Good Practice: Inhoudsopgave implementatieplan pensioenfonds

Om een handvat te bieden voor de sector heeft DNB  hieronder een voorbeeld opgenomen van een inhoudsopgave van een implementatieplan van een pensioenfonds. DNB ziet deze inhoudsopgave als een good practice, omdat alle voor het implementatieplan wettelijk voorgeschreven onderdelen zijn opgenomen evenals additionele elementen die naar het oordeel van DNB goed in een implementatieplan passen. 

In het implementatieplan zelf kan op compacte en zorgvuldige wijze de essentie van analyses en besluiten worden beschreven en hoeven niet alle inhoudelijke details te worden opgenomen. Hiervoor kan worden verwezen naar bijlagen. DNB zal de achterliggende analyses en documenten risicogebaseerd opvragen.

Naast een implementatieplan maken pensioenfondsen ook een communicatieplan. Dit plan wordt bij de AFM ingediend, gelijktijdig met het indienen van het implementatieplan bij DNB. De AFM houdt toezicht op het communicatieplan en de informatieverstrekking aan pensioen- en aanspraakgerechtigden gedurende de transitie.

De wettelijke eisen die worden gesteld aan een implementatieplan voor pensioenfondsen kunt u lezen in het factsheet Inhoud implementatieplan pensioenfondsen.   

Relevante wet- en regelgeving

Deze Good Practice heeft betrekking op de volgende wet- en regelgeving: 

• Artikel 143 van de Pensioenwet (Pw) en artikel 138 van de Wet verplichte beroepspensioenregeling (Wvb)  
• Artikel 150i Pw en artikel 145h Wvb
• Artikel 46 Besluit uitvoering Pw en Wvb

Good Practice: Inhoudsopgave implementatieplan pensioenfonds

1. Inrichting projectorganisatie en besluitvorming

1. Inrichting projectstructuur ten behoeve van transitieperiode 
   
   • Samenstelling projectgroep 
   • Welke gremia en achterbannen zijn vertegenwoordigd
   • Grove schets van belangrijkste gerealiseerde en nog te realiseren mijlpalen in de tijd
   • Vervolgstappen tot aan transitie: welke stappen dienen nog genomen te worden tot aan invaarmoment en hoe gaat de pensioenuitvoerder deze uitvoeren in de tijd.
     
     
2. Besluitvormingsproces vaststelling implementatieplan
   
   • Beschrijving van het doorlopen besluitvormingsproces
   • Oordeel van bestuur
   • Oordelen van sleutelfunctiehouders, verantwoordingsorgaan en intern toezicht (en/of andere verplichte gremia)

2. Risicoanalyses en beheersingsmaatregelen

1. Risico’s en beheersingsmaatregelen: 
   
   • Beschrijving van operationele en IT-risico’s, waaronder de continuïteit en betrouwbaarheid van de dienstverlening voor, tijdens en na de transitie (inclusief de borging van voldoende capaciteit aan mensen en middelen) 
   • Beschrijving van belangrijkste wijzigingen in de taken en verantwoordelijkheden van de pensioenuitvoerder en partijen in de vermogensbeheerketen, waarbij rekening is gehouden met de grotere afhankelijkheid tussen pensioenbeheer en vermogensbeheer in de nieuwe pensioenregeling 
   • Beschrijving van wijzigingen in de belangrijkste bedrijfsprocessen van de pensioenuitvoerder (procesbeheersing)
   • Beschrijving van wijzigingen in de governance (inclusief sleutelfuncties,  intern toezicht en andere gremia)
   • Beschrijving van wijzigingen in de kostenstructuur (zowel vanwege transitie als vanwege uitvoering nieuwe pensioenregeling na transitie)
   • Overzicht van belangrijkste risico’s op bovenstaande gebieden en bijbehorende beheersingsmaatregelen, inclusief een beschrijving van en oordeel over de beoogde opzet, bestaan en werking van de risicobeheersingsmaatregelen.
     
     
2. Oordeel op technische uitvoerbaarheid van de nieuwe pensioenregeling: 
   
   • Haalbaarheidsanalyse (inclusief beoordelingscriteria) door bestuur waaruit blijkt dat IT-systemen gereed (zullen) zijn om transitie en nieuwe pensioenregeling uit te voeren 
   • Beschrijving van nog te nemen stappen (indien van toepassing), inclusief bijbehorende (kritische) tijdslijnen om IT-systemen gereed te maken voor implementatie nieuwe pensioenregeling
     
     
3. Uitbestedingsrisico    
   
   • Procesbeschrijving: hoe heeft bestuur haar uitbestedingspartners betrokken bij de voorbereiding op de transitie
   • Beschrijving van belangrijkste afspraken met kritieke uitbestedingspartijen (bijv. pensioenuitvoeringsorganisatie, vermogensbeheerders, custodian, fiduciair beheerder) wat betreft uitvoering van de nieuwe pensioenregeling. Belangrijk is dat uitbestedingspartijen ook onderling de juiste afspraken en verwachtingen hebben vastgelegd over elkaars verantwoordelijkheden.
   • Overzicht van alle kritieke uitbestedingen en onderuitbestedingsrelaties betrokken bij de transitie inclusief een beschrijving van de dienstverlening
   • Overzicht van de daarbij behorende uitbestedingsrisico’s en beheersingsmaatregelen.
     
     
4. Risicoanalyse en beheersing financiële risico’s
   
   • Beschrijving van financiële risico’s die van belang zijn voor de transitie
   • Scenario-analyse die aangeeft welke stappen gezet worden in geval van financiële, economische en/of andere schokken tijdens de transitieperiode (ter voorkoming dat in geval van schokken voor invaarbesluit nieuwe besluitvorming nodig is)
   • Overzicht hoe beleggingsbeleid kan worden aangepast indien nodig.
     
     
5. Juridische en privacy-risico’s
   
   • Beschrijving van belangrijkste juridische risico’s ten aanzien van transitie
   • Overzicht van risico’s en beheersingsmaatregelen inclusief een volledige beschrijving van de beoogde opzet, bestaan en werking 
     
     
6. Concluderend oordeel bestuur, sleutelfunctiehouder risicobeheer en intern toezicht over de risicoanalyses en de opzet en (voor zover geïmplementeerd), het bestaan en werking van de risicobeheersingsmaatregelen 

3. Data en datakwaliteit

1. Beschrijving van de beschikbaarheid van data voor, tijdens en na de transitie en van de beheersing van de hiermee gepaard gaande risico’s
   
   
2. Risicoanalyse van de datakwaliteit voor, tijdens en na de transitie en de beheersing van de risico’s hierbij en ook de onderbouwing hoe die kwaliteit is geborgd. Zie ook de Good Practice Borging van datakwaliteit door pensioenfondsen
   
   Voor pensioenfondsen die invaren bovendien: 
   
   
3. Overzicht belangrijkste risico’s en 'complexe dossiers’ op het vlak van datakwaliteit en de getroffen beheersingsmaatregelen. Voorbeelden voor mogelijk complexe dossiers zijn de verwerking van arbeidsongeschiktheidspercentages, pensioenvereveningen, en voorwaardelijke rechten en overgangsregelingen. Ook beheersingsmaatregelen gericht op het beperken van terugwerkende kracht mutaties na invaren is een belangrijk te overwegen risico en de beschikbaarheid van historische gegevens of ontbrekende gegevens om rechten uit specifieke overgangsregelingen te berekenen
   
   
4. Onderbouwing van de risicobereidheid en de maximale toegestane afwijking ten aanzien van datakwaliteit en een beschrijving van de wijze waarop een risicobereidheid en maximale toegestane afwijking ten aanzien van datakwaliteit wordt gehanteerd
   
   
5. Voor zover relevant en in aanvulling op onderdeel 3, sub b, een beschrijving van werkzaamheden van pensioenuitvoerder om datakwaliteit voor invaren te kunnen vaststellen
   
   
6. Beschrijving van de bevindingen voortkomend uit de uitgevoerde werkzaamheden inclusief de wijze waarop de bevindingen zijn of worden opgelost
   
   
7. Nog te nemen stappen om datakwaliteit op voldoende niveau te krijgen, ook voor ‘complexe dossiers’ (passend bij de risicobereidheid ten aanzien van datakwaliteit van de pensioenuitvoerder) voor het nemen van het invaarbesluit en het daadwerkelijke invaren
   
   
8. Rapportage van specifieke werkzaamheden door externe accountant of externe IT-auditor voorafgaand aan invaarbesluit 
   
   1. Beschrijving opdracht/werkzaamheden accountant/IT-auditor
   2. Uitkomsten werkzaamheden en bevindingen accountant/IT-auditor
   3. Beoordeling van uitkomsten door bestuur en conclusies van bestuur hierover
      
      
9. Onderzoek datakwaliteit na invaarmoment:
   
   1. Beschrijving opdracht externe accountant
   2. Werkwijze hoe bestuur omgaat met bevindingen van de externe accountant;  
      
      
10. Beschrijving hoe na daadwerkelijk invaren wordt omgegaan met issues in datakwaliteit
    
    
11. Een beschrijving hoe het pensioenfonds omgaat met het verwerken van eventuele terugwerkende kracht pensioenmutaties.

4. Invaren (indien van toepassing)

1. Werkwijze: voorbereidingen en invulling besluit over omrekenmethoden en aanwenden vermogen pensioenvermogen. Zie ook factsheet Inhoud implementatieplan pensioenfondsen 
   
   
2. Beschrijving hoe het pensioenfonds wenst om te gaan met opgebouwde rechten:
   
   • Welk gedeelte van vermogen wordt gebruikt om te voldoen aan de vereisten ten aanzien van het minimaal vereist eigen vermogen 
   • Welke methode wordt gebruikt voor de waardering van de pensioenaanspraken en pensioenrechten en het aanwenden van het vermogen
   • Invulling aan de bestuurlijke ruimte binnen de gekozen methode 
   • Indien van toepassing, de hoogte van de initiële vulling van het compensatiedepot 
   • Indien van toepassing, de initiële vulling van de solidariteitsreserve of risicodelingsreserve en de regels die voor die reserve geldt 
   • Wijze waarop pensioenfonds rekening heeft gehouden met de gevolgen voor deelnemers, gewezen deelnemers, gewezen partners en pensioengerechtigden van gebruikmaking van overbruggingsplannen 
   • Hoe het pensioenfonds rekening heeft gehouden met de gevolgen voor deelnemers, gewezen deelnemers, gewezen partners of pensioengerechtigden wanneer gebruik is gemaakt van de mogelijkheid in het jaar 2022 toeslag te verlenen bij een beleidsdekkingsgraad vanaf 105%  
   • Hoe het pensioenfonds omgaat met arbeidsongeschiktheidspensioen, premievrije voortzetting en nabestaandenpensioen
   • De wijze waarop uitvoering zal worden gegeven aan de pensioenovereenkomst met inachtneming van de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de gelijke behandelingswetgeving;
   • Onderbouwing transitie-effecten en compensatie;
   • Onderbouwing evenwichtige belangenbehartiging;
   • Beschrijving en onderbouwing evenwichtigheid invaardekkingsgraad;

5. Transitie-FTK en overbruggingsplan (in geval van invaren, indien van toepassing)

• Besluitvormingsproces toepassen transitie FTK (incl. betrokken fondsorganen)
• Effecten van transitie FTK en invloed op besluitvorming transitie
• Effect van toeslagverlening tussen 2022 en invaarmoment
• Beschrijving en onderbouwing evenwichtigheid indexatiebeleid.

6. Transitieplan (in hoofdlijnen)

• Beschrijving van besluitvormingsproces rondom transitieplan (hoe zijn de betrokken partijen tot besluitvorming gekomen en zijn fondsorganen hierbij betrokken geweest)
  
  
• Toelichting op wijze waarop bestuur evenwichtigheid transitieplan heeft vastgesteld en welke rol bestuursorganen (RvT, VO, BO) en sleutelfunctiehouders daarbij hebben bekleed. 
  
  
• Toelichting op wijze waarop bestuur de uitvoerbaarheid van het transitieplan heeft vastgesteld en welke rol fondsorganen (RvT, VO, BO) en sleutelfunctiehouders daarbij hebben bekleed;  
  
  
• Toets op conformiteit van het transitieplan met wettelijke voorschriften;
  
  
• Gemotiveerde toelichting of het pensioenfonds wel dan niet afwijkt van transitieplan; 
  
  
• Financiële grenzen (dekkingsgraad) voorwaardelijk aan transitieplan;
  
  
• Afspraken en werkwijze (concreet en haalbaar plan) als financiële grenzen transitieplan worden overschreden.