DNB vraagt aandacht voor het belang van operationele wendbaarheid bij pensioenuitvoeringsorganisaties

DNB roept pensioenfondsbesturen en directies van PUO’s op om aandacht te houden voor:

• de transitie-planning
• de veelal ingrijpende systeemtransities
• de mogelijkheden om de complexiteit van pensioenregelingen te verkleinen (in overleg met sociale partners)

Veel pensioenfondsen besteden het beheer over hun administratie en/of vermogen geheel of gedeeltelijk uit aan PUO’s. In dat kader heeft DNB in 2022 bij PUO’s een uitvraag gedaan naar de mate van operationele wendbaarheid van het systeemlandschap gerelateerd aan de nieuwe pensioenregeling. Hieruit blijkt dat PUO’s over het algemeen voortvarend zijn gestart met de transitie-voorbereidingen, maar dat dit complexe proces de komende periode voortdurend de aandacht van zowel pensioenfondsen als PUO’s zal vragen. Want naast de inhoudelijke complexiteit zijn het aantal stakeholders, hun onderlinge afhankelijkheden en de uiteindelijke belangen groot. PUO’s geven in de uitvraag aan eensgezind te zijn voor wat betreft de risico’s, maar ook dat de aandacht niet mag verslappen.

De volgende waarnemingen zijn volgens DNB hierbij van belang voor pensioenfondsbesturen en directies van PUO’s:

1. PUO’s hebben een goede start gemaakt met de voorbereiding op de transitie, maar een tekort aan resources dreigt
2. Voor een goede transitieplanning is inzicht in alle risico's en afhankelijkheden cruciaal
3. Contractuele besprekingen tussen pensioenfondsen en PUO’s zijn nog in volle gang
4. Het verminderen van complexiteit versoepelt de transitie
5. De overgang naar het nieuwe pensioenstelsel betekent ook een complexe systeemtransitie
6. Het verbeteren van datakwaliteit vereist inspanning vanuit de gehele sector

PUO’s hebben een goede start gemaakt met de voorbereiding op de transitie, maar een tekort aan resources dreigt

DNB constateert dat nagenoeg alle PUO’s inmiddels een project- danwel change-organisatie voor de nieuwe pensioenregeling hebben opgestart. Over het algemeen zijn de grotere PUO’s hier reeds in 2020 mee gestart, terwijl de kleinere PUO’s vorig jaar die stap gezet hebben. Tevens alloceren alle PUO’s extra FTE specifiek voor de transitie naar de nieuwe pensioenregeling. Een toenemende schaarste aan gespecialiseerde mensen wordt daarentegen door alle organisaties als een enorme uitdaging gezien. Het gaat dan vooral om IT- en pensioenkennis. Tegelijkertijd krijgt DNB vanuit diverse kanten signalen dat een tekort aan specialisten ook een reëel risico dreigt te worden bij softwareleveranciers van PUO’s en pensioenfondsen met als gevolg dat tijdslijnen onder druk komen te staan. DNB zal de komende periode deze ontwikkelingen nauwlettend blijven volgen.

Voor een goede transitieplanning is inzicht in alle risico's en afhankelijkheden cruciaal

Sectorbreed zien we dat PUO’s enerzijds goed op de hoogte zijn van de transitieplanning en voorkeuren van hun belangrijkste klanten. Daarnaast hebben alle PUO’s zelf transitie-mijlpalen geïdentificeerd inclusief de onderlinge samenhang tussen deze stappen. Een roadmap is een instrument dat hierbij kan helpen. Op dit moment beschikt de helft van de PUO’s over zo’n roadmap. Zo'n roadmap kan een integraal beeld schetsen indien zaken als risico's, budget en meetbare uitkomsten zijn opgenomen. Uit de uitvraag blijkt dat deze elementen nu niet altijd zijn opgenomen.

Risico’s bij realisatie planning
DNB heeft de PUO’s ook gevraagd welke risico’s in hun ogen een aanzienlijke impact kunnen hebben op de planning. De antwoorden waren veelal unaniem:

• Vertraging bij totstandkoming lagere wetgeving
• Niet volledig invaren waardoor de oude regeling naast de nieuwe regeling blijft bestaan
• Keuzes opdrachtgevers (fondsen, sociale partners) zijn laat bekend waardoor switchen van PUO door pensioenfondsen amper mogelijk is

Contractuele besprekingen tussen pensioenfondsen en PUO’s zijn nog in volle gang

PUO’s geven aan dat zij hun klanten structureel en periodiek informeren over de nieuwe pensioenregeling voorbereidingen. Daarnaast zijn de contractuele besprekingen in volle gang. De helft van de PUO’s heeft contractuele afspraken gemaakt met klanten over de transitie naar de nieuwe pensioenregeling (randvoorwaarden, planning in de tijd, begeleiding etc.). Dit heeft niet specifiek betrekking op grote of kleine PUO’s.

Het verminderen van complexiteit versoepelt de transitie

We zien dat meerdere PUO’s de verwachting uitspreken dat de toekomstige situatie een positief effect zal hebben op hun operationele wendbaarheid. Enerzijds door de afname van complexiteit als het gaat om nieuwe pensioenregelingen, maar ook door de veelal nieuwe en robuuste IT-systemen. De uiteindelijke standaardisatie kan een positief effect hebben voor de deelnemer. Denk bijvoorbeeld aan schaalvoordelen of lagere kosten.

Dat vereist op korte termijn de nodige aandacht van pensioenfondsbesturen en sociale partners. Een aantal PUO’s geeft namelijk aan dat de complexiteit vanwege vele oude regelingen nog een flinke uitdaging zal zijn. Denk hierbij aan arbeidsongeschiktheidsregelingen, overgangsregelingen en voorwaardelijke aanspraken. Doordat er lang niet altijd mogelijkheden zijn of bereidheid is tot rationalisatie is deze complexiteit niet altijd te voorkomen.

De overgang naar het nieuwe pensioenstelsel betekent ook een complexe systeemtransitie

Meerdere PUO’s geven aan dat verschillende IT-systemen gerelateerd aan de pensioenadministratie binnen nu en vijf jaar niet meer ondersteund kunnen worden. Tegelijkertijd geven zij ook aan dat de komende jaren meer systeemtransities gepland zijn. PUO’s stellen een goed beeld te hebben van de benodigde aanpassingen en zijn reeds projecten gestart om benodigde aanpassingen te realiseren. Echter, zo’n dertig procent van de PUO’s is nog in gesprek met potentiële nieuwe softwareleveranciers, waaronder buitenlandse toetreders. De door de PUO’s zelf opgestelde impactanalyses geven overwegend aan dat zowel de complexiteit als de risico’s van deze systeemtransities zeer hoog zijn.

Het verbeteren van datakwaliteit vereist inspanning vanuit de gehele sector

De meeste PUO’s geven enerzijds aan tolerantieniveaus voor datakwaliteit bepaald te hebben, maar benadrukken dat diverse slagen nodig zijn om de datakwaliteit doorlopend te meten en te verbeteren. Ook wijzen PUO’s een aantal risicobronnen als oorzaak aan voor een hogere foutkans aangaande datakwaliteit. Tegelijkertijd benadrukken zij de afhankelijkheid van pensioenfondsen om hier structureel verbetering in aan te brengen:

• Onzekerheid over de kwaliteit brongegevens vanuit zowel werkgevers als deelnemers
• Complexiteit regelingen & overgangsregelingen, zoals mutaties met terugwerkende kracht
• Datakwaliteitsissues vanuit historische migraties (bijvoorbeeld wijziging van PUO) en gebruikte work-arounds bij complexe mutaties (bijvoorbeeld arbeidsongeschiktheid)