Vijf vragen over de impact van virtueel werken op besluitvorming in de financiële sector
Virtueel werken is ‘here to stay’. Ook als we straks weer naar kantoor mogen, zal hybride werken in de financiële sector veel voorkomen. Wat hebben we geleerd over virtueel werken? Waar moeten we op letten?
Toezichthouder Jean de Bock en econoom Maarten van Rooij hebben de laatste wetenschappelijke inzichten op het gebied van virtueel werken op een rij gezet en de invloed hiervan op besluitvorming. Ze analyseerden wat de kansen, ervaringen en risico’s zijn voor de financiële sector. Vijf vragen over hun analyse.
1. Wat zijn de belangrijkste conclusies van jullie analyse?
Wij concluderen dat technologie het mogelijk maakt goed virtueel samen te werken en om besluiten virtueel te nemen. Dat is op zich natuurlijk niet verrassend. Maar met name op het gebied van groepsdynamiek zien we behoorlijke uitdagingen.
2. Aan wat voor uitdagingen moeten we denken?
We zien er vier uitspringen. De eerste is op zich bekend: het is in de praktijk vaak lastiger om teamcohesie en vertrouwen te creëren in een virtuele omgeving. Dit is belangrijk want juist die aspecten zijn van belang voor een goede samenwerking en besluitvorming. Het tweede punt is dat het aannemelijk is dat constructieve tegenspraak moeilijker te organiseren is in een virtuele situatie, en dat dit mogelijk de kwaliteit van besluitvorming kan beïnvloeden. Het derde aandachtspunt is relevant voor organisaties die hybride gaan werken: namelijk dat medewerkers die thuis werken wellicht minder invloed hebben op besluiten dan degenen die op kantoor aanwezig zijn. En als laatste kan er eerder sprake zijn van free-riding of groepspolarisatie. Bij free-riding dragen werknemers minder bij aan de groepstaak, omdat zij er van uitgaan dat anderen hun gebrek aan inspanning zullen compenseren. Denk aan collega’s die tijdens vergaderingen mails beantwoorden of hun telefoon checken. Bij groepspolarisatie zie je dat bij langdurende discussies mensen geneigd zijn een extremer standpunt in te nemen. Voor groepsgesprekken in chats is hiervoor in de literatuur bewijs gevonden, of dit ook voor video-calls geldt is onbekend.
3. Kunnen organisaties hier iets aan doen?
De uitdagingen zijn zeker niet onoverkomelijk, maar het is wel belangrijk om er aandacht voor te hebben. Met het versterken van communicatievaardigheden en leiderschap, kan gericht worden gewerkt aan het vergroten van vertrouwen en cohesie. Dat is belangrijk, omdat het goede samenwerking en besluitvorming bevordert.
Daarbij is het ook goed om te benoemen dat nog lang niet alle effecten van virtueel werken bekend zijn. Veel zal in de praktijk moeten worden geleerd, en dat vraagt dus ook veel van het verandervermogen van organisaties.
4. Waarom hebben jullie dit onderzoek gedaan?
Vanuit ons toezicht kijken we naar risico’s die op de financiële sector in Nederland afkomen. Nu we massaal virtueel werken en dat ook (deels) blijven doen, willen we graag weten wat dit voor financiële instellingen met zich mee brengt en of het invloed kan hebben op bijvoorbeeld besluitvormingsprocessen, of er risico’s ontstaan, of juist kansen. En nu we de eerste inzichten hebben, en we inderdaad risico’s zien, willen we de financiële sector hiervan bewust maken.
Misschien goed om nog iets verder toe te lichten waarom we dit soort zaken bij DNB onderzoeken. We kijken vanuit ons toezicht op verschillende manieren naar de financiële sector. Het gaat in totaal om zo’n 1.400 financiële instellingen, zoals banken, verzekeraars, pensioenfondsen, trustkantoren, crypto-aanbieders, betaaldienstverleners en beleggingsinstellingen. Daarbij hebben we oog voor allerlei soorten risico’s, om te voorkomen dat het ergens misgaat. Denk aan financieel risicomanagement en het naleven van wetten, maar ook het voorkomen van financieel economische criminaliteit. En waar wij nu naar kijken: gedrag en cultuur in de organisaties. De financiële sector is de spil van onze economie. We zijn als samenleving voor veel diensten afhankelijk van de sector. Daarom is het zo belangrijk dat de sector veilig is en goed functioneert.
5. Wat doen jullie nu verder op basis van deze analyse?
Om te beginnen biedt het ons eerste inzichten voor ons toezicht. Het is goed om beeld te hebben bij de voor- en nadelen van face-to-face, virtuele en hybride besluitvorming. We publiceren de onderliggende analyse voor iedereen die hier interesse in heeft en delen onze inzichten met de financiële sector. Het is van belang dat zij er rekening mee houden in hun handelen.
Verder blijven we de ontwikkelingen volgen, en kijken we naar de kansen en risico’s die hiermee samenhangen. Wanneer de lange termijn gevolgen van thuiswerken zich verder uitkristalliseren, is een betere inschatting van de risico’s te maken, en kunnen we zien of dit iets betekent voor ons toezicht.
Wat ons onderzoek in ieder geval duidelijk heeft gemaakt is dat vertrouwen en cohesie extra belangrijk zijn voor goede samenwerking en besluitvorming in een virtuele of hybride context, en dus blijvend aandacht verdienen. Het ligt dus voor de hand dat instellingen met name aandacht zullen besteden aan die aspecten die vertrouwen en cohesie in stand houden en versterken.