TRANSITIENIEUWS - Eerste lessen uit invaarmeldingen voor DNB en de sector

Met welke verbeteringen gaat DNB zelf aan de slag? 

Verhelderen invaarsjabloon en invulinstructie  
Uit de gesprekken bleek dat voor veel pensioenfondsen het invaarsjabloon en de bijbehorende invulinstructie nog niet voldoende helder zijn. Zo gaven fondsen aan dat het niet duidelijk is dat alle documenten waar een fonds in het invaarsjabloon of in onderliggende documenten naar verwijst ook met het dossier moeten worden meegestuurd. Bovendien kan een aantal invulinstructies begrijpelijker worden opgeschreven. Op basis van deze feedback en onze eigen ervaringen wil DNB verbeteringen doorvoeren in het sjabloon en de invulinstructie, waarbij we verkennen wat een passende wijze is om de sector hierin mee te nemen 

Scheidslijn controlefase-beoordelingsfase
Daarnaast heeft DNB geconstateerd dat voor fondsen de scheidslijn tussen de controlefase en de beoordelingsfase niet altijd duidelijk is. Een oorzaak is dat in de brief die wordt gestuurd n.a.v. de controlefase soms ook al een aantal inhoudelijke opmerkingen staan. Dat gaat meestal om punten die DNB tijdens de compleetheidscheck signaleert waarop het fonds niet aan de eisen van de wet lijkt te voldoen. Om een fonds hiervan bewust te maken en hier niet mee te verrassen in de beoordelingsfase kiest DNB ervoor die punten zo vroeg mogelijk terug te geven. Fondsen geven ook aan dat vragen die DNB stelt in het kader van compleetheid niet altijd duidelijk zijn en over kunnen komen als een inhoudelijke vraag. Tegen deze achtergrond verkennen we de mogelijkheden om het onderscheid tussen de controle- en de beoordelingsfase verder aan te scherpen.   

Gesprek in aanvulling op brief 
Tot slot hebben de sector en DNB goede ervaring met de praktijk om een brief met verzoek tot aanvulling van het dossier kort na ontvangst met het fonds te bespreken. Dat helpt fondsen om duidelijk te krijgen wat DNB nu precies verwacht. Daarom zal DNB deze gesprekken in ieder geval voor nu in het proces behouden.   

Wat kunnen fondsen zelf doen om een compleet dossier aan te leveren?  

Proces voor kwaliteitsborging inrichten 
Fondsen kunnen de kwaliteit van het dossier verhogen door het inrichten van een proces voor de kwaliteitsborging voor indiening van de invaarmelding. Hiermee wordt bedoeld dat de verantwoordelijkheid voor een laatste controle op de invaarmelding expliciet wordt belegd in de organisatie. Onderdeel van deze controle kan bijvoorbeeld zijn om te checken of het meldingsformulier en het invaarsjabloon volledig zijn ingevuld, of benodigde documenten zijn toegevoegd aan het dossier en of het fonds aan de wettelijke eisen voldoet. Op deze manier wordt de kans groter dat de invaarmelding compleet is. In de praktijk blijkt dat sommige fondsen een dergelijke rol bijvoorbeeld hebben toebedeeld aan de sleutelfunctiehouders of aan een externe auditor, maar er zijn ook andere manieren om dit in te richten.  De essentie is dat een bestuur zelf de verantwoordelijkheid neemt  om een compleet dossier in te dienen en zich afvraagt welke procesgang, controles en kennis en kunde hiervoor nodig zijn.   

Het invaarsjabloon vanaf het begin centraal 
Daarnaast helpt het om het invaarsjabloon al bij de voorbereidingen op de besluitvorming rondom de transitie te gebruiken.  In de meldingen die we tot nu toe ontvangen hebben zien we dat fondsen soms andere woorden dan de wettelijke bepalingen gebruiken, waardoor niet altijd gelijk duidelijk is wat bedoeld wordt. Er zijn dan enkele iteraties nodig om te kunnen beoordelen of aan een wettelijke eis wordt voldaan. Door het invaarsjabloon en het gebruik van wettelijke definities vanaf het begin te gebruiken, is de kans kleiner dat er op moment van de invaarmelding blijkt dat processtappen gemist zijn of aan eisen niet voldaan wordt. Het invaarsjabloon is immers gebaseerd op de wettelijke eisen voor de invaarmelding.

Gaat DNB ook in gesprek met fondsen die nog geen melding hebben gedaan? 

Ook in de reguliere toezichtgesprekken met fondsen die nog geen melding hebben gedaan, zal de account toezichthouder aandacht vragen voor het invaarsjabloon en wat er nodig is om tot een zo soepel mogelijke invaarmelding te komen. Fondsen worden uitgenodigd om in deze gesprekken ervaringen te delen en eventuele verbetersuggesties mee te geven aan DNB.  

Tot slot: een paar tips bij het indienen van een invaarmelding 

• Het is voorstelbaar dat de invulinstructie vragen bij u kan oproepen. Neem dan contact op met uw accounttoezichthouder en wacht niet tot het moment van indienen. Van uw feedback kunnen we leren en we kunnen u ook helpen om de gevraagde verduidelijking te bieden. Dat zorgt voor een soepeler proces bij het indienen van de melding.
• Upload alle documenten waarnaar verwezen wordt in het antwoord in het invaarsjabloon en die ten grondslag liggen aan besluitvorming door het bestuur. Als een fonds in een onderbouwing verwijst naar een onderliggend document, dan blijkt daaruit dat dit document informatie bevat waaruit DNB kan opmaken dat het fonds aan de geldende wet- en regelgeving voldoet. Daarom is het belangrijk dat al deze documenten worden meegestuurd.  
• Wees zo specifiek mogelijk qua verwijzing: verwijs niet alleen naar documenten, maar ook naar relevante hoofdstukken, paragrafen of paginanummers.  
• Geef ook de exacte titel en de extensie van het document aan in de bronverwijzing in het invaarsjabloon, dus “bestuursbesluit.pdf” of “invaarsjabloon.xlsx”. Gezien de grote hoeveelheid documenten werkt DNB met automatische labels per document. Om deze goed toe te kennen, is het belangrijk dat de extensie wordt toegevoegd.  

Presentatie DNB op congres PensioenPro

Tijdens het PensioenPro Focuscongres van 20 maart 2024 was Hans de Boer, afdelingshoofd toezicht invaarbesluiten bij DNB, een van de sprekers. Tijdens zijn presentatie ging Hans dieper in op de eerste observaties bij invaarmeldingen en het belang van een soepele transitie. De powerpoint van de presentatie kunt u hieronder downloaden.