Inhoudsopgave:
- Inleiding
- Wettelijk kader
- Good Practice Waar kunnen de werkzaamheden voor het borgen van de datakwaliteit uit bestaan?
1. Inleiding
Voor pensioenfondsen en hun deelnemers die invaren is de datakwaliteit van essentieel belang. Beschikken over voldoende inzicht in de datakwaliteit, voorafgaand aan het invaren, is een vereiste om een volledig en evenwichtig invaarbesluit te nemen. De datakwaliteit is voor de deelnemers van belang omdat alleen met juiste en volledige data de individuele ‘pensioenvermogens’ juist kunnen worden berekend. Het is van belang dat een pensioenfonds vooraf zelf een afweging maakt en de risicobereidheid vaststelt voor datakwaliteit, waarbij in geval van overschrijdingen van de risicobereidheid actie wordt ondernomen om datakwaliteit weer binnen de vastgestelde risicobereidheid te krijgen.
2. Wettelijk kader
Bestaand wettelijk kader beheerste en integere bedrijfsvoering; artikel 143 Pensioenwet en artikel 18 Besluit FTK
Een pensioenfonds dient in het kader van artikel 143 Pensioenwet (Pw) en artikel 18 Besluit FTK, de beheerste en integere bedrijfsvoering, te beschikken over beleid ten aanzien van risicobeheersing. Uit de toelichting op artikel 143 Pw volgt dat ‘beheersen’ het hele traject van plannen, besturen, monitoren en bijsturen van doelstellingen en processen omvat. Het pensioenfonds dient voor het beheersen van processen onder meer te beschikken over een duidelijke organisatiestructuur en heldere rapportagelijnen. Beheersing van risico’s inzake datakwaliteit door pensioenfondsen is een essentieel onderdeel van de beheerste en integere bedrijfsvoering van een pensioenfonds. Daarom is op grond van artikel 18 Besluit FTK het beschikken over risicobeheersingsbeleid met betrekking tot datakwaliteit vereist.
Het pensioenfonds voert in het kader van dit risicobeheersingsbeleid risico analyses uit en werkt zijn beleid uit in organisatorische en administratieve procedures en maatregelen. Ook ziet het pensioenfonds toe op de aantoonbare naleving van deze procedures en maatregelen en voorziet het fonds in een systematische meting, bewaking, documentatie en rapportering van de gelopen risico’s. Het pensioenfonds dient daarom een analyse te maken van de datakwaliteitsrisico’s en daarnaar zijn taakuitvoering in te richten. Het pensioenfonds bepaalt risicogebaseerd welke maatregelen moeten worden getroffen.
Onderdeel van het risicobeheersingsbeleid is ook dat het pensioenfonds een afweging maakt in welke mate het bereid is risico's te nemen bij het inrichten van de interne beheersingsmaatregelen en uit te voeren vervolg- en herstelacties. In het beleid en in de governance wordt vastgesteld hoe deze risicobereidheid wordt bepaald en door wie de risicobereidheid wordt vastgesteld. Het pensioenfonds blijft jegens de pensioen- en aanspraakgerechtigden verantwoordelijk voor correcte uitvoering van de pensioenregeling en het uitvoeren van eventuele correctie- en herstelacties volgens haar eigen gestelde beleidsrichtlijnen.
Aanvullend wettelijk kader (Wet toekomst pensioenen) in verband met de transitie
In het kader van de transitie heeft de wetgever naast de al geldende wettelijke bepalingen nog specifiek voor de transitie aanvullende voorwaarden gesteld aan de beheersing van datakwaliteit en de juistheid en volledigheid van pensioendata. Artikel 150i Pw bepaalt dat een pensioenfonds een implementatieplan opstelt indien de pensioenovereenkomst wordt gewijzigd met als doel om te voldoen aan het nieuwe kader zoals geïntroduceerd met de Wet toekomst pensioenen.
In artikel 46, derde lid, Besluit uitvoering Pw en Wvb is de inhoud van het implementatieplan nader uitgewerkt. Bijvoorbeeld dat een pensioenfonds een analyse opneemt ten aanzien van onder meer:
- de beschikbaarheid van data voor, tijdens en na de transitie en de beheersing van de risico’s hierbij;
- de datakwaliteit voor, tijdens en na de transitie en de beheersing van de risico’s hierbij;
- de procesbeheersing en de beheersing van de risico’s hierbij, waarbij tevens de onderbouwing van de risicoanalyse die na de inwerkingtreding van de Wet toekomst pensioenen is uitgevoerd wordt opgenomen.
Naast de hiervoor genoemde analyse bepaalt artikel 46, vierde lid, Besluit uitvoering Pw en Wvb dat een fonds moet kunnen aantonen dat de datakwaliteit voor, tijdens en na de transitie geborgd is. Het uitvoeren van de hiervoor bedoelde risicoanalyse vormt hiervoor een goed uitgangspunt. Een pensioenfonds dat besluit tot een collectieve waardeoverdracht van de opgebouwde pensioenaanspraken en pensioenrechten geeft daarbij tevens aan hoe zij de kwaliteit van de data zekerstelt voor, tijdens en na de transitie. Dat doet het pensioenfonds door:
- voorafgaand aan het indienen van het implementatieplan een externe accountant of een externe IT-auditor (een in de ledenlijst van NOREA vermelde gekwalificeerde IT-auditor) opdracht te geven werkzaamheden te verrichten waarmee het fondsbestuur in staat wordt gesteld een oordeel te vormen over de juistheid en volledigheid van de relevante pensioendata benodigd voor de transitie. De resultaten van de bevindingen van de accountant of de IT-auditor, de wijze waarop de eventuele bevindingen zijn opgevolgd en de oordeelsvorming van het fonds dienen opgenomen te worden in het implementatieplan of meegestuurd te worden bij indiening van het implementatieplan bij De Nederlandsche Bank; en
- na de transitie een externe accountant opdracht te geven een oordeel te vellen over de juistheid en volledigheid van de transitie, waaronder tenminste de berekeningen die ten grondslag liggen aan de verdeling van vermogens en, indien van toepassing, het compensatiedepot, de solidariteitsreserve of de risicodelingsreserve bij invaren.
De werkzaamheden ten aanzien van het aantonen dat de datakwaliteit in de fase voorafgaand aan het indienen van het implementatieplan worden op grond van artikel 46, vierde lid, Besluit Pw en Wvb verricht door een externe accountant of een externe IT-auditor. De werkzaamheden van de externe accountant of externe IT-auditor bestaan minimaal uit een opdracht in de vorm van een controlestandaard over overeengekomen specifieke werkzaamheden (dit kan een COS 4400N of Richtlijn 4400 betreffen) om het pensioenfondsbestuur in staat te stellen een oordeel te vormen over de juistheid en volledigheid van de relevante pensioendata benodigd voor de transitie. Als goed voorbeeld ziet DNB ook een COS3000 of equivalent als een toereikende rapportagevorm.
Uit de toelichting op artikel 46 Besluit uitvoering Pw en Wvb blijkt dat het pensioenfondsbestuur zich een oordeel dient te vormen over de (inhoudelijke) juistheid en volledigheid van de relevante pensioendata die nodig zijn om te kunnen invaren. Voor deze oordeelsvorming is het op grond van artikel 46 Besluit uitvoering Pw en Wvb vereist, voorafgaand aan het indienen van het implementatieplan de hiervoor genoemde werkzaamheden uit te voeren.
Uitgangspunt van de werkzaamheden voorafgaand aan de besluitvorming is volgens de toelichting in het besluit uitvoering Pw en Wvb dat bevindingen die wijzen op materiële tekortkomingen in de data, waardoor de voor het invaarbesluit benodigde berekeningen een onjuist beeld kunnen geven, vóór het nemen van het invaarbesluit moeten zijn opgelost. En dat de overige bevindingen met gevolgen voor de hoogte van de aanspraken van de deelnemers vóór de beoogde invaardatum moeten zijn opgelost.
Onderstaand is een voorbeeld opgenomen van de te nemen stappen voor beheersing, beleidsvorming, risicoanalyse, rapportage en uitvoering ten aanzien van datakwaliteit voor een transitie bij invaren. Van belang is dat de gekozen aanpak wordt afgestemd met de externe accountant of IT-auditor in verband met de uitvoering van hun werkzaamheden en daarnaast met DNB. Dit afstemmen met DNB hoeft niet indien gebruikt wordt gemaakt van het Voorbeeld-AUP-werkprogramma zoals opgesteld door de NBA en NOREA. Het pensioenfonds blijft op grond van artikel 46b Besluit uitvoering Pw en Wvb eindverantwoordelijk voor de opdracht aan de externe accountant of IT-auditor en de verrichte werkzaamheden. Een pensioenfonds is verplicht een externe accountant of externe IT-auditor opdracht te geven werkzaamheden te verrichten waarmee het fondsbestuur in staat wordt gesteld een oordeel te vormen over de juistheid en volledigheid van de relevante pensioendata.
3. Good Practice: Waar kunnen de werkzaamheden voor het borgen van de datakwaliteit uit bestaan?
Onderstaande good practices bieden een stappenplan met werkzaamheden om tot een adequate invulling van de benodigde beleidsvorming, risicoanalyse en uitvoering te komen om datakwaliteit te kunnen beheersen. Door deze stappen te zetten wordt het pensioenfondsbestuur in staat gesteld zich een oordeel te vormen over de datakwaliteit in het kader van de Wet toekomst pensioenen. Hiermee is een pensioenfonds in staat invulling te geven aan een beheerste en integere bedrijfsvoering, in het licht van het geschetste wettelijk kader, ten aanzien van het beheersen van datakwaliteit. Het sluit op deze wijze aan op het plannen, besturen, monitoren en bijsturen van doelstellingen en processen en het beschikken over een duidelijke organisatiestructuur en heldere rapportagelijnen. De good practices sluiten ook aan op in de sector ontplooide initiatieven op dit thema.
Sleutelfunctiehouders vervullen vanuit hun taak, rol en verantwoordelijkheid een belangrijke rol in de evenwichtige en beheerste transitie naar het nieuwe pensioenstelsel. DNB vindt het een good practice als sleutelfunctiehouders vroegtijdig hun taak en rol nemen en aantoonbaar worden betrokken bij alle stappen in de werkzaamheden van het borgen van datakwaliteit bij pensioenfondsen. Sleutelfunctiehouders kunnen hun betrokkenheid expliciteren door in de hieronder benoemde stappen specifieke rapportages op te stellen en deze aan het fondsbestuur te rapporteren.
De mogelijke stappen zijn:
Stap 1: OPZET DATAKWALITEITBELEID
Het pensioenfonds (her)formuleert op grond van artikel 143 Pw en artikel 18 Besluit FTK het (bestaand) beleid voor datakwaliteit, zodat het datakwaliteitbeleid ook geschikt is voor de transitie in het kader van de Wet Toekomst Pensioenen. Uitgangspunten die daarbij betrokken kunnen worden zijn kwalitatieve en kwantitatieve risicobereidheid zoals wordt gehanteerd binnen het datakwaliteitsbeleid en het proces en de criteria voor het identificeren van kritieke data-elementen (KDE's). Daarnaast is het beleid voor herzieningen en/of correcties in lijn gebracht met de uitgangspunten van het (geherformuleerde) datakwaliteitsbeleid.
Een KDE is een data-element dat nodig is voor het berekenen van de aanspraak (en voor een juiste en volledige wijze van invaren) van de deelnemer en waarmee het pensioenfonds kan aantonen dat een deelnemer krijgt waar hij recht op heeft. Een KDE sluit aan op de relevante pensioenregeling, geeft een getal, waarde of type weer en kan getoetst worden op juistheid en volledigheid.
De risicobereidheid, zoals opgenomen in het datakwaliteitsbeleid, beschrijft in kwalitatieve en kwantitatieve normen de soort en hoeveelheid risico’s die een pensioenfonds kan en bereid is te accepteren bij het nastreven van haar doelstellingen met betrekking tot datakwaliteit.
Uit de toelichting op artikel 46 Besluit uitvoering Pw en Wvb blijkt dat de externe accountant of de externe IT-auditor werkzaamheden verricht naar de dataelementen die gegeven de pensioenadministratie van het pensioenfonds kritiek zijn en op de controles op de pensioenadministratie die het pensioenfonds heeft uitgevoerd.
