DNB publiceert ‘Werkwijze inzien en kopiëren van digitale gegevens’ ten bate van eDiscovery onderzoek

Door DNB aangewezen toezichthouders beschikken over de bevoegdheid die de Algemene wet bestuursrecht (Awb) toekent om inzage te vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden en daarvan kopieën te maken. Ook zijn zij bevoegd om inlichtingen te vorderen.

De Digitale werkwijze geeft op hoofdlijnen weer hoe de toezichthouders van DNB te werk zullen gaan bij het uitoefenen van genoemde bevoegdheden voor zover DNB daarbij digitale gegevens vordert. De Digitale werkwijze beschrijft de bij een eDiscovery onderzoek gevolgde procedure vanaf het moment dat de digitale gegevens door de toezichthouders zijn geselecteerd die naar hun aard en/of inhoud redelijkerwijs binnen het doel en voorwerp van het betreffende onderzoek kunnen vallen. De instelling waarbij een onderzoek wordt verricht, is verplicht medewerking te verlenen aan het uitoefenen van die bevoegdheid voor zover dat wordt gevorderd.

Het verschoningsrecht is bij het vorderen van informatie van toepassing. Dit wil zeggen dat verschoningsgerechtigden (advocaat, notaris, arts en geestelijke) bij een onderzoek niet gehouden zijn om informatie te verstrekken, voor zover die informatie aan hen in hun hoedanigheid (van advocaat etc.) is toevertrouwd. Ook schriftelijke stukken die met deze verschoningsgerechtigden in die hoedanigheid zijn gewisseld vallen onder de bescherming van het verschoningsrecht en kunnen dus niet door de toezichthouder worden ingezien. In de praktijk is voor DNB met name het verschoningsrecht van advocaten van belang.

Onder het verschoningsrecht valt in beginsel alle communicatie die een instelling met een advocaat in die hoedanigheid wisselt. Correspondentie met juridische adviseurs (waaronder bedrijfsjuristen) die geen advocaat zijn, valt hier in beginsel niet onder. Wel vallen onder het verschoningsrecht bijvoorbeeld eventuele interne documenten voor zover daarin de correspondentie met voornoemde advocaten is weergegeven of samengevat en interne documenten die zijn opgesteld met het uitsluitend doel om advies van die advocaat in te winnen.

Bij een eDiscovery onderzoek zal door DNB een relatief grote hoeveelheid documenten worden vergaard, waaronder mogelijk ook documenten die worden beschermd door het verschoningsrecht en die dus niet door de toezichthouder mogen worden ingezien. Derhalve zal een niet bij het toezichtonderzoek betrokken jurist op verzoek van de instelling moeten toetsen of zich tussen de vergaarde documenten ook documenten bevinden die onder het verschoningsrecht vallen en die uit het onderzoeksmateriaal laten verwijderen. Hiertoe heeft DNB een Functionaris Verschoningsrecht benoemd, die deze taak zal vervullen.

Vragen over de Digitale werkwijze kunnen gestuurd worden naar: digitaal-Onderzoek-toezicht@dnb.nl