Aandachtspunten uit ons toezicht op trustkantoren

Samenhang normenkader Wtt 2018

Een belangrijke bevinding uit onze onderzoeken is dat het erop lijkt dat veel trustkantoren de artikelen van de Wtt 2018 als los van elkaar staande normen zien en niet als één samenhangend geheel, terwijl dit nadrukkelijk wel de bedoeling is.

Zo dragen de verschillende onderdelen van bijvoorbeeld de artikelen 25 en 27 van de Wtt 2018 bij aan het verkrijgen van een goed inzicht in de risico’s van de cliënt.  Met dit inzicht kan men voldoen aan de vereisten zoals opgenomen in artikel 26 van de Wtt 2018. Zonder een goed inzicht te hebben in het doel van een structuur en de groep, de relevante delen van die structuur en de groep waartoe deze behoort en de herkomst en bestemming van middelen is het immers niet mogelijk om een goede integriteitsrisicoanalyse uit te voeren. Deze onderdelen vormen samen de som van de risico’s.

Verwacht wordt dat een trustkantoor bij het uitvoeren van onderzoek niet uitsluitend afgaat op informatie die de cliënt aanlevert. Het trustkantoor doet zelf onderzoek en vormt een oordeel over een cliënt of een relatie op basis van een analyse.

Een belangrijk aandachtspunt is dat een trustkantoor dit onderzoekt en deze analyse ook goed vastlegt, zoals dat in de Wtt 2018 is omschreven. Niet alleen voor het trustkantoor zelf, maar ook voor de compliancefunctie, de auditfunctie en de toezichthouder.

Onderzoek vermogenspositie UBO

Op trustkantoren rust een inspanningsverplichting om de vermogenspositie van de uiteindelijke belanghebbende (UBO) met zoveel mogelijk zekerheid vast te stellen. De manier waarop trustkantoren invulling geven aan deze inspanningsverplichting, varieert. Wij constateren regelmatig dat trustkantoren geen indicatie van de totale omvang en de opbouw van het vermogen vastgelegd hebben, of dat een onderbouwing hiervan ontbreekt. Daarmee is de vermogenspositie van de UBO niet of onvoldoende vastgesteld. Een voorbeeld van een onderzoek dat wel voldoet, troffen wij aan bij een trustkantoor dat de (vertegenwoordiger van de) UBO een specifieke vermogensvragenlijst liet invullen. Daarnaast bevatte het dienstverleningsdossier een uiteenzetting van de verschillende vermogensbestanddelen van de UBO (vastgoed, banksaldi, aandelenbelangen, etc.), die met bewijsstukken, waaronder jaarrekeningen en kadastrale uittreksels, onderbouwd was.

Vaststellen relevante onderdelen van de structuur

In het cliëntenonderzoek besteedt het trustkantoor ook aandacht aan de relevante onderdelen van de structuur. Dit is bijvoorbeeld nodig om de formele eigendoms- en zeggenschapsstructuur van een doelvennootschap in kaart te brengen en om vast te stellen dat alle relevante entiteiten in de structuur van de doelvennootschap zijn ingeschreven in het handelsregister of een daarmee vergelijkbaar register in het buitenland. Welke entiteiten in ieder geval tot de relevante onderdelen van de structuur gerekend worden, is uitgewerkt in de memorie van toelichting bij de Wtt 2018. In de praktijk zien wij dat trustkantoren niet altijd alle relevante onderdelen van de structuur onderzoeken. Zo constateerden we tijdens een toezichtonderzoek dat een trustkantoor het onderzoek naar de formele eigendoms- en zeggenschapsstructuur beperkte tot aandeelhouders die ten minste tien procent zeggenschap in de doelvennootschap uitoefenden. Aandeelhouders die niet aan dit criterium voldeden, werden door het trustkantoor niet tot de relevante onderdelen van de structuur gerekend. Dit is echter niet in lijn met de wettelijke vereisten, omdat alle entiteiten die zeggenschap in de doelvennootschap uitoefenen een relevant onderdeel van de structuur vormen.

Aanvang dienstverlening voor afronding cliëntenonderzoek

De uitvoering van het cliëntenonderzoek is niet vrijblijvend: het is verboden een zakelijke relatie aan te gaan of trustdiensten te verlenen indien het cliëntenonderzoek niet voldoet aan de wettelijke vereisten (artikel 23 Wtt 2018). Desondanks zien wij in de praktijk dat trustkantoren al starten met het verlenen van trustdiensten, terwijl het cliëntenonderzoek nog loopt of onvolledig is. Zo stuitten wij tijdens een toezichtonderzoek op een trustkantoor dat nog informatieverzoeken uit had staan bij haar cliënt over de vermogenspositie van de UBO en de onderdelen van de structuur. Het trustkantoor was echter al wel ingeschreven in het handelsregister als bestuurder van de doelvennootschap. We willen benadrukken dat een trustkantoor pas kan starten met het verlenen van trustdiensten, nadat het cliëntenonderzoek volledig uitgevoerd is.

Transactieprofiel

In artikel 27 tweede lid onder b Wtt 2018 is de verplichting opgenomen om een transactieprofiel op te stellen. In de praktijk constateren we dat een transactieprofiel niet altijd up-to-date, niet volledig of niet specifiek genoeg is. Niet altijd zijn alle bankrekeningnummers of betalingsbevoegdheden vermeld, maar ook is gebleken dat niet alle verwachte in- en uitgaande geldstromen en transacties zelf duidelijk zijn beschreven. Toekomstige, onzekere transacties worden vaak weggelaten en kleine, structurele bedragen, bijvoorbeeld de kosten voor de dienstverlening van een belastingadviseur, zijn vaak niet opgenomen.

Om als trustkantoor een effectieve en adequate voortdurende controle uit te kunnen oefenen op alle transacties die worden verricht gedurende een zakelijke relatie is het belangrijk dat een transactieprofiel tenminste de volgende kenmerken heeft:

• Een transactieprofiel is actueel. Dat wil zeggen dat het transactieprofiel up to date is en van een datum voorzien is. Ook worden wijzigingen tijdig verwerkt.
• Een transactieprofiel is volledig. Met andere woorden het transactieprofiel bevat een overzicht van alle bankrekeningnummers, namen van begunstigden en betalingsbevoegden, relevante activiteiten, e.d.
• Een transactieprofiel is voldoende specifiek. Dat betekent dat de verwachte posten/geldstromen en transacties duidelijk beschreven zijn, inclusief een vermelding van bedragen, diensten en frequentie. Indien gebruik gemaakt wordt van grensbedragen, dan zijn deze goed onderbouwd, waarbij ondergrens en bovengrens niet teveel uiteen liggen.
• Daarnaast is het van belang dat een transactieprofiel overzichtelijk is. Dat wil zeggen dat gebruik gemaakt wordt van een inzichtelijk schema waarin geldstromen op heldere en eenvoudige wijze zijn weergegeven.
• Ook is een gedegen onderbouwing van belang. Het transactieprofiel is voorzien van een onderbouwing bestaande uit relevante stukken die de geprognosticeerde geldstromen en transacties toelichten en verklaren.
• Tot slot is het van belang om het transactieprofiel als zelfstandig onderdeel vastgelegd te hebben in het dienstverleningsdossier en daadwerkelijk actief te gebruiken. Het transactieprofiel is niet weggeschreven of opgenomen in een ander gedeelte van het cliëntenonderzoek of review.

Een transactieprofiel waarbij rekening is gehouden met voornoemde voorwaarden kan daadwerkelijk bijdragen aan een effectieve voortdurende controle op de doelvennootschap en het detecteren van ongebruikelijke transacties en/of afwijkende transactiepatronen en aan de beheersing van de vastgestelde integriteitsrisico’s van de doelvennootschap en de cliënt.

Bij dienstverlening aan operationele doelvennootschappen, waar dagelijks grote volumes aan betalingen doorheen gaan, kan het een uitdaging zijn voor een trustkantoor om alle betalingen handmatig te monitoren, verbanden tussen transacties te onderzoeken en ongebruikelijke transactiepatronen te detecteren. In dit geval verwacht DNB dat er gebruik wordt gemaakt van elektronische middelen om dergelijke grote volumes aan transacties op een adequate wijze te monitoren.