Aanvangstoetsing - toetsingsgesprek

DNB bepaalt per aanvangstoetsing of een toetsingsgesprek nodig is. Niet iedereen wordt uitgenodigd voor een toetsingsgesprek, het merendeel van de toetsingen wordt afgerond zonder toetsingsgesprek. Als DNB op basis van het dossier een volledig beeld van de kandidaat heeft, kan DNB een positief besluit nemen zonder dat een gesprek plaatsvindt. Heeft DNB behoefte aan meer informatie? Dan wordt de kandidaat uitgenodigd voor een gesprek.

Aanleiding

Een toetsingsgesprek kan nodig zijn om aspecten die uit het dossier niet duidelijk worden, nader te verkennen. Ook het belang van de functie of de situatie bij de instelling kan aanleiding zijn voor een gesprek. Een beoogd CEO, bestuursvoorzitter, voorzitter van de RvC of RvT of een beoogd lid van een Beleggings(advies)commissie (pensioenfondsen) worden vaker uitgenodigd voor een toetsingsgesprek.

Voorbereiding

De ervaring leert dat een goede voorbereiding door de kandidaat, aangevuld met ondersteuning vanuit de onderneming, tot een beter toetsingsgesprek leidt. Een goede voorbereiding houdt in dat de kandidaat eigen onderzoek doet en zich verdiept in de onderneming, de producten, de inrichting en de cultuur. Dit kan door openbare stukken en interne stukken te lezen en gesprekken te voeren met leden van de RvB, de directie, de RvC en sleutelfuncties en bij pensioenfondsen de leden van het bestuur, de Raad van Toezicht, het belanghebbendenorgaan en de beleggings(advies)commissie. Zo krijgt de kandidaat inzicht in relevante (markt)ontwikkelingen en regelgeving, de belangrijkste uitdagingen en knelpunten voor de onderneming en mogelijke issues. Indien nodig kan de onderneming de kandidaat een non-disclosure agreement laten ondertekenen, zodat de kandidaat voldoende inzicht krijgt in de onderneming.

Toetsingsgesprek

De kandidaat wordt telefonisch of per e-mail benaderd om een gesprek in te plannen. Als een geschikte datum is gevonden, ontvangt de kandidaat per e-mail een uitnodiging voor het gesprek. In de uitnodiging wordt vermeld met wie het toetsingsgesprek plaatsvindt (inclusief vermelding van de functie).

Tijdens het gesprek zijn twee of drie medewerkers van DNB aanwezig, waaronder een specialist van het Expertisecentrum toetsingen die zich bij uitstek bezighoudt met toetsingen en iemand die toezicht houdt op de onderneming. De laatstgenoemde kan ook een afdelingshoofd of divisiedirecteur zijn. Bij significante banken die direct onder het gemeenschappelijk Europees bankentoezicht vallen, kunnen ook medewerkers van de ECB bij het gesprek zijn, in dat geval is de voertaal van het overleg Engels. Als daartoe aanleiding is, kan daarnaast ook een medewerker, afdelingshoofd of bestuurder van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) aanwezig zijn bij het gesprek.

Indien de kandidaat dat wenst kan de kandidaat zich tijdens het toetsingsgesprek laten bijstaan, bijvoorbeeld door een vertegenwoordiger van de voordragende onderneming.

Het gesprek vindt in Nederland plaats. Bij toetsingen in het kader van het gemeenschappelijk Europees Bankentoezicht kan het gesprek in overleg ook in Frankfurt plaatsvinden. Gedurende de periode van COVID-restricties zijn nagenoeg alle toetsingsgesprekken niet op locatie maar met behulp van een digitale videoverbinding gehouden.

Zolang de COVID-restricties weer zijn afgebouwd, in ieder geval vanaf 1 mei 2022, vinden de meeste toetsingsgesprekken weer plaats op kantoor bij De Nederlandsche Bank . Bepaalde toetsingsgesprekken kunnen, op verzoek van DNB, nog digitaal plaatsvinden. Dit kunnen gesprekken zijn waarbij voornamelijk feitelijke kennis wordt verzameld of gesprekken waarbij de getoetste in het buitenland verblijft of woonachtig is.

In het toetsingsgesprek worden vragen gesteld over de kennis en competenties en wordt gevraagd wat de kandidaat al weet over het collectief en het functioneren daarvan. Het is de bedoeling een open gesprek te voeren. Het gesprek duurt maximaal anderhalf uur.

Indien het eerste gesprek nog geen duidelijk en volledig beeld oplevert, wordt een tweede gesprek gepland. Hierbij worden andere medewerkers vanuit DNB betrokken en is altijd een (hogere) leidinggevende aanwezig. U wordt voorafgaand aan een tweede gesprek geïnformeerd over de aanleiding.

Uitkomst

Op basis van het gesprek en de overige beschikbare informatie komt DNB tot een voorgenomen besluit. Dit is nog niet direct na afloop van het toetsingsgesprek beschikbaar, maar wordt eerst intern binnen DNB afgerond. DNB streeft ernaar de kandidaat op zo kort mogelijke termijn te informeren over de uitkomst. Voor significante banken geldt dat rekening gehouden moet worden met de procedures van de ECB.