van de standaardregel) te confronteren met de uitkomsten van de schaduwberekening.

3.1.7    Inrichten en testen van het conversieprogramma
Het pensioenfonds bereidt het conversieprogramma voor dat wordt gebruikt voor de transitie naar PPVs. De juiste en volledige werking van de conversieprogrammatuur wordt voorafgaand aan de daadwerkelijke uitvoering van de transitie vastgesteld. Het pensioenfonds is eindverantwoordelijk hiervoor. Daarbij kan het pensioenfonds steunen op het advies van zijn sleutelfunctiehouders (actuarieel, risicobeheer en/of interne audit,) en/of het rapport van een externe IT-auditor over de correcte werking van de conversieprogrammatuur van de PUO. 

De kaders voor het inrichten en testen van het conversieprogramma zijn:

1. Het pensioenfonds gebruikt het door het pensioenfondsbestuur vastgestelde (actuarieel) omrekenformularium. 
2. Het pensioenfonds zorgt voor de inrichting van de toepassing met deze parameters en rekenregels. 
3. Het pensioenfonds gaat na of deze toepassing conform het (actuarieel) omrekenformularium is ingericht. 
4. Het pensioenfonds stelt een test-set van maatmensen samen die representatief is voor de deelnemerspopulatie. 
5. Het pensioenfonds voert de benodigde testwerkzaamheden reproduceerbaar uit en legt de resultaten vast.

3.1.8    Borgen van betrouwbare waardering bij tussentijds invaren
Het bestuur stelt vast of tussentijds invaren, oftewel gedurende het jaar, verantwoord is in verband met de beschikbaarheid van informatie (zoals bestaan en waardering) die nodig is om het totaal beschikbaar pensioenvermogen te bepalen. 

Het pensioenfondsbestuur maakt voor tussentijds invaren een risicoanalyse ten aanzien van de vraag of:

• alle betrokken partijen aantoonbare interne beheersing hebben, en 
• zij een betrouwbare waardering van alle activa en passiva kunnen uitvoeren. 

Afhankelijk van deze analyse wordt een beslissing gemaakt over al dan niet tussentijds invaren.

Verder gelden twee aandachtspunten bij tussentijds invaren. Ten eerste de waardering van niet-beursgenoteerde beleggingen per balansmoment. Het pensioenfondsbestuur maakt een analyse in hoeverre de schattingsonzekerheid in de waardering van niet-beursgenoteerde beleggingen acceptabel is en wat de impact hiervan is op de hoogte van de PPV in relatie tot een herverdeling van het vermogen tussen de deelnemers en de risicobereidheid van het pensioenfonds.

Tweede aandachtspunt bij tussentijds invaren is dat per balansmoment het pensioenfonds beschikt over ISAE3402-rapportages en/of NV COS3000-rapportages van serviceproviders (o.a. pensioenadministratie, vermogensbeheerders, custodians, etc.) voor de periode (van 1 januari tot balansmoment van invaren) die de FTK-verantwoording betreft. Bij het ontbreken van een ISAE3402-rapportage over deze periode maakt het pensioenfonds een analyse van de impact hiervan en treft aanvullende waarborgen en/of verricht aanvullende werkzaamheden.

[1] Hiermee wordt bedoeld: het geheel van geautomatiseerde systemen waarmee de nieuwe pensioenregeling wordt uitgevoerd, bestaande uit de rekenkern voor de rechtenadministratie, gerelateerde toepassingen zoals incasso, excasso, ontsluiting van informatie aan deelnemers en koppelingen met het vermogensbeheer.

Deze good practice geeft een leidraad voor TM2. Een fonds moet kunnen aantonen dat de datakwaliteit tijdens de transitie is geborgd. Dit doet het fonds onder meer door na de transitie een externe accountant te vragen een oordeel te vellen over de juistheid en volledigheid van de transitie, zoals is geregeld in artikel 46, vierde lid, aanhef en onder sub b, Besluit uitvoering Pw en Wvb (BuPw). 

Naast dit artikel uit het BuPw zijn voor TM2 van belang:

• Artikel 150n Pensioenwet (Pw) over de omrekenmethoden en het aanwenden van het vermogen van het pensioenfonds. Hierin is de wijze waarop de rekenregels moeten worden geformuleerd wettelijk vastgelegd.
• Artikel 21 Regeling Pensioenwet en Wet verplichte beroepspensioenregeling (Regeling Pw) waarin de standaardregel is uitgewerkt en de wijze waarop deze moet worden toegepast.
• Bijlage 2a van de Regeling Pw waarin de formules zoals bedoeld in artikel 21, tweede lid Regeling Pw staan beschreven.