Sleutelfuncties en adequate functiescheiding

Sleutelfuncties hebben als doel countervailing power te bieden ten opzichte van de onderdelen die belast zijn met de uitvoerende werkzaamheden, dit in het kader van beheerste en integere bedrijfsvoering. Bij de inrichting van sleutelfuncties geldt het wettelijke vereiste dat het pensioenfonds of de premiepensioeninstelling (ppi) waarborgt dat de houders van sleutelfuncties, alsmede de overige personen betrokken bij het uitoefenen van de sleutelfuncties, in staat worden gesteld hun taken op een objectieve, eerlijke en onafhankelijke manier te vervullen. In de toelichting op de wetgeving geeft de wetgever aan dat sprake dient te zijn van een adequate functiescheiding en dat de houder van een sleutelfunctie toegang moet hebben tot alle informatie die noodzakelijk is om de functie te kunnen uitoefenen. Ook is wettelijk vereist dat het risicobeheer doeltreffend is en goed geïntegreerd in de organisatiestructuur en de besluitvormingsprocessen. De sleutelfuncties hebben een controlerende en in voorkomende gevallen adviserende rol.

Dit betekent naar oordeel van DNB – en met het oog op de toelichting die de wetgever heeft gegeven bij het begrip onafhankelijk – bijvoorbeeld dat houders van sleutelfuncties, alsmede de overige personen betrokken bij het uitoefenen van de sleutelfuncties, niet tevens actief zijn in de uitvoerende werkzaamheden in bijvoorbeeld het vermogensbeheer of de pensioenadministratie, die zij controleren.

Voorts is het combineren van de interne auditfunctie met de actuariële functie of de risicobeheerfunctie wettelijk niet toegestaan. De risicobeheerfunctie en actuariële functie kunnen overigens wel gecombineerd worden, met uitzondering van de situatie waarin de actuariële functie wordt vervuld door de waarmerkend actuaris.

Toelichting

Scheiding uitvoering en controle
De sleutelfuncties hebben onder meer een controlerende en in voorkomende gevallen adviserende rol. Er dient volgens (de toelichting op) de wetgeving sprake te zijn van een adequate functiescheiding en toegang tot alle voor de functie noodzakelijke informatie. Ook dient er een directe rapportagelijn te zijn naar het bestuur en in voorkomende gevallen het intern toezichtsorgaan. Naar het oordeel van DNB impliceert de eis van adequate functiescheiding dat de houders van sleutelfuncties, alsmede de overige personen betrokken bij het uitoefenen van de sleutelfuncties, niet tevens actief kunnen zijn in de desbetreffende uitvoerende werkzaamheden in bijvoorbeeld het vermogensbeheer of de pensioenadministratie. Indien dat namelijk wel het geval zou zijn, ontstaat feitelijk een situatie waarin de sleutelfunctie werkzaamheden controleert die door haar zelf zijn verricht. Naar het oordeel van DNB strookt een dergelijke situatie niet met de hierboven genoemde wettelijke uitgangspunten van een adequate functiescheiding en het op een objectieve, eerlijke en onafhankelijke manier uitvoeren van de werkzaamheden door de sleutelfunctiehouder.

Scheiding sleutelfuncties
Het combineren van de interne auditfunctie met de actuariële functie of de risicobeheerfunctie is wettelijk niet toegestaan. In het kader van de interne auditfunctie wordt namelijk toegezien op het adequaat en doeltreffend functioneren van de interne controlemechanismen en andere procedures en maatregelen ter waarborging van de integere en beheerste bedrijfsvoering van het pensioenfonds of de ppi, met inbegrip van de risicobeheerfunctie en de actuariële functie. De interne auditfunctie vormt daarmee het sluitstuk van alle waarborgen binnen een pensioenfonds of ppi wat betreft de beheerste en integere bedrijfsvoering en ziet ook toe op taken die onder de verantwoordelijkheid vallen van de risicobeheerfunctie en de actuariële functie.

Functiescheiding binnen bestuur en commissies
Het bestuur draagt de eindverantwoordelijkheid voor de sleutelfuncties. Dit laat onverlet dat bestuursleden zelf houder kunnen zijn van een sleutelfunctie, bijvoorbeeld om de status en autoriteit van de functie binnen de uitvoerder te waarborgen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het houderschap van de risicobeheerfunctie. Ook indien een bestuurder sleutelfunctiehouder is, dient de instelling uit te leggen hoe de onafhankelijkheid van de sleutelfunctie wordt gewaarborgd, inclusief toegang tot alle relevante informatie en een adequate functiescheiding. Omgekeerd geldt naar het oordeel van DNB dat als de houder van een sleutelfunctie geen bestuurslid is, een pensioenfonds of ppi de nodige status en autoriteit voor de sleutelfuncties waarborgt.

De wettelijke uitgangspunten over een objectieve, eerlijke en onafhankelijke functievervulling van sleutelfuncties inclusief een adequate functiescheiding, zoals neergelegd in artikel 22c van het Besluit Financieel toetsingskader pensioenfondsen en de toelichting daarop, betekenen dat sommige functies wettelijk of volgens DNB in beginsel niet verenigbaar zijn, bijvoorbeeld:

1. De beleggings(advies)commissie wordt naar oordeel van DNB door andere personen ingevuld dan (de houders en vervullers van) de risicobeheerfunctie, de actuariële functie en de interne auditfunctie. De beleggings(advies)commissie is immers verantwoordelijk voor de – advisering over de – uitvoering van het beleggingsbeleid, terwijl de sleutelfuncties hun oordeel moeten vormen over onder andere de risicobeheersing in het beleggingsbeleid. Eenzelfde redenering geldt overigens voor een pensioen(administratie)commissie. Dit voorbeeld sluit overigens niet uit dat een sleutelfunctiehouder (of vervuller) als toehoorder aanwezig is bij de beleggings(advies)commissie of een pensioen(administratie) commissie.
2. Voor de interne auditfunctie (en eventuele commissies ter ondersteuning van de interne auditfunctie) geldt wettelijk dat deze sleutelfunctie door andere personen wordt ingevuld dan de risicobeheerfunctie en de actuariële functie (en commissies ter ondersteuning van deze functies). De sleutelfunctiehouder kan naar mening van DNB wel zelf vergaderingen van bestuurscommissies bijwonen vanuit diens rol van sleutelhouder (en dus niet als lid met stemrecht). Het is volgens de wetgever tevens mogelijk dat de ondersteuning van de sleutelfunctiehouder (d.w.z. de vervulling van werkzaamheden voor de sleutelfunctie) kan worden uitbesteed binnen de daarvoor geldende wettelijke kaders. Zo kan de sleutelfunctiehouder in staat worden gesteld om onafhankelijk binnen de fondsorganisatie te opereren, maar niet - ook bij afwezigheid van interne vervullers - in isolement. Te allen tijde moet de sleutelfunctiehouder rolvast handelen. De uitvoering van de sleutelfunctie moet objectief, eerlijk en onafhankelijk blijven.
3. Sleutelfunctiehouders zijn naar oordeel van DNB in principe andere personen dan de voorzitter van het bestuur, omdat laatstgenoemde persoon moet borgen dat alle relevante perspectieven worden meegewogen bij de besluitvorming door het bestuur, waaronder de werkzaamheden waarover de sleutelfunctie(houder) zijn oordeel vormt. In het kader van proportionaliteit kan hier volgens DNB onder voorwaarden van worden afgeweken bij het combineren van het voorzitterschap van het bestuur met het sleutelfunctiehouderschap interne audit. Dit wordt verderop in deze tekst nader toegelicht.
4. Om de scheiding tussen uitvoering en controle te waarborgen, is de sleutelfunctiehouder naar het oordeel van DNB een andere bestuurder dan die welke een primair proces zoals vermogensbeheer of pensioenbeheer in portefeuille heeft. Indien dat niet het geval zou zijn, kan een situatie ontstaan waarin deze bestuurder als sleutelfunctiehouder verantwoordelijk is voor de controle op werkzaamheden waarvoor deze bestuurder tevens verantwoordelijk is.

Vastlegging motivering en wijze van inrichting
De pensioenuitvoerder is zelf verantwoordelijk voor het naar behoren inrichten van de sleutelfuncties en legt de inrichting en motivering daarvan vast. DNB ziet hierop toe. De pensioenuitvoerder motiveert onder meer dat sprake is van

• een proportionele invulling en;
• hoe de gekozen invulling ervoor zorgt dat de sleutelfunctie effectief kan opereren en zijn werkzaamheden op een objectieve, eerlijke en onafhankelijke wijze kan uitvoeren en;
• een adequate functiescheiding.

Proportionaliteit
Een pensioenuitvoerder mag bij de inrichting van de sleutelfuncties rekening houden met de omvang en interne organisatie van de instelling, alsmede met de omvang, de aard, de schaal en de complexiteit van de werkzaamheden van de instelling. Pensioenuitvoerders kunnen met andere oplossingen komen, of afwijken van bovengenoemde voorbeelden die DNB uit de wet(sgeschiedenis) afleidt, mits wordt voldaan aan de wettelijke eisen van objectieve, eerlijke en onafhankelijke functievervulling inclusief adequate functiescheiding en overige wettelijke eisen voor beheerste en integere bedrijfsvoering.

Een voorbeeld van toepassing van het beginsel van proportionaliteit heeft betrekking op de combinatie van voorzitter bestuur met het houderschap van sleutelfunctie interne audit. Deze combinatie is volgens DNB bijvoorbeeld mogelijk indien sprake is van:

• een kleine of middelgrote pensioenuitvoerder (gedefinieerd als een technische voorziening van kleiner dan circa Euro 5mrd); en
• volledige uitbesteding van de uitvoering van zowel het vermogensbeheer als de pensioenadministratie; en
• beperkte complexiteit van beleggingsportefeuille en regelingen.

In de context van een gemengd bestuursmodel, waarin de voorzitter tevens als niet uitvoerend bestuurder een intern toezichttaak heeft, ligt het naar oordeel van DNB voor de hand om het houderschap van de interne audit functie gescheiden te houden van het voorzitterschap. Taken, rollen en verantwoordelijkheden van voorzitter, sleutelfunctiehouder interne audit en de intern toezichttaak gaan dan namelijk teveel door elkaar lopen, waardoor de sleutelfunctiehouder interne audit de sleutelfunctie niet op een eerlijke, onafhankelijke en objectieve wijze kan uitoefenen.

Voor pensioenuitvoerders met een ongemengd bestuursmodel die kunnen onderbouwen dat aan hierboven gestelde criteria wordt voldaan, is het voor DNB in principe mogelijk dat de voorzitter tevens sleutelfunctiehouder interne audit wordt. Wel dient de pensioenuitvoerder vervolgens een adequate set beheersmaatregelen te treffen om de risico’s van het combineren van in beginsel niet verenigbare functies te mitigeren. Doel hiervan is dat de effectiviteit van de interne auditfunctie wordt geborgd. Een mogelijke afdoende combinatie van beheersingsmaatregelen is:

• Indien de voorzitter acteert in zijn rol als sleutelfunctiehouder interne audit, bijvoorbeeld bij de bespreking van het auditplan in het bestuur, is een andere bestuurder de voorzitter tijdens die vergadering. Dit wordt in de notulen vastgelegd; en
• Het intern toezicht van de pensioenuitvoerder wordt door het bestuur van de pensioenuitvoerder gevraagd om in haar taakuitoefening in elk geval aandacht te besteden aan de effectiviteit van de interne auditfunctie en daar verantwoording over af te leggen.