TRANSITIENIEUWS - Geschiktheidstoetsingen in aanloop naar Wtp
De invoering van de Wet Toekomst Pensioenen (verder: Wtp) vraagt van pensioenfondsen een tijdige voorbereiding, zorgvuldige besluitvorming en beheerste implementatie.
Lees meerU gebruikt een verouderde browser. DNB.nl werkt het beste met:
Een goede voorbereiding is het halve werk. Dit geldt ook bij het voordragen van uw kandidaat voor een toetsing door De Nederlandsche Bank (DNB). Het is van belang dat een onderneming bij de voordracht de informatie volledig aanlevert, zodat DNB het verzoek zo snel mogelijk in behandeling kan nemen. Voor de volledigheid van de benodigde informatie vragen wij u gebruik te maken van het meeste actuele format dat door DNB is opgesteld. U vindt de formulieren en formats op de volgende pagina.
Er zijn diverse aanleidingen voor een toetsing en daarom maakt DNB gebruik van de volgende (digitale) aanvraagformulieren:
U vindt de formulieren via Toezicht aanvragen in Mijn DNB.
Significante banken (en hun dochterondernemingen) hebben een eigen formulier voor het aanvragen van een toetsing, de onderneming gebruikt het formulier Prospective Appointment Notification Form for Banks that qualify as Significant Institution (under SSM-regulation). Voor meer informatie, zie: Europese regelgeving en gevolgen SSM (dnb.nl) en link naar het IMAS Portal.
Afhankelijk van de toetsing die een onderneming indient, zijn er verplichte bijlagen die toegevoegd moeten worden aan het digitale aanvraagformulier. Op ieder formulier staat beschreven wat de verplichte bijlagen zijn. Ontbreken er bijlagen? Dan zullen deze alsnog worden opgevraagd en kan dit leiden tot een verlenging van de termijn.
Hieronder staat per bijlage aangegeven aan welke criteria deze moet voldoen.
Identiteitsbewijs
Bij de aanvraag moet een leesbare kopie worden meegestuurd van een geldig paspoort of identiteitskaart (beide zijden) van de kandidaat. Een kopie van een rijbewijs voldoet helaas niet. In de toekomst gaat DNB gebruik maken van een burgerservicenummer (BSN) voor identificatiedoeleinden.
De kopie wordt gebruikt ter verificatie van de persoonsgegevens van de kandidaat, die nodig zijn voor de raadpleging van justitiële informatie. De kopie moet goed leesbaar zijn en nog geldig zijn op de startdatum van de nieuwe functie. De foto, het BSN-nummer en de MRZ-code (machine leesbare zone) mogen afgeschermd worden. Deze informatie hebben wij niet nodig voor het raadplegen van justitiële informatie. Raadpleeg eventueel de website van www.rijksoverheid.nl voor het veilig kopiëren van een paspoort of identiteitskaart.
Curriculum vitae
Het cv van de kandidaat moet volledig en actueel zijn en bevat in ieder geval het volgende:
Functieprofiel
In het functieprofiel staan in ieder geval de zaken die hieronder worden genoemd:
Werving- en selectieprocedure
DNB verzoekt om een omschrijving van de procedure die is doorlopen om uw kandidaat te werven en te selecteren. Wij vragen niet om de standaardprocedure, maar om de procedure die daadwerkelijk is doorlopen.
Besluitvorming en overwegingen bij benoeming
In dit onderdeel wordt de besluitvorming over de selectie van de kandidaat toegelicht, waaronder de motivatie waaruit blijkt waarom de kandidaat voldoet aan het functieprofiel. Als de kandidaat op bepaalde punten niet voldoet aan het functieprofiel, vragen wij u om toe te lichten waarom toch voor deze persoon is gekozen en hetgeen de kandidaat toevoegt aan het collectief. Indien relevant kunt u hier ook omschrijven welke maatregelen zijn genomen om belangenverstrengeling en de schijn van belangenverstrengeling tegen te gaan.
Geschiktheidsmatrix
De geschiktheidsmatrix en de toelichting hierop geven inzicht in de kennis en vaardigheden van de kandidaat én van de andere leden van het collectief. Bij de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat speelt namelijk ook de samenstelling van het collectief een rol.
Om de matrix te kunnen beoordelen, hebben wij een toelichting nodig waarin in ieder geval de zaken staan die hieronder worden genoemd:
Bij de onderbouwing van de scores is het belangrijk dat u duidelijk maakt waarom de kandidaat en de andere leden in het collectief in de matrix een bepaalde score krijgen. U kunt hierbij denken aan relevante opleidingen en ervaring.
Voorbeeld 1. Als een beoogd commissaris bij een bank een aantal jaar in de bancaire sector heeft gewerkt in verschillende functies, is een hoge score op het onderwerp “kennis van producten en diensten” logisch. Als de kandidaat uit een andere sector komt en u vindt dat zijn kennis van producten en diensten van de bank een hoge score rechtvaardigt, dient u dit goed te motiveren.
Voorbeeld 2. Als een kandidaat wordt voorgedragen als lid van de beleggingscommissie van een pensioenfonds en hij/zij een aantal jaar bij een vermogensbeheerder heeft gewerkt en/of een VBA opleiding heeft voltooid, dan is een hoge score op het gebied ‘financiële aspecten’ logisch. Als de kandidaat op een andere manier kennis van vermogensbeheer heeft opgedaan, dient u dit goed te motiveren.
Tijdsbesteding
De onderneming dient ook rekening te houden met het maximum aantal toezichthoudende functies dat een bestuurder of commissaris wettelijk mag vervullen. DNB verzoekt daarom om een onderbouwing dat de kandidaat voldoet aan de vereisten die gesteld worden door de Wet bestuur en toezicht (Wbt) of een onderbouwing van de VTE-score voor kandidaten bij (Beroeps) Pensioenfondsen, zoals vereist door de Wet versterking bestuur pensioenfondsen. Voor de volledigheid van de benodigde informatie vragen wij u gebruik te maken van het format Formulier VTE score pensioenfondsen dat door DNB is opgesteld. Het format kunt u vinden op deze pagina. Als de kandidaat benoemd wordt bij een significante bank (onder SSM-toezicht) gelden de vereisten van CRD IV.
Daarnaast wil DNB graag inzicht in de daadwerkelijke tijdsbesteding van de kandidaat. Geef hiervoor in het cv aan wat de gemiddelde wekelijkse of maandelijkse tijdsbesteding per nevenfunctie is. U kunt er ook voor kiezen om hiervoor een apart document op te stellen. Bijvoorbeeld de door pensioenfondsen vaak gebruikte verklaring van de kandidaat dat hij / zij daadwerkelijk tijd kan besteden aan de functie.
Toelichting voorbereiding functie
DNB stelt op basis van het dossier vast of de kandidaat over de benodigde kennis en ervaring beschikt en past binnen het opgestelde profiel en het functioneren van het collectief. Als op basis van dit vooronderzoek een duidelijk beeld naar voren komt, kan het zo zijn dat DNB een positief besluit neemt zonder dat een toetsingsgesprek plaatsvindt.
Een toelichting hoe de kandidaat zich heeft voorbereid op de functie zorgt ervoor dat DNB een vollediger beeld krijgt van de geschiktheid van de kandidaat. Denk hierbij aan het doornemen van stukken, het bijpraten of het houden van discussiesessies binnen de organisatie, het bijwonen van vergaderingen als toehoorder, interne of externe opleidingen.
Referenten
De volgende voorwaarden zijn van toepassing op referenten:
Graag ontvangen wij van de referenten de naam, achternaam, telefoonnummer, e-mailadres, huidige functie en de relatie met de referent. Wij vragen u om in verband met privacy niet meer persoonsgegevens van referenten mee te sturen dan waar DNB om vraagt.
DNB belt de referenten niet in alle gevallen. Het is verstandig om van tevoren aan uw referenten aan te geven dat de kans aanwezig is dat DNB geen contact opneemt.
Aanvraagformulier Betrouwbaarheidsonderzoek
Bij een voorgenomen benoeming vult de kandidaat ook het Aanvraagformulier Betrouwbaarheidsonderzoek in. Als de kandidaat eerder door DNB of de Autoriteit Financiële Markten (AFM) op betrouwbaarheid is beoordeeld en er sinds de laatste toetsing geen wijzigingen zijn in relevante feiten of omstandigheden, kan het Aanvraagformulier Betrouwbaarheidsonderzoek achterwege blijven.
Wij raden de kandidaat aan altijd het Aanvraagformulier Betrouwbaarheidsonderzoek door te nemen; daarin wordt toegelicht wat onder relevante feiten of omstandigheden en antecedenten wordt verstaan en worden voorbeelden gegeven.
Overige bijlagen
U kunt meer bijlagen toevoegen aan het dossier als u vindt dat DNB door het lezen daarvan een beter beeld krijgt van de kandidaat of van de functie. Denk aan: het opleidingsplan of inwerkprogramma, de uitkomst van een assessment of management development-beoordelingen.
Verklaring tekenbevoegde
U dient voor ondertekening van het Aanvraagformulier Aanvangstoetsing een Verklaring tekenbevoegde te uploaden. Hiermee wordt uw aanvraag ondertekend door tekenbevoegde(n) van de onderneming. Deze verklaring vindt u als u bent ingelogd in het Digitaal Loket Toezicht.
Verklaring Omtrent het Gedrag (criminal records extract)
Tijdens ons betrouwbaarheidsonderzoek in het toetsingsproces onderzoekt DNB onder meer aan de hand van justitiële documentatie of in het verleden sprake is geweest van strafbaar handelen door de te toetsen persoon.
Omdat niet alle strafbare feiten in het Nederlandse justitiële systeem zijn opgenomen heeft DNB van sommige personen die worden getoetst een zogenoemde criminal records extract nodig: een verklaring waarin een bevoegde autoriteit verklaart dat de te toetsen persoon geen strafbare feiten heeft gepleegd die relevant zijn voor de betreffende functie.
De volgende te toetsen personen moeten een criminal record extract aanleveren:
Hieronder vindt u een infographic over wanneer een criminal records extract aangeleverd moet worden:
Indien de te toetsen persoon in de afgelopen 8 jaar in verschillende landen woonachtig was, moeten mogelijk dus meerdere criminal records extracts worden aangeleverd.
Een criminal records extract kan in het (toenmalige) land van verblijf bij de bevoegde autoriteit worden aangevraagd en moet voldoen aan de volgende voorwaarden:
Self-assessment sleutelfunctiehouders (bij pensioenfondsen en premiepensioeninstellingen)
DNB vraagt pensioenfondsen en premiepensioeninstellingen de geschiktheid van bestuurders die kandidaat zijn voor de sleutelfunctiehouder risicobeheerfunctie en/of interne auditfunctie toe te lichten in het formulier ‘self assessment’. U kunt dit formulier downloaden via Formulieren en formats.
Meer informatie over de geschiktheidseisen van sleutelfunctiehouders vindt u via deze link.
Sector(en)
De invoering van de Wet Toekomst Pensioenen (verder: Wtp) vraagt van pensioenfondsen een tijdige voorbereiding, zorgvuldige besluitvorming en beheerste implementatie.
Lees meerVolgens de Wet op het financieel toezicht moeten betaal- en elektronischgeldinstellingen binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, dus voor het boekjaar 2022 uiterlijk op 30 juni 2023, het volgende aanleveren: de jaarrekening, het bestuursverslag en de gegevens bedoeld in diverse artikelen.
Lees meerDNB heeft in de afgelopen maanden nieuwsberichten gedeeld over diverse onderwerpen zoals indiening invaarbesluit, sectorbeelden uitvraag WTP-monitoringsvragenlijst, overbruggingsplan, terugkoppeling rondetafelbijeenkomst interne toezichthouders.
Lees meer
Om de gebruiksvriendelijkheid van onze website te optimaliseren, maken wij gebruik van cookies.
Lees meer over de cookies die wij gebruiken en de gegevens die we daarmee verzamelen in onze cookie-policy.