In de Good Practice borging van datakwaliteit door pensioenfondsen heeft DNB handvatten gegeven voor een invulling van de te nemen stappen voor beheersing, beleidsvorming, risicoanalyse, rapportage en uitvoering ten aanzien van de datakwaliteit voor een Wtp transitie met invaren. De zesde stap in die Good Practice is het bestuursbesluit over datakwaliteit voor invaren. Ondertussen heeft DNB de eerste (partiële) invaarmeldingen ontvangen, en ervaring opgedaan met de beoordeling hiervan. Dit is de aanleiding geweest om in deze aanvullende Good Practice handvatten mee te geven voor aantoonbaar weloverwogen bestuursbesluiten die goed onderbouwd en vastgelegd zijn.
Hieronder is een aantal good practices voor het (integrale) bestuursbesluit over datakwaliteit voor invaren opgenomen1. Deze good practices zijn gekoppeld aan de stappen 2 tot en met 4 uit de al bestaande Good Practice borging van datakwaliteit door pensioenfondsen.
Good Practice:
Een fondsbestuur heeft een besluit genomen over de datakwaliteit voor invaren op basis van een risicobeoordeling op het niveau van kritieke data-elementen (KDE’s). Bij die KDE’s heeft het fonds rekening gehouden met de risicogroepen die het fonds voor haar eigen fondsspecifieke situatie heeft vastgesteld. Denk hierbij aan de specifieke pensioenregeling die wordt uitgevoerd door het pensioenfonds en de inkomende waardeoverdracht die heeft plaatsgevonden voor een groep deelnemers. De risicogroepen van het fonds zijn vastgesteld op basis van geïdentificeerde informatie over de populatie van het fonds en op basis van een combinatie van KDE’s. Het fonds is hierbij verder gegaan dan enkel de standaardlijst die door de pensioenuitvoeringsorganisatie is opgesteld, en baseert zich hierbij ook op klachten, events en incidenten vanuit het verleden.
Dit is volgens DNB een Good Practice omdat het bestuur op deze manier laat zien dat het in de besluitvorming over de datakwaliteit voor invaren rekening gehouden heeft met de eigen fondsspecifieke risico’s: risico’s die voortkomen uit de aard van het pensioenfonds, de pensioenregeling en de deelnemerspopulatie.
Good Practice:
Het besluit over de datakwaliteit voor invaren is door het fondsbestuur genomen op basis van een zelfstandig leesbare risicobeoordeling waarbij inzicht is gegeven in de datakwaliteit van de individuele KDE’s en de uit te voeren werkzaamheden per KDE. Uit het bestuursbesluit en de onderliggende risicobeoordeling is direct goed terug te lezen hoe rekening gehouden is met:
Dit vinden wij een Good Practice, omdat het bestuur laat zien op basis waarvan het een inhoudelijk oordeelt velt over de aanvullende werkzaamheden die nodig zijn om de datakwaliteit te toetsen en te corrigeren (‘get clean’) en over de beheersing van de kwaliteit van de data voor de periode tot invaren (‘stay clean’). Ook maakt het bestuur op deze manier inzichtelijk dat het een bewuste keuze gemaakt heeft voor het accepteren van netto risico’s of het mitigeren van de resterende netto risico’s.
Als uit de risicobeoordeling duidelijk blijkt hoe de risico’s zijn opgebouwd en hoe met deze risico’s wordt omgegaan, is voor het bestuur en de fondsorganen vast te stellen dat dit conform de door het fonds vastgestelde normen is uitgevoerd. Als uit de omschrijving van een beheersmaatregel duidelijk blijkt wat de inhoud is van deze beheersmaatregel (en deze niet bestaat uit enkel generieke omschrijvingen zoals ‘4-ogen principe toegepast’ of ‘control 10 uitgevoerd’), kan het bestuur controleren of de beheersmaatregel een bruto risico voldoende mitigeert en op basis daarvan een besluit nemen.
Good practice:
In de besluitvorming over de datakwaliteit voor invaren heeft een fondsbestuur weergegeven welke generieke en specifieke data-analyses zijn uitgevoerd en wat op basis van de risico-analyse de onderbouwing is geweest voor deze data-analyses in de specifieke situatie van het fonds, alsmede de specifieke pensioenregelingen die het fonds voert. De generieke analyses gaan hierbij in op zaken die (vaak) breder spelen, terwijl de specifieke analyses ingaan op zaken die (vooral) bij het specifieke fonds spelen. In het bestuursbesluit ligt vast dat voor alle KDE’s zekerheid is verkregen door het uitvoeren van data-analyses of deelwaarnemingen, gebaseerd op de risicobeoordeling.
Dit is volgens DNB een Good Practice, omdat het bestuur op deze manier op een inzichtelijke manier vastlegt dat het een gewogen besluit heeft kunnen nemen over de plausibiliteit en de juistheid van de data voor invaren. Hierbij wordt voor de specifieke populatie en regeling die zal invaren vastgesteld dat er voldoende data-analyses zijn uitgevoerd, passend bij de eigen beleidskaders en de fondsspecifieke situatie, om een oordeel te kunnen vellen over de volledigheid, de juistheid en de plausibiliteit van de data.
Good Practice:
In het bestuursbesluit over de datakwaliteit voor invaren maakt een bestuur zichtbaar hoe de risicobeoordeling en de data-analyses, waarin outliers worden geïdentificeerd, vervolgens hebben geleid tot de deelwaarnemingen die zijn uitgevoerd.
Dit is een Good Practice volgens DNB, omdat het bestuur op deze manier helder vastlegt dat de specifieke werkzaamheden risicogebaseerd zijn uitgevoerd op basis van eerder vastgestelde risicogroepen, KDE’s en de vastgestelde MTA. Hiermee onderbouwt het fonds in hoeverre voor alle deelnemers en/of risicogroepen voldoende deelwaarnemingen zijn uitgevoerd om op basis van deze informatie een oordeel over de datakwaliteit te kunnen vellen.
Als uit de beschrijving van de risico-analyse en de gedefinieerde risicogroepen duidelijk blijkt welke analyses en deelwaarnemingen zijn uitgevoerd (en hierin bijvoorbeeld niet wordt beperkt tot enkel de aantallen analyses), is het voor het bestuur en de fondsorganen controleerbaar of alle risicogroepen en KDE’s zijn geraakt.
Good Practice:
In de besluitvorming over datakwaliteit voor invaren heeft het fondsbestuur expliciet de uitkomsten van de data-analyses en deelwaarnemingen vastgelegd en expliciet vastgesteld dat, conform het fondsbeleid, voldoende opvolging is gegeven aan deze uitkomsten.
Dit is volgens DNB een Good Practice, omdat de fondsorganen en andere stakeholders zo kunnen nalezen hoe het bestuur de uitkomsten van de generieke en de specifieke analyses en deelwaarnemingen gewogen heeft in het positieve oordeel over de kwaliteit van de data. Hieruit blijkt ook dat gevonden fouten in de individuele aanspraak zijn afgezet tegen de vastgestelde MTA en dat het hieruit voortvloeiende vervolgonderzoek en de eventuele herstelacties zijn afgerond conform het eigen beleid van het pensioenfonds.
Good Practice:
Een fondsbestuur heeft een besluit genomen over de datakwaliteit voor invaren waarbij het bestuur expliciet ook de uitkomsten en conclusies uit de datakwaliteitsrapportages zichtbaar meeweegt. In die rapportages wordt het bestuur geïnformeerd over de (status van de) werkzaamheden in het kader van ‘stay clean’ en die in het kader van ‘get clean’.
Dit is volgens DNB een Good Practice, omdat het fondsbestuur laat zien dat het fonds de controle heeft over de werkzaamheden die reeds uitgevoerd zijn en wat nog uitgevoerd moet worden in de periode tot aan invaren, en dit (inclusief de bijbehorende tijdslijnen) heeft meegewogen in het bestuursbesluit over datakwaliteit voor invaren. Op deze manier is voor de fondsorganen en andere stakeholders in te zien dat het bestuur een beoordeling heeft gedaan over de datakwaliteit ten opzichte van de eigen gestelde normen.
Good Practice:
Een fondsbestuur heeft in het bestuursbesluit over de datakwaliteit voor invaren expliciet onderbouwd hoe het bestuur de inhoudelijke oordelen van de verschillende sleutelfunctiehouders heeft meegewogen, waarbij bovendien expliciet is vermeld hoe het oordeel van de sleutelfunctiehouders over eventuele uitzonderingen in de AUP zijn meegewogen.
DNB vindt dit een Good Practice, omdat sleutelfunctiehouders binnen het bestaande wettelijke kader2 een belangrijke rol hebben. Ook binnen de transitie en de te doorlopen stappen voor datakwaliteit voor invaren hebben sleutelfunctiehouders een belangrijke rol, taak en verantwoordelijkheid. Over de mogelijke invulling van de rol van de verschillende sleutelfunctiehouders in de onderliggende stappen vindt u meer informatie in de Good Practice borging van datakwaliteit door pensioenfondsen.
Aan de hand van deze good practice wordt een leidraad gegeven voor de volgende wet- en regelgeving:
DISCLAIMER
Good practices bevatten suggesties of aanbevelingen voor onder toezicht staande instellingen. Het zijn voorbeelden van mogelijke toepassingen die naar het oordeel van DNB goede invulling geven aan de verplichtingen uit wet- en regelgeving. Good practices zijn indicatief van aard en instellingen zijn vrij om een andere toepassing te kiezen, zo lang men anderszins voldoet aan de wet- en regelgeving. Voor een nadere toelichting op de status van de beleidsuitingen van DNB zie de Leeswijzer beleidsuitingen DNB op Open Boek Toezicht.
1 Dit document bevat geen good practices over het bestuursbesluit met betrekking tot stap 5 uit de al bestaande Good Practice borging van datakwaliteit door pensioenfondsen. Zie voor meer informatie over (het bestuursbesluit over) de datakwaliteit voor invaren artikel 46 van Besluit Pw en Wvb (incl. toelichting), de bestaande Good Practice en de Q&A Wat doet een pensioenfonds om de datakwaliteit bij invaren te borgen.
2 Zie artikel 143a van de Pw.
De vaststelling en onderbouwing van de risicohouding is onderwerp van gesprek geweest in zowel het Pensioenplatform van oktober als december 2023.
Lees meer TRANSITIENIEUWS - Q&A risicohouding uitgebreid na constructieve gesprekken met sector
Op donderdag 13 juni van 10.00-11.30 kunt u deelnemen aan de pilot van het WTP-webinar van DNB. Het onderwerp van dit eerste WTP webinar is ‘Onderbouwing van een evenwichtige transitie’.
Lees meer TRANSITIENIEUWS – Schrijf u nu in voor het WTP-webinar ‘Onderbouwing van een evenwichtige transitie’
DNB en acht andere autoriteiten en inspecties hebben op 11 april 2024 een samenwerkingsprotocol getekend in het kader van de Wet bescherming klokkenluiders. Het samenwerkingsprotocol is op 8 mei 2024 gepubliceerd in de Staatscourant.
Lees meer DNB tekent samenwerkingsprotocol Wet bescherming klokkenluiders
De Nederlandsche Bank publiceert een nieuw document dat financiële instellingen praktische handvatten geeft bij de vervulling van hun rol als poortwachter ter bescherming van de sector tegen financieel economische criminaliteit. Een belangrijk uitgangspunt daarbij is de risicogebaseerde benadering.
Lees meer Resultaten consultatie Q&As en Good Practices Wwft
