Succesfactoren vergunningaanvraag

Uit eerder doorlopen vergunningtrajecten blijkt dat bepaalde elementen structureel bijdragen aan een vlot proces. Deze factsheet geeft een overzicht van een aantal belangrijke succesfactoren. 

Goede voorbereiding

Het is nodig dat u weet wat er bij een vergunningaanvraag komt kijken en waarom en hoe we bepaalde zaken beoordelen. Op de website Open Boek Toezicht hebben we informatie voor u op een rij gezet:

• Het wettelijk kader waarmee u kennis van wet- en regelgeving kunt opdoen 
• Toelichting op het vergunningaanvraagformulier waarin we per onderwerp aangegeven wat we van u verwachten 
• Onderzoek ook goed of voor de activiteiten wel een vergunning vereist is, bijvoorbeeld met behulp van een juridisch adviseur
• Betreft het een complexe aanvraag, dan raden wij u aan contact met ons op te nemen voor vooroverleg.

Volledige vergunningaanvraag

Het klinkt als een open deur, maar als een aanvraag niet compleet is, kunnen wij niet beginnen met de inhoudelijke beoordeling en kan de vergunningaanvraag buiten behandeling worden gesteld. Bij onvolledigheid van de aanvraag  vragen we u in principe één keer om de ontbrekende informatie in te dienen Dit kost extra tijd en de beslistermijn gaat dan nog niet lopen. Controleer daarom vóór indiening of alle gevraagde documenten, onderbouwingen en bewijsstukken zijn toegevoegd.

Het aanvraagformulier en de bijbehorende Toelichting geven een volledig overzicht van de vereiste informatie.  

Kwalitatief goede aanvraag

Als u uw aanvraag goed onderbouwt en daarbij per onderdeel overtuigend laat zien (door indiening van alle gevraagde documenten) waarom u voldoet aan de vergunningvereisten, stelt u ons in staat alle aspecten vlot te beoordelen. Met kwalitatief goede informatie levert u in feite een sterke bewijsvoering bij uw aanvraag en kan het proces sneller verlopen.

Bijstand door adviseur

In de praktijk zien we dat de ingediende aanvraag vaker volledig en kwalitatief beduidend beter is als de aanvrager zich laat bijstaan door een expert, bijvoorbeeld een juridisch adviseur of een accountant die gespecialiseerd is in de Wet op het financieel toezicht. Het inschakelen van dergelijke expertise is niet verplicht, maar kan helpen bij een gestructureerde en goed onderbouwde aanvraag. Een complete en goed onderbouwde vergunningaanvraag kunnen wij sneller en beter beoordelen.

Aandachtspunten voor aanvragers

Hieronder vindt u een aantal praktische aandachtspunten om uw aanvraag zorgvuldig voor te bereiden. Deze onderwerpen sluiten aan op hetgeen in de Toelichting op het vergunningaanvraagformulier uitgebreider is toegelicht. Wanneer documentatie ontbreekt of niet volledig is, kan dat aanleiding zijn om een aanvraag buiten behandeling te stellen of af te wijzen. Door onderstaande aandachtspunten vooraf zorgvuldig door te nemen, helpt u mee aan een voorspoedig en volledig beoordelingsproces.

• Is er een duidelijke omschrijving van de beoogde dienstverlening, aangevuld met inzicht in de bijbehorende geldstromen (flow of funds)?
• Biedt de governance‑structuur van de onderneming voldoende waarborgen voor een zorgvuldige en onafhankelijke bedrijfsvoering (denk bijvoorbeeld aan het instellen van een Raad van Commissarissen)? Wanneer sprake is van een groepsstructuur, is het belangrijk dat de verantwoordelijkheden en onafhankelijkheid binnen die structuur duidelijk zijn geborgd.
  
  
• Heeft de onderneming voldoende vermogen (eigen vermogen en solvabiliteit)? Voeg bij uw aanvraag een bewijsstuk toe waaruit blijkt dat het wettelijk minimumeigen vermogen aanwezig is.  
  
  
• Is de vermogensscheiding op orde? (zekerstelling van derdengelden). Geef in de aanvraag aan voor welke methode van zekerheidstelling van derdengelden wordt gekozen en verifieer dat bij indiening alle daarbij vereiste documenten zijn gevoegd.  
  
  
• Is een jaarrekening voorhanden om uw bedrijfscijfers te kunnen verifiëren?
  
  
• Is de jaarrekening goedgekeurd door een accountant?
  
  
• Beschikt de onderneming over voldoende aanwezigheid en substance in Nederland om haar activiteiten hier daadwerkelijk uit te voeren?
  
  
• Is de werving van dagelijkse beleidsbepalers en sleutelfunctiehouders tijdig afgerond? Controleer vooraf of er bij deze personen geen integriteitsbezwaren of relevante antecedenten spelen, bijvoorbeeld eerdere negatieve beoordelingen door DNB of andere toezichthouders, of lopende onderzoeken. Door dit vooraf zorgvuldig na te gaan, voorkomt u vertraging in het toetsingsproces.
  
  
• Zijn aandeelhouders die daarvoor in aanmerking komen tijdig gestart met het aanvragen van een verklaring van geen bezwaar (vvgb), zodat deze beschikbaar is bij de vergunningverlening? Dit traject vraagt doorgaans om de nodige documentatie, dus een vroege start helpt om vertraging te voorkomen. Zie ook ‘Vvgb voor deelnemingen (art. 3:95 Wft)’.