Good Practice: Inhoudsopgave implementatieplan verzekeraar en premiepensioeninstelling

• Op de dag voorafgaand aan het tijdstip van inwerkingtreding van de Wet toekomst pensioenen een pensioenovereenkomst gold
  
  
• De pensioenovereenkomst wordt gewijzigd met als doel om te voldoen aan het nieuwe wettelijk kader
  
  
• Er geen gebruik wordt gemaakt van het overgangsrecht, bedoeld in artikel 220e Pw (het overgangsrecht progressieve premie)

Dit geldt voor alle pensioenuitvoerders, ook voor verzekeraars en premiepensioeninstellingen (PPI). Artikel 150i, vierde lid Pw bepaalt dat een pensioenuitvoerder in principe een implementatieplan opstelt per pensioenregeling. Een verzekeraar of PPI mag echter ook een implementatieplan opstellen dat zich uitstrekt tot meerdere pensioenregelingen, voor zover de pensioenregelingen dezelfde karakteristieken hebben en de pensioenregelingen zijn gebaseerd op hetzelfde producttype. Artikel 150i Pw schrijft voor welke onderbouwingen, analyses en informatie in een implementatieplan moet zijn opgenomen (zie Factsheet Implementatieplan verzekeraar en premiepensioeninstelling). Pensioenuitvoerders zijn vrij in de wijze waarop zij hun implementatieplan structureren en in de volgorde waarin de verschillende onderdelen in dat plan aan bod komen.

Inleiding Good Practice

In deze Good Practice staat een voorbeeld van een inhoudsopgave voor een implementatieplan van een verzekeraar of PPI. DNB ziet deze inhoudsopgave als een good practice, omdat alle voor het implementatieplan wettelijk voorgeschreven onderdelen evenals additionele elementen die naar het oordeel van DNB goed in een implementatieplan passen, zijn opgenomen.

In het implementatieplan zelf kan op compacte en zorgvuldige wijze de essentie van analyses en besluiten worden beschreven. Het is niet nodig alle inhoudelijke details op te nemen, hiervoor kan worden verwezen naar bijlagen, zolang het implementatieplan wel zelfstandig leesbaar blijft. Daar waar de onderdelen in het implementatieplan overeenkomen met het reeds doorlopen productontwikkelingsproces kan daar naar verwezen worden. DNB zal de achterliggende documenten risicogebaseerd opvragen.

Als onderdeel van het implementatieplan maken pensioenuitvoerders ook een communicatieplan. Het implementatieplan, zonder het communicatieplan, wordt bij DNB ingediend; het communicatieplan wordt gelijktijdig ingediend bij de AFM.

Good Practice

Inhoudsopgave implementatieplan verzekeraar of PPI

1. Scope, projectorganisatie en besluitvorming
   1. Scope
   2. Inrichting projectstructuur ten behoeve van transitietraject
   3. Besluitvormingsproces vaststelling implementatieplan
2. Gemaakte keuzes: Toelichting en consequenties 
   
   
3. Risicoanalyses en beheersingsmaatregelen 
   
   1. Operationele en IT-risico’s en beheersingsmaatregelen 
   2. Procesbeheersing 
   3. Technische uitvoerbaarheid van de nieuwe pensioenregeling 
      
      
4. Data en datakwaliteit 
   
   1. Beschikbaarheid van data 
   2. Risicoanalyse en beoordeling van de datakwaliteit
       
5. Overige informatie 

1. Scope, projectorganisatie en besluitvorming

1. Scope
   Toelichting welke regelingen in het implementatieplan zijn samengevoegd en op basis van welke criteria.
   
   
2. Inrichting projectstructuur ten behoeve van transitietraject
   
   • Samenstelling en verantwoordelijkheden projectgroep
   • Globale fasering, schets van belangrijkste gerealiseerde en nog te realiseren mijlpalen in de tijd.
   • Vervolgstappen tot aan transitie: welke stappen dienen nog genomen te worden en hoe gaat de pensioenuitvoerder deze uitvoeren in de tijd.
     
     
3. Besluitvormingsproces vaststelling implementatieplan
   
   • Beschrijving van het doorlopen besluitvormingsproces
   • Rol en betrokkenheid van organen en stakeholders
   • Oordelen van sleutelfunctiehouders, intern toezicht (en/of andere gremia/betrokkenen)

2. Gemaakte keuzes: Toelichting en consequenties

• Beschrijving en onderbouwing van gemaakte keuzes ten aanzien van productaanbod en wijze waarop wordt omgegaan met opgebouwde pensioenaanspraken en pensioenrechten.
  
  
• Beschrijving van de wijze waarop uitvoering zal worden gegeven aan de pensioenovereenkomst met inachtneming van de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de gelijkebehandelingswetgeving.
  
  
• Beschrijving van (wijzigingen in) de kostenstructuur, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen vermogensbeheerkosten, administratieve uitvoeringskosten en transactiekosten. Het gaat daarbij zowel om transitiekosten als om de kosten na de transitiefase.

3 Risicoanalyses en beheersingsmaatregelen

In dit hoofdstuk worden risico’s beschreven, op waarde geschat en worden beheersingsmaatregelen benoemd. Waar nodig, wordt expliciet aandacht besteed aan het (tijdelijk) beheersen van meerdere pensioenomgevingen. De na beheersing resterende risico’s worden afgezet tegen de risicobereidheid van de pensioenuitvoerder om vast te stellen of aanvullende maatregelen gewenst zijn.

3.1 Operationele en IT-risico’s en beheersingsmaatregelen

- Analyse van operationele en IT-risico’s, waaronder de continuïteit en betrouwbaarheid van de dienstverlening voor, tijdens en na de transitie (inclusief de borging van voldoende capaciteit aan mensen en middelen).
- Toelichting op de beheersingsmaatregelen ten aanzien van deze risico’s (opzet, bestaan en werking ).

3.2 Procesbeheersing

• Analyse van de procesrisico's die verband houden met het transitietraject
  
  
• Analyse van eventuele financiële, economische en andere schokken tijdens de transitieperiode die impact hebben op de uitvoering van implementatieplan (triggers). Aan de hand van de analyse wordt duidelijk wanneer het implementatieplan niet wordt uitgevoerd zoals beschreven en welke acties/alternatieve stappen dan worden genomen.
  
  
• Analyse van de risico’s die verband houden met uitvoering van de pensioenovereenkomst
  
  
• Toelichting op de beheersingsmaatregelen ten aanzien van deze risico’s (opzet, bestaan en werking).

3.3 Technische uitvoerbaarheid van de nieuwe pensioenregeling

• Beschrijving van de noodzakelijke aanpassingen in de pensioenadministratie, het vermogensbeheer en de ICT-systemen.
  
  
• Beschrijving van de benodigde betrokkenheid van interne en externe resources inclusief relevante uitbestedingspartijen
  
  
• Impactanalyse: welke processen, systemen en data worden geraakt en wat betekent dit voor de organisatie
  
  
• Haalbaarheidsanalyse (inclusief beoordelingscriteria) waaruit blijkt dat IT-systemen gereed (zullen) zijn om transitie en nieuwe pensioenregeling uit te voeren;
  
  
• Beschrijving van nog te nemen stappen (indien van toepassing), inclusief bijbehorende (kritische) tijdslijnen om IT-systemen gereed te maken voor implementatie nieuwe pensioenregeling;
  Overzicht van belangrijkste risico’s en beheersingsmaatregelen.

4. Data en datakwaliteit

4.1 Beschikbaarheid, juistheid en volledigheid van data

• Analyse en beoordeling van de risico’s in verband met de beschikbaarheid van data voor, tijdens en na de transitie
• Toelichting op de beheersingsmaatregelen ten aanzien van deze risico’s (opzet, bestaan en werking).
• Juistheid en volledigheid van data

4.2 Risicoanalyse en beoordeling van de datakwaliteit

• Bepalen kwantitatieve risicobereidheid voor datakwaliteit
  
  
• Risicoanalyse en beoordeling van de datakwaliteit voor, tijdens en na de transitie
  
  
• Toelichting op de beheersingsmaatregelen ten aanzien van deze risico’s (opzet, bestaan en werking) inclusief een onderbouwing hoe de datakwaliteit is geborgd;
  
  
• Uitgeschreven aanpak hoe datakwaliteitsissues worden gecorrigeerd conform het door de instelling bepaalde geaccepteerde niveau

5. Overige informatie

Toelichting hoe het implementieplan beschikbaar wordt gesteld voor de deelnemers.