Tweede echelon - veelgestelde vragen

Vraag

Vallen medewerkers die geen leidinggevende functie vervullen onder de doelgroep?

Antwoord

Nee. Onder de doelgroep vallen alleen personen die aan onderstaande drie punten voldoen:

• Ze zijn werkzaam onder verantwoordelijkheid van een bank of verzekeraar met zetel in Nederland.
• Ze vervullen een leidinggevende functie direct onder het echelon van de bestuurders.
• Ze zijn verantwoordelijk voor natuurlijke personen van wie de werkzaamheden het risicoprofiel van de instelling wezenlijk kunnen beïnvloeden.

Vraag

Welke leidinggevenden maken geen deel uit van de doelgroep?

Antwoord

Hieronder staan voorbeelden van leidinggevende functies die niet tot de doelgroep behoren. Het gaat om leidinggevenden verantwoordelijk voor: strategie, fiscale zaken, reporting, operations, IT, vastgoed, products, client services, front office, marketing, sales, commerciële afdeling, bijzonder beheer, organisatieverandering / transformation office, project management office, communicatie, innovatie, sustainable development / sustainability, procurement office, facility services, bestuurssecretariaat.

Let op: in de praktijk zien we dat veel instellingen eerder te veel dan te weinig leidinggevenden op de lijst zetten om ter toetsing aan DNB te worden aangeboden. DNB houdt zich bij de beoordeling of u de juiste doelgroep heeft gekozen aan de criteria voor de doelgroep op Open Boek Toezicht en bovenstaande lijst. Als u dossiers opstuurt van functionarissen die niet tot de doelgroep horen, nemen wij die niet in behandeling. Wij brengen u hiervan op de hoogte.

Vraag

Kan de instelling een leidinggevende benoemen onder voorbehoud?

Antwoord

Nee. Een leidinggevende moet vóór zijn of haar indiensttreding door DNB betrouwbaar worden bevonden. U kunt de leidinggevende-in-wording wel mee laten lopen, maar hij of zij mag geen beslissingen nemen. Wij verwachten dat de bestuurders van de instelling ervoor zorgdragen dat een leidinggevende-in-wording geen beslissingen neemt.

Vraag

Vallen tijdelijke leidinggevenden uit het tweede echelon onder de doelgroep?

Antwoord

Ja. Als externen worden aangetrokken die tijdelijk behoren tot de leidinggevenden uit het tweede echelon, moeten zij voor aanvang van hun werkzaamheden door DNB getoetst worden op betrouwbaarheid. U dient deze interim leidinggevenden zelf te toetsen op geschiktheid.

Vraag

Bij (zeer) kleine verzekeraars kan sprake zijn van weinig personeel dan wel personen die meerdere (sleutel)functies vervullen. Wie wordt dan getoetst voor sleutelfuncties?

Antwoord

Bij kleinere instellingen is het denkbaar dat er geen aparte leidinggevende is voor een specifieke functie. Ontbreekt een managementlaag vanwege de geringe omvang van de verzekeraar, dan is de verantwoordelijk leidinggevende voor de desbetreffende functie een van de personen die de verzekeraar daadwerkelijk bestuurt. Bij deze instellingen leidt de nieuwe wetgeving dus niet tot een uitbreiding van het aantal te toetsen personen. De bestuurder moet ervoor zorgen dat de functie waarvoor hij of zij verantwoordelijk is, doeltreffend en adequaat wordt ingevuld. DNB besteedt daaraan extra aandacht bij de toetsing van de bestuurders.

Vraag

Wordt een leidinggevende uit het tweede echelon die al eerder door DNB of de AFM op betrouwbaarheid is getoetst, opnieuw door DNB getoetst?

Antwoord

Nee. De betrouwbaarheidstoets vindt eenmalig plaats, namelijk als een kandidaat voor het eerst een leidinggevende functie gaat vervullen waarvoor een toetsing op betrouwbaarheid nodig is. Als een reeds getoetste leidinggevende binnen de instelling een andere functie krijgt die ook binnen de doelgroep valt, dan kan dit aan DNB worden gemeld via een brief of e-mail aan het Expertisecentrum toetsingen (toetsing.expertisecentrum@dnb.nl). Voor een eerder getoetste leidinggevende die bij een andere instelling een tweede-echelon functie gaat vervullen wil DNB wel een Aanvraagformulier Aanvangstoetsing Tweede Echelon en een Aanvraagformulier Betrouwbaarheidsonderzoek ontvangen. Ook verwacht DNB dat de instelling onderzoek doet naar de betrouwbaarheid in openbare bronnen en eventueel in eigen systemen en het format Resultaten betrouwbaarheidsonderzoek onderneming invult. Zo weten DNB en de instelling dat er geen nieuwe bijzonderheden op het gebied van betrouwbaarheid spelen.

Vraag

Moet er opnieuw onderzoek worden gedaan naar de betrouwbaarheid van de leidinggevenden in de doelgroep als deze al eerder zijn onderzocht door de instelling in het kader van pre-employment of in-employment screening?

Antwoord

Ja. DNB wil graag dat naar alle personen die ter toetsing worden voorgedragen een up-to-date onderzoek is gedaan door de instelling. Hierbij dient in ieder geval het volgende te worden gecontroleerd:

• Het ingevulde Formulier Betrouwbaarheidsonderzoek tweede echelon
• Eigen systemen
• Databanken en openbare bronnen

Dit betekent niet dat de eigen screening moet worden overgedaan. Die screening is meestal uitgebreider dan wat hierboven staat. Als de screening minder dan een half jaar geleden is gedaan, en bovenstaande punten zijn daarin meegenomen, dan geldt dit als up-to-date betrouwbaarheidsonderzoek.

Vraag

Hoe moet de instelling omgaan met de eisen van betrouwbaarheid en geschiktheid bij uitbesteding van de werkzaamheden?

Antwoord

DNB krijgt veel vragen van kleine verzekeraars die de werkzaamheden van een of meer sleutelfuncties uitbesteden. Als de werkzaamheden van een sleutelfunctie (deels) worden uitbesteed, blijft de instelling zelf volledig verantwoordelijk voor de uitbestede taken. De verzekeraar dient vast te stellen wie binnen de verzekeraar (eind)verantwoordelijk is voor de uitvoering van deze sleutelfunctie en dus moet voldoen aan de geschiktheid- en betrouwbaarheidseisen. Doorgaans is dit een van de bestuurders.

Ook bij kleine banken kunnen functies die tot de doelgroep van de tweede echelontoetsingen horen, worden uitbesteed. Ook dan geldt de regel dat de bank zelf volledig verantwoordelijk blijft voor de uitbestede taken.

DNB toetst personen bij de derde partij aan wie de werkzaamheden worden uitbesteed niet op betrouwbaarheid. Het is aan u om een goede keuze te maken aan wie u werkzaamheden uitbesteedt en te beredeneren waarom deze persoon geschikt is voor de uitoefening van de functie en zijn of haar betrouwbaarheid te waarborgen. Dit kan bijvoorbeeld door in de overeenkomst met de leverancier vast te leggen dat de leverancier verantwoordelijk is voor de geschiktheid en de betrouwbaarheid van de personen die de werkzaamheden uitvoeren.

Vraag

Kan de instelling een eigen format gebruiken om de resultaten van haar eigen betrouwbaarheidsonderzoek naar DNB te sturen?

Antwoord

Nee. U moet gebruikmaken van het format Resultaten betrouwbaarheidsonderzoek onderneming. In dit format staan de openbare bronnen genoemd die u kan onderzoeken. Ook is er ruimte om aan te geven of u andere openbare bronnen heeft doorzocht. Zo krijgt DNB inzicht in het onderzoek dat u heeft gedaan.

Vraag

Kan de instelling voor haar eigen betrouwbaarheidsonderzoek volstaan met een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)?

Antwoord

Nee. Bij een VOG wordt onder meer gecontroleerd of er strafbare feiten gepleegd zijn die in het kader van de functie relevant zijn. Dit is een controle die DNB ook zelf doet. DNB verwacht dat u onderzoek doet naar de betrouwbaarheid van de leidinggevende door de informatiebronnen te raadplegen die vermeld staan onder Tweede echelon: toets op betrouwbaarheid. De handelingen die u zelf niet kunt verrichten, zoals het opvragen van gegevens uit bepaalde registers, doet DNB.